När du skapar formler i Excel, du kan referera till celler i en annan del av kalkylbladet i din formulats. Men om du har en massa formler, alla de cellreferenser kan bli förvirrande. Det är ett enkelt sätt att ta bort förvirringen.
Excel innehåller en funktion, som heter “Namn”, som kan göra dina formler mer läsbara och mindre förvirrande. I stället för att referera till en cell eller ett cellområde, du kan tilldela ett namn till cell eller rad och använda namn i formler. Detta kommer att göra dina formler mycket enklare att förstå och underhålla.
RELATERADE ARTIKLAR
Hur man kan Använda LETARAD i Excel
LETARAD är en av excels mest användbara funktionerna, och det är också en av de minst förstådda. I denna artikel kommer vi att avmystifiera LETARAD i form av en verkliga livet exempel. Vi kommer att skapa en användbar Faktura Mall för ett fiktivt företag. [Läs Artikeln]
Användbara Funktioner som Du Bör Känna till
I denna lektion kommer vi att diskutera kategorier av funktioner – vad de gör och olika exempel – och för att illustrera hur… [Läs Artikeln]
I formeln nedan, vi referera till ett cellområde (i fetstil) från ett annat kalkylblad kallas “Product Database”, i samma arbetsbok. I detta fall, namnet på det kalkylblad som ger oss en god uppfattning om vad som ingår i de olika cellerna, “A2:D7”. Vi kan dock använda ett namn för den här serien av celler för att göra formeln kortare och lättare att läsa.
=OM(ÄRTOM(A11),””,LETARAD(ALLA,’Databas’!A2:D7,2,FALSE))
OBS: För mer information om LETARAD-funktion som används i formeln ovan, se vår artikel om att använda LETARAD i Excel. Du kan också lära dig hur man använder “OM” – funktion och andra användbara funktioner.
Hur till Skapa ett Namn för en Cell eller ett cellområde Använder du Rutan Namn
För att tilldela ett namn till en rad celler, markerar du de celler som du vill namnge. Cellerna behöver inte vara sammanhängande. För att markera icke angränsande celler, använd “Ctrl” – tangenten när du markerar dem.
Klicka med musen i “Rutan ovanför cell nätet.
Skriv ett namn för de olika cellerna i rutan och tryck på “Enter”. Till exempel, vi kallade de markerade cellerna på vår “Databas” kalkylblad “Produkter”. Det är syntax-regler som du måste följa när du väljer ett namn. Du kan påbörja ett namn med en bokstav, ett understreck ( _ ) eller ett omvänt snedstreck (). Resten av namnet kan bestå av bokstäver, siffror, punkter och understreck. Det finns ytterligare syntax regler om vad som gäller och inte när definiera namn.
Kom ihåg formeln från början av denna artikel? Det innehöll en hänvisning till “Produkter Databas” kalkylbladet i arbetsboken och en rad av celler på kalkylbladet. Nu, som vi skapade de “Produkter” som namn för att representera olika celler på våra “Produkter Databas” – kalkylblad, kan vi använda det namnet i formeln, som visas i fet stil nedan.
=OM(ÄRTOM(A11),””,LETARAD(ALLA,Produkter,2,FALSE))
OBS: När du skapar ett namn med hjälp av “Rutan”, omfattningen av namnet som standard till arbetsboken. Det innebär att namnet är tillgängliga för att användas på alla kalkylblad i den aktuella arbetsboken utan att referera till ett specifikt kalkylblad. Du kan välja att begränsa tillämpningsområdet till specifika kalkylblad så att namnet på kalkylbladet som måste användas när man refererar till namnet, som i exemplet i början av denna artikel.
Hur till Ändra Namn Med Namnet Manager
Excel erbjuder ett verktyg, som kallas “Namn Manager”, som gör det lätt att hitta, redigera och ta bort namn i arbetsboken. Du kan också använda Namnet Manager för att skapa namn om du vill ange fler detaljer om namn. För att komma åt Namn Manager, klicka på “Formler” – fliken.
I “Definierade Namn” avsnitt av “Formler” – fliken, klicka på “Namn Manager”.
Namnet Manager visas dialogrutan. För att redigera ett befintligt namn, välj namn i listan och klicka på “Redigera”. Till exempel, vi kommer att redigera de “Produkter” som namn.
“Redigera Namn” i dialogrutan visas. Du kan ändra “Namn” i sig själv samt lägga till en “Kommentar” till namn, för att ge mer information om vad namnet representerar. Du kan även ändra antal celler som detta namn har tilldelats genom att klicka på “Visa Dialogrutan” – knappen på höger sida av “Hänvisar till” edit-rutan.
OBS: Du kommer att se att “Omfattningen” drop-down-listan är nedtonade. När du redigerar ett befintligt namn, du kan inte ändra det “Utrymme” som namn. Du måste välja räckvidd när du först skapa namnet. Om du vill ha möjlighet att vara ett specifikt kalkylblad, snarare än hela arbetsboken kan du skapa ett namn på ett sätt som gör att du kan ange omfattningen inledningsvis. Vi kommer att visa hur du gör det i ett senare avsnitt.
Som ett exempel, säg att vi lagt till en annan produkt till vår “Databas” och vi vill inkludera det i cellområdet som heter “Produkter”. När vi klickar på “Visa Dialogrutan” knappen “Redigera Namn” i dialogrutan krymper ner till endast innehålla “Hänvisar till” edit-rutan. Vi väljer olika celler direkt på “Databas” kalkylbladet, inklusive den rad som innehåller den nyligen tillagda produkter. Namnet på kalkylbladet och cellområdet är automatiskt med i “Hänvisar till” edit-rutan. Att acceptera ditt val och återgå till full “Redigera Namn” i dialogrutan klickar du på “dölj Dialogruta” – knappen. Klicka på “OK” på “Redigera Namnet i dialogrutan för att spara ändringarna för namn.
Hur man tar Bort ett Namn Med Namnet Manager
Om du bestämmer dig för att du inte behöver ett namn längre, det är lätt att ta bort det. Helt enkelt, tillgång till “Namn Manager” i dialogrutan som vi diskuterade i föregående avsnitt. Därefter väljer du de namn du vill ta bort i listan namn och klicka på “ta Bort”.
Om dialogrutan som visas klickar du “OK” om du är säker på att du vill radera det valda namnet. Du är tillbaka till “Namn Manager” i dialogrutan. Klicka på “Stäng” för att stänga det.
Hur till Skapa ett Namn med Hjälp av “Nytt Namn” i Dialogrutan
När du skapar ett nytt namn genom att markera en eller flera celler och sedan skriva in ett namn i “Rutan”, standard omfattningen av namnet är hela arbetsboken. Så, vad gör du om du vill begränsa omfattningen av ett namn till bara för ett specifikt kalkylblad?
Markera de celler som du vill tilldela ett namn. Klicka på “Formler” – fliken och klicka sedan på “Definiera Namn” i “Definierade Namn”.
OBS: Du behöver inte markera de celler som första. Du kan också välja dem med “Visa Dialogrutan” – knappen för att senare, om du vill.
“Nytt Namn” i dialogrutan som visas. Märker att det är mycket liknande till “Redigera Namn” i dialogrutan som nämndes tidigare. Den största skillnaden är att du nu kan ändra omfattningen av namnet. Säg att vi vill begränsa omfattningen av de namn till just “Faktura” kalkylbladet. Vi skulle göra om vi ville ha möjlighet att använda samma namn för ett cellområde i ett annat kalkylblad.
För det första, vi kommer att skriva in det namn som vi vill använda, vilket i vårt fall är “Produkter”. Kom ihåg syntax regler när du skapar ditt namn. Sedan, för att begränsa omfattningen av “Produkter” namn till bara “Faktura” kalkylbladet väljer vi att från och med “Omfattningen” drop-down-listan.
OBS: Den “Nya Namn” i dialogrutan kan också nås genom att klicka på “Ny” på “Namn Manager” i dialogrutan.
Ange mer information om namn, om så önskas, i “Kommentar” – rutan. Om du inte markerar du de celler som du tilldela namn, klicka på “Visa Dialogrutan” – knappen till höger om “Hänvisar till” redigera rutan för att markera cellerna på samma sätt som vi gjorde när vi redigerade namnet tidigare. Klicka på “OK” för att avsluta skapandet av det nya namnet.
Namnet är automatiskt in i samma “Namn i Rutan” vi som används för att tilldela ett namn till ett cellområde i början av denna artikel. Nu kan vi byta ut cellområdet referens (‘Databas’!$A$2:$D:7) med namn (Produkter) i formler på “Faktura” kalkylbladet som vi gjorde tidigare i denna artikel.
Hur man Använder ett Namn som Representerar en Konstant Värde
Du behöver inte referera till celler när du skapar ett namn. Du kan använda ett namn som representerar en konstant, eller en formel. Till exempel, kalkylbladet nedan visar den valutakurs som används för att beräkna priset i Euro för olika storlekar av widgets. Eftersom växelkursen ändras ofta, det skulle vara bra om det var beläget på en plats som är lätt att hitta och uppdatera. Eftersom namnen är lätt att redigera, som diskuterats tidigare, kan vi skapa ett namn som representerar den valutakurs och tilldela ett värde till namnet.
Märker formeln innehåller en absolut cellreferens till en cell som innehåller den aktuella växelkursen. Vi vill hellre använda ett namn som kommer att hänvisa till den växelkurs som gäller så det är lättare att ändra och formler att använda den växelkurs som är lättare att förstå.
För att skapa ett namn som ska hänföras till ett konstant värde, öppna “Nya Namn” i dialogrutan genom att klicka på “Formler” – fliken och sedan klicka på “Ange Namn” i “Definierade Namn”. Ange ett namn som ska representera konstant värde, t ex “ExchangeRate”. Att tilldela ett värde till detta namn, ange ett likhetstecken (=) i “Hänvisar till” redigera fält följt av värdet. Det bör inte vara ett mellanslag mellan likhetstecknet och värde. Klicka på “OK” för att avsluta skapandet av namnet.
OBS: Om det finns en formel som du använder på många platser i din arbetsbok kan du ange att en formel i “Hänvisar till” edit-rutan så kan du bara skriva in namnet i varje cell där du behöver använda formeln.
RELATERAD ARTIKEL
Relativ och Absolut cellreferens, och Formatering
I den här lektionen ska vi diskutera cellreferenser, hur du kopierar eller flyttar en formel, och formatera celler. Låt oss till att börja… [Läs Artikeln]
Nu kan vi använda nya namn i formler där vi vill använda den växelkurs. När vi klickar på en cell med en formula som innehåller en absolut cellreferens, märker resultatet är “0.00”. Det beror på att vi tog bort den valutakurs från den cell som det refereras. Vi kommer att ersätta det cellreferensen med det nya namnet som vi skapat.
Markera cellen med referens (eller andra sidan av den formel som du vill ersätta med ett namn) och börja skriva ett namn som du skapat. Som du skriver, alla namn som matchar visas i en popup-rutan. Välj det namn du vill infoga i formeln genom att klicka på det i popup-rutan.
Namnet sätts in i formeln. Tryck på “Enter” för att godkänna ändringen och uppdatera cell.
Observera att resultatet är uppdaterad med hjälp av den växelkurs som avses med namnet.
Namnen är mycket användbart om du skapar komplexa Excel-arbetsböcker med en massa formler. När du behöver för att distribuera arbetsböcker för andra, med hjälp av namn gör det lättare för andra, och dig själv, för att förstå dina formler.