Jag skrev nyligen en artikel om hur man använder sammanfattning funktioner i Excel för att enkelt sammanfatta stora mängder data, men att artikel tog hänsyn till alla data på kalkylbladet. Vad händer om du bara vill titta på en delmängd av data och sammanfatta den delmängd av data?
I Excel kan du skapa filter på kolumner som kommer att dölja rader som inte matchar ditt filter. Dessutom kan du också använda speciella funktioner i Excel för att sammanfatta data med hjälp av bara de filtrerade data.
I denna artikel kommer jag gå igenom steg för steg för hur du skapar filter i Excel och även använda inbyggda funktioner för att sammanfatta det filtrerade data.
Skapa Enkla Filter i Excel
I Excel kan du skapa enkla filter och komplexa filter. Låt oss börja med enkla filter. När du arbetar med filter, bör du alltid har en rad högst upp som används för etiketter. Det är inte ett krav att ha denna rad, men det gör arbetet med filter lite lättare.
Ovan har jag några falska uppgifter och jag vill skapa ett filter på Staden kolumn. I Excel, detta är verkligen lätt att göra. Gå vidare och klicka på Data fliken i menyfliksområdet och klicka sedan på Filter knappen. Du behöver inte välja data på ark eller klicka i den första raden heller.
När du klickar på Filter, varje kolumn i första raden kommer automatiskt att få en liten listknappen läggas på mycket rätt.
Nu gå vidare och klicka på den nedrullningsbara pilen i Staden kolumn. Du kommer att se ett par olika alternativ, som jag kommer att förklara nedan.
På toppen kan du snabbt sortera alla rader genom att värdena i Staden kolumn. Observera att när du sorterar data, kommer det att flytta hela raden, inte bara värdena i Staden kolumn. Detta kommer att säkerställa att dina data är fortfarande intakta precis som det var innan.
Det är också en bra idé att lägga till en kolumn längst fram heter ID och nummer från ett till men många rader som du har i ditt kalkylblad. På så sätt kan du alltid sortera efter ID-kolumnen och få dina data tillbaka i samma ordning som den ursprungligen var, om det som är viktigt för dig.
Som du kan se, alla data i tabellen är nu sorteras baserat på värdena i Staden kolumn. Så långt, inga rader som är dolda. Låt oss nu ta en titt på de kryssrutor längst ned i filter dialogrutan. I mitt exempel, jag har bara tre unika värden i Staden kolumn och de tre visa upp i listan.
Jag gick vidare och oskyddad två städer och lämnade en markerad. Nu har jag bara har 8 rader med data som visar och resten är dolda. Du kan enkelt berätta för dig är att titta på filtrerad data om du markerar raden nummer längst till vänster. Beroende på hur många rader som är dolda, kommer du att se ett par extra horisontella linjer och färg på siffrorna kommer att vara blå.
Låt oss nu säga att jag vill filter på en kolumn för att ytterligare minska antalet resultat. I kolumn C, jag har det totala antalet medlemmar i varje familj och jag vill bara se resultatet för familjer med fler än två medlemmar.
Gå vidare och klicka på den nedrullningsbara pilen i Kolumnen C och du kommer att se samma kryssrutor för varje unikt värde i kolumnen. Men i det här fallet, vi vill klicka på Antalet Filter och sedan klickar du på Större Än. Som ni kan se, det finns en massa andra alternativ också.
En ny dialogruta kommer att dyka upp och här kan du skriva in värdet för filtret. Du kan också lägga till fler än ett kriterium med en och-OCH eller-funktion. Du kan säga att du vill att raderna där värdet är större än 2 och är inte lika med 5, till exempel.
Nu ska jag ner till bara 5 rader med data: familjer endast från New Orleans och med 3 eller fler medlemmar. Enkelt nog? Observera att du kan enkelt ta bort ett filter på en kolumn genom att klicka på rullgardinsmenyn och sedan klicka på Rensa Filter Från “- Kolumnen Namn” link.
Så det är ungefär det för enkelt filter i Excel. De är mycket lätt att använda och resultatet är ganska rakt framåt. Låt oss nu ta en titt på komplexa filter med hjälp av den Avancerade filter i dialogrutan.
Skapa Avancerade Filter i Excel
Om du vill skapa mer avancerade filter, måste du använda den Avancerade filterdialogrutan. Till exempel, låt oss säga att jag ville se alla familjer som bor i New Orleans med mer än 2 medlemmar i deras familj ELLER alla familjer i Clarksville med mer än 3 medlemmar i deras familj OCH bara de med en .EDU slutar e-postadress. Nu kan du inte göra det med ett enkelt filter.
För att göra detta, vi behöver konfigurera Excel-blad på ett lite annorlunda sätt. Gå vidare och sätta in ett par rader ovanför din uppsättning av data och kopiera rubriken etiketter exakt i den första raden som visas nedan.
Nu här är hur avancerade filter fungerar. Du måste först ange dina kriterier i kolumnerna längst upp och klicka sedan på Avancerat knappen under Sortera Och Filtrera på Data fliken.
Så vad exakt kan vi skriva in i dessa celler? OK, så låt oss börja med vårt exempel. Vi vill bara se data från New Orleans eller Clarksville, så låt oss skriva dem i cellerna E2 och E3.
När du skriver in värden på olika rader, det betyder ELLER. Nu vill vi New Orleans familjer med fler än två ledamöter och Clarksville familjer med fler än 3 medlemmar. För att göra detta, skriv i >2 i C2 och >3 i C3.
Eftersom >2 och New Orleans är på samma rad, det kommer att bli en OCH-operator. Det samma är sant för rad 3 ovan. Slutligen, vi vill bara familjer med .EDU slutar e-postadress. För att göra detta, bara skriv in *.edu i både D2 och D3. * Symbol innebär att ett valfritt antal tecken.
När du gör det, klicka var som helst i ditt dataset och klicka sedan på Avancerat knappen. Den Lista Ringdee fält kommer automatiskt att räkna ut din dataset eftersom du klickade på det och klickar på knappen Avancerat. Klicka nu på den lilla knappen till höger om villkorsområdet – knappen.
Välj allt från A1 till E3 och sedan klicka på samma knapp igen för att komma tillbaka till dialogrutan Avancerat Filter. Klicka på OK och dina data skall nu filtreras!
Som du kan se, nu har jag bara 3 resultat som matchar alla dessa kriterier. Observera att etiketter för villkorsområdet har för att matcha exakt med etiketter för dataset för att detta ska fungera.
Du kan naturligtvis skapa en mycket mer komplicerade frågor med hjälp av denna metod, så att leka med den för att få önskat resultat. Slutligen, låt oss tala om tillämpning av summeringen funktioner för att filtrerad data.
För Att Sammanfatta Filtrerade Data
Låt oss nu säga att jag vill summera antalet familjemedlemmar på min filtrerade data, hur skulle jag fick om att göra det? Tja, låt oss klara våra filter genom att klicka på Rensa – knappen i menyfliksområdet. Oroa dig inte, det är mycket enkelt att använda avancerade filter igen genom att klicka på knappen advanced (Avancerat) och klicka på OK igen.
På botten av vårt dataset, låt oss lägga till en cell som kallas Totalt och sedan lägga till en summa-funktionen för att summera det totala familjemedlemmar. I mitt exempel, jag bara skrivit in =SUMMA(C7:K31).
Så om jag ser på alla familjer, jag har 78 medlemmar totalt. Låt oss nu gå vidare och använda vår Avancerade filter och se vad som händer.
Hoppsan! Istället för att visa rätt nummer, 11, jag ser fortfarande totalt är 78! Varför är det så? Tja, SUMMA-funktionen inte ignorera dolda rader, så är det fortfarande gör beräkningen med alla rader. Som tur är finns det ett par funktioner som du kan använda för att ignorera dolda rader.
Den första är DELSUMMA. Innan vi använder någon av dessa speciella funktioner, kommer du vill rensa ditt filter och sedan typ i funktion.
När filtret rensas, gå vidare och typ i =DELSUMMA( och du bör se en listrutan visas med ett gäng alternativ. Du använder denna funktion måste du först välja den typ av summering funktion som du vill använda med hjälp av ett nummer.
I vårt exempel, vill jag att använda SUMMAN, så skulle jag skriva in nummer 9 eller bara klicka på den från rullgardinsmenyn. Skriv ett komma och välja de olika cellerna.
När du trycker enter, bör du se värdet av 78 är samma som tidigare. Men om du nu använda filtret igen, vi får se 11!
Utmärkt! Det är precis vad vi vill. Nu kan du justera dina filter och värdet kommer alltid att visa endast de rader som för närvarande visar.
Den andra funktionen som fungerar ungefär exakt samma som den DELSUMMA funktion är SAMLADE. Den enda skillnaden är att det är en annan parameter i den SAMMANLAGDA funktion där du måste ange att du vill ignorera dolda rader.
Den första parametern är summering funktion som du vill använda och som med DELSUMMA, 9 representerar SUMMAN funktion. Det andra alternativet är där du har att skriva i 5 ignorera dolda rader. Den sista parametern är samma sak och är det intervall av celler.
Du kan också läsa min artikel om sammanfattning funktioner att lära sig att använda den SAMLADE funktionen och andra funktioner som MODE, MEDIAN, MEDELVÄRDE, etc. i mer detalj.
Förhoppningsvis, denna artikel ger dig en bra utgångspunkt för att skapa och använda filter i Excel. Om du har några frågor, tveka inte att skriva en kommentar. Njut!