PowerPoint er en kraftig applikasjon som kan brukes for bare om noen form for presentasjon. Ett flott eksempel på bruk av PowerPoint er å presentere prosesser og beslutninger ved hjelp av flow-diagrammer og diagrammer. Bare om hver versjon av Office har muligheten til å legge til standard flytskjema figurer som Prosess -, Beslutnings -, Data, etc., men Office 2007 og nyere versjoner har også en ny funksjon kalt SmartArt, som er maler for visuelt å vise ideer, prosesser og flyter.
Den fine tingen om SmartArt er at du kan bruke den i kombinasjon med flow diagram objekter, og de passer sømløst inn. For eksempel, her er en rask flyt diagram som jeg opprettet i PowerPoint som tok ca 5 minutter.
For å komme i gang å gjøre et flytskjema, må du klikke på Sett inn – fanen, og klikk deretter på Former. Mot bunnen, vil du se en seksjon kalt Flytskjema.
Hvis du holder musen over en hvilken som helst av figurene, vil det gi deg en rask beskrivelse også, som er nyttig i tilfelle du har glemt hva formen representerer hva konseptet. Klikk på figuren du vil bruke, og deretter klikker du hvor som helst på siden for å opprette objektet, eller klikk og dra for å opprette en egendefinert størrelse objekt.
For å legge inn tekst i flytskjemaet objekt, må du høyreklikke på den og velge Rediger Tekst. Som standard Office bruker en blå bakgrunn og hvit tekst for alle disse objektene. Dersom du ønsker å endre dette, kan du enten høyreklikke på objektet, og velg deretter fra Stil, Fyll eller Disposisjon som vist ovenfor, eller du kan gjøre det samme opp i båndet bar under Format Verktøy.
Bare flytte musen over de forskjellige stiler, fyller, effekter, for å se hvordan de vil se ut dynamisk uten faktisk å måtte endre gjeldende stiler av objektet. Vær oppmerksom på at hvis du vil sette inn et objekt, og du ønsker å endre form til noe annet senere, kan du klikke på Edit-Form – knappen du ser øverst til venstre i skjermbildet.
Når du har et par av objekter i lysbildet, kan du koble dem med kontaktene i Linjer delen. Kontakten linjene er de seks som er i midten er uthevet i gult. Klikk på og klikk deretter på ett objekt, og dra musen til et annet objekt for å koble dem.
Du kan også høyreklikke på enhver gjenstand eller en kontakt, og velg Format Form for å justere bredder, farger, stiler, effekter, etc.
Nå kan du bruke mye tid på å gjøre din flytskjema ser ganske bruker alle disse formateringsalternativene, men en enklere måte er å finne en passende SmartArt-objekt. SmartArt består av attraktive maler som du kan bare slippe inn i din presentasjon. Klikk på Sett inn – fanen, og klikk deretter på SmartArt-for å komme i gang.
En dialogboks vil dukke opp med en liste over kategoriene på venstre, små miniatyrbilder for alle elementene i en kategori og en beskrivelse av hvert element til høyre. For å vise deg hvor fort du kan legge til fin grafikk på lysbildet, klikker du på Listen, blar du nedover, klikker på Trapes-Listen, og deretter klikker du OK.
Nå med objektet som er valgt på lysbildet, gå videre og klikk Utforming under SmartArt-Verktøy – delen på toppen av PowerPoint. Her skal du klikke på den aller siste stil helt til høyre som heter Murstein Scene.
Du vil også se en knapp som heter Endre Farger til venstre for SmartArt-Stiler som vil la deg plukke noen gode kombinasjoner i stedet for hele grafiske blir bare en farge.
Gå videre og plukke 4. fra venstre under Fargerike og nå vil du ha en fantastisk jakt grafiske du kan bruke i din presentasjon.
Nå du kanskje ikke nødvendigvis bruke det grafiske i flytskjema, men du kan klikke på Prosessen og andre kategorier som har mer flytskjema-lignende grafikk. Noen av elementene som gjør at du kan ta bilder, noe som er veldig hyggelig hvis du ønsker å legge til noen visuelle appell til flytskjema.
Totalt sett, Kontor har en rekke innebygde verktøy for å lage noen flotte flytdiagram raskt og enkelt. Microsoft har også med jevne mellomrom frigjør mer SmartArt-grafikk som du kan laste ned gratis. Nyt!