Søk gjennom Outlook e-post kan vise seg å bli en tøff oppgave hvis du er noen som meg, med flere PST-filer, og tusenvis av e-poster som strekker seg over flere tiår. De fleste bedriftsmiljøer bruker Outlook for e-post og mange mennesker ender opp med å ha forretnings-og personlige e-post som er lagret i Outlook.
I eldre versjoner av Outlook, kan du trengte tredjeparts add-ons som Xobni for å søke på e-post raskt. Heldigvis, siden Office 2010, Microsoft har laget et brukbart søk funksjonen som faktisk fungerer, og lar deg raskt finne e-post ved hjelp av et bredt utvalg av filtre. Du kan søke etter tekst, adresser, vedlegg, avsendere, etc, og du kan filtrere etter dato, størrelse, emne, betydning og mer.
I denne artikkelen, jeg kommer til å vise deg hvordan å sikre at alle dine e-poster er indeksert av Windows, og deretter hvordan å utføre ulike typer søk, avhengig av hva du er ute etter.
Merk at denne artikkelen forutsetter at du jobber på Office 2010, 2013 eller 2016 som disse versjonene er de beste for å søke.
Slå På Indeksering
Før du kan utføre lynraske søk i Outlook, må du sørge for at alle dine e-poster har blitt indeksert. For å sjekke dette, kan du gå videre og klikk på søk-feltet som du ser øverst i din e-postboks.
Når du klikker i søkeboksen, vil du se Søke Verktøy – kategorien vises på båndet. Helt til høyre, og klikk på Søk Verktøy , og klikk deretter på Søk Valg.
Under Kilder, klikk på Indeksering Valg – knappen.
Dette vil bringe deg til Windows indekseringsalternativer skjermbilde der du kan velge forskjellige steder du vil indeksere. Hvis du ikke ser Microsoft Outlook i listen, må du klikke på Endre – knappen.
Gå videre, sjekk Microsoft Outlook , og klikk deretter OK.
Windows vil starte indeksering e-post umiddelbart, og du kan sjekke for å se når det er ferdig ved å klikke på Indeksen Status under Søk Verktøy som vist ovenfor.
Du får se en melding som angir hvor mange elementer som er til venstre for å bli indeksert og når det er ferdig, det vil si at Outlook har fullført indeksering av alle elementene. Nå, la oss lære hvordan å søke i Outlook.
Utføre Søk i Outlook
For å komme i gang å søke i Outlook, klikk på Innboks eller klikk på en bestemt mappe. Hvis du klikker på Innboks, vil du legge merke til at boksen vil ha Søk Gjeldende Postkasse oppført. Du kan klikke på den lille nedtrekksmenyen til høyre og velge andre alternativer som Gjeldende Mappen, Undermapper, og Alle Outlook-Elementer.
Når du klikker på Innboks, Gjeldende Postkasse er automatisk valgt. Dette vil søke all e-post i hele postboks inkludert alt under Innboks, Sendte Elementer, Slettede Elementer, Utboks, etc. Hvis du klikker på en bestemt mappe, søk-boksen, som standard til Gjeldende Mappe, som bare vil søke i e-post i den aktuelle mappen ikke inkludert sub-mapper.
Hvis du har en mappe som har sub-mapper, sørg for å velge Undermapper fra rullegardinmenyen for å søke etter bare de sub-mapper.
Nå som vi forstår det, la oss lære å utføre ulike typer søk i Outlook. Det er to måter å gå om det: ved hjelp av Søk-båndet, eller ved å bruke søk-syntaks. Som du kanskje være i stand til å fortelle, det siste alternativet er mer teknisk, men lar deg lage noen kompliserte søk.
Ved hjelp av Søk-Verktøy i Outlook
La oss starte med de enklere metode som vil fungere helt fint for de fleste. Klikk i søkeboksen, når du har valgt Innboksen eller en mappe, og klikk deretter på Søk Verktøy på båndet. La oss ta en titt på alle de ulike alternativene.
Lengst til venstre er det Omfang, som er det samme som dropdown boks som jeg nevnte ovenfor. Neste er Resultatene, som ikke vil være aktive inntil du utføre et søk. Standard Outlook vil bare vise deg de nyeste elementene som samsvarer med et søk, og kan ikke vise deg alle resultatene. Du kan klikke Inkluderer Eldre Resultater å vise alle resultatene, eller bla ned til bunnen av søkeresultatene og velge Vis Mer.
Avgrense er der vi virkelig kan bore ned og finner akkurat det vi er ute etter. For det første, hvordan kan vi gå rundt å lete etter eksakt tekst i Outlook? La oss si at du ønsker å finne alle e-poster med din SSN eller med et bestemt ord. I disse tilfeller kan du bare bruke doble anførselstegn.
Ovenfor, søkte jeg på ordet sherlock ved å sette den inne i doble anførselstegn. Hvis ordet er i emnefeltet, og det vil bli uthevet i gult. Når du klikker på noen av e-post, du vil også se ordet markert for deg, noe som er praktisk.
Det er en av de mest vanlige typer søk. Et annet vanlig søk er med avsender. Dette er veldig lett å gjøre i Outlook. Bare klikk på Fra – knappen på båndet og begynn å skrive inn navnet på personen eller e-postadresse.
Hvis du ønsker å legge til flere søkekriterier som bare se e-post fra en bestemt avsender som har vedlegg, du ville bare klikk på Har Vedlegg – knappen.
Du kan fortsette å legge til flere filtre for å redusere resultat av e-post. De fleste av de andre alternativene er ganske selvforklarende som Ulest, Flagget, Viktig, etc. Hvis du ønsker å søke på dato, kan du klikke på Denne Uken, og du vil få et par alternativer som Denne Uken, Denne Måneden, Dette Året, etc, men det er om det.
Hvis du vil søke etter dato eller gjøre noe som synes de eldste e-post i Outlook, må du bruke Avansert søk-alternativet eller spørring syntaks. La oss starte med Avansert søk. For å få til det, må du klikke på Søk-Verktøy på nytt og velge Avansert søk.
Merk at dette kun søker søker i den aktuelle mappen du har valgt som standard. Hvis du ønsker å søke på alt, må du klikke på Bla gjennom – knappen øverst til høyre.
Hvis du ønsker å søke på alt, velger du Innboks og se deretter Søk undermapper boksen nederst.
Nå på hovedsiden søk skjermen, vil du se Tid på bunnen, men det gir deg bare de samme alternativene som dropdown i båndet. For å gjøre et mer avansert søk, må du klikke på Avansert – fanen.
Her har du for å bygge din egen søkekriteriene. Klikk på Feltet,og deretter gå til Dato/Klokkeslett-Felt og velg Mottatt. Nå klikker du på Tilstand og bla ned til bunnen før du ser andre alternativer som på eller etter, på eller før, og mellom.
Hvis du kan velge mellom, så kan du skriv inn datoer som 01/01/2005 og 12/31/2005 og klikk deretter på Legg til i Liste. Her er hva min søken ser ut som.
Merk at du kan fortsette å legge til flere kriterier til liste i for å begrense resultatene. I mitt eksempel ovenfor, jeg er bare kommer til å få all e-post i denne datoperioden, som trolig vil være for mange.
Hvis du ønsker å finne den eldste e-post i Outlook, og velg på eller før tilstanden og så er det bare å skrive inn hvilket som helst dato som du tror er ganske gamle.
Juster datoen avhengig av hvor mange e-poster du får. Det skal være ganske lett å finne den eldste e-post i hele Outlook-fil ved hjelp av dette søket.
En annen populær søk på, er å se etter den største e-post i PST-filen. For å gjøre dette, klikk på Flere alternativer i kategorien Avansert søk og du vil se et alternativ for størrelse på bunnen. Velg større enn og deretter skriver du inn en verdi i kilobyte. Hvis du ønsker å finne e-post som er større enn 5 MB, for eksempel, du ville skrive i 5000.
Disse er bare noen av søkene du kan utføre ved hjelp av Avansert søk. I tillegg kan du skrive alt dette i søkefeltet bruk søk-syntaks og få de samme resultatene. For eksempel, kan jeg bare skriver i messagesize:>5 MB og får de samme resultatene.
Jeg vil ikke gå gjennom alle de forskjellige søkemuligheter i dette innlegget fordi Microsoft har en side som lister ut alle de forskjellige søk syntaks valg. Forhåpentligvis, ved hjelp av verktøyene ovenfor, vil du være i stand til å finne e-posten du leter etter. Nyt!