Leter du etter en måte å samarbeide med andre på et Word-dokument? Hvis så, kan du gjøre det veldig enkelt i Word selv. Funksjonen har vært rundt for et par versjoner av Office, og den fungerer selv om mottakeren ikke har Word installert på systemet.
Merk at for å komme i gang med deling av dokumenter i Word, må du lagre dokumentene dine i skyen. Ikke alle dokumentene, men i det minste en som kommer til å være delt. Det betyr at du trenger å sette et OneDrive-kontoen først, og deretter logge inn med din Microsoft-konto fra Word.
Dele Word Doc
Når du har OneDrive riktig oppsett i Word, kan du gå videre og klikk på Del – knappen øverst til høyre på skjermen.
Dette vil bringe opp en rute på høyre side av skjermen. Hvis dokumentet ikke er lagret i skyen ennå, vil du har til å klikke på Lagre for å Cloud – knappen.
Dette vil bringe opp Lagre Som – dialogboksen, som skal allerede være satt til OneDrive. Gi filen et navn og lagre det.
Når den har blitt lagret og lastet opp til nettskyen, kan du gå tilbake til Dele – dialogboksen, og du vil nå være i stand til å invitere folk til å bli med. Skriv inn en e-postadresse, velge om de kan redigere det eller bare vise til det, og så har en valgfri melding.
På mottakersiden, vil en e-post ankommer som inneholder en kobling til dokumentet som er lagret i den sendende part er OneDrive konto:
Når brukeren klikker på linken, vil det ta dem til en nettleser-versjon av Word som heter Ord på Nettet, hvor dokumentet kan redigeres.
Klikk Rediger i leser – knappen og du vil få kjent ribbon-grensesnitt på skrivebordet Word-programmet. Brukeren kan redigere dokumentet uten å måtte Word installert eller ønsker å ha en OneDrive konto.
Dokumentet lagrer automatisk, så brukeren trenger ikke å bekymre deg om du prøver å lagre dokumentet i seg selv. På slutten, vil du se en melding som dukker opp med å si at andre mennesker å redigere dokumentet, og spør om du ønsker å automatisk dele endringer som de skjer. Jeg anbefaler å klikke Ja for her.
Merk at du ikke vil se endringene fra andre brukere til du lagre dokumentet. Hvis du klikker på Fil, vil du se en ny melding på Info-fanen som sier Dokument Oppdateringer Tilgjengelig.
Gå videre og lagre dokumentet og du vil få en melding som forklarer at nye endringer gjort av andre vil bli vist med en grønn overlegg.
Klikk på OK og bla gjennom dokumentet. Noe i grønt er hva som har blitt endret eller lagt til av noen andre. I min testing, hvis noen slettede noe fra dokumentet, det gjorde ikke vise noe i grønt.
Merk at når du lagrer dokumentet, grønn høydepunkt vil forsvinne før nye endringer er gjort. Hvis du ønsker å holde oversikt over hvilke endringer som er blitt gjort, bør du aktivere Spore Endringer i dokumentet før du deler den, ellers er det ganske vanskelig å fortelle hva som skjer, spesielt hvis flere personer redigere dokumentet.
Ovenfor har jeg aktivert Spor Endringer på den Gjennomgang kategorien, og nå i tillegg til den grønne teksten, jeg har også den røde vertikale linjene i den venstre kolonnen. Siden slettinger ikke vises i grønt, kan du bare se dem ved å spore endringer. Klikk på den røde linjen og det vil vise deg den slettet innholdet i streik gjennom.
Totalt sett Ord er et flott verktøy for å samarbeide i sanntid med flere forfattere eller redaktører og synkronisering aspektet fungerer veldig bra. Ett element jeg la merke til er at når noen andre redigere et visst punkt, det hindrer andre i å redigere den delen til den første personen er ferdig. Dette sikrer at folk ikke overskrive den samme seksjoner på samme tid. Hvis du har noen spørsmål, føl deg fri til å kommentere. Nyt!