Hvis du er en stor Excel-bruker, så du kan ha funnet deg selv i en situasjon der du ønsket at du kunne ganske enkelt ha valgt en verdi for en celle fra en nedtrekksliste for valg snarere enn å måtte kopiere og lime inn tekst mellom cellene. For eksempel, la oss si at du har et Excel-ark for din egen personlige økonomiske og hver gang du skriver inn en transaksjon på en ny rad, du skriver om sin inntekt eller kostnad.
Godt noen ganger, kan du taste det inn riktig, eller kanskje du har en lang liste over ulike typer utgifter og inntekter, så dette kan være smertefullt å opprettholde og huske. En enkel løsning i Excel for å lage din egen dropdown liste over valg som er trukket fra en bestemt kolonne på samme ark eller et annet ark. Dette kan være svært nyttig fordi du nå kan bruke ett ark du kan bruke til å lagre alle dine referanse lister som en database og bruke dem på andre ark i arbeidsboken.
Så hvordan gjør vi dette? Det er faktisk ikke så veldig vanskelig! Her er hvordan:
1. Først må du opprette en ny arbeidsbok, og på Ark1 starter i rad 1, kolonne 1 (A1) og skrive inn et par bekostning kategorier i kolonnen. For eksempel, her er hva jeg kom opp med:
2. Nå som du fikk din referanse-listen, gå videre og velg celler med dataene i dem. I vårt tilfelle, vil vi velge celler fra A1 til A8. Venstre klikk på A1 og hold museknappen nede og dra til du kommer til A8.
3. Nå i boksen ved siden av formelen tekstboks på venstre side (også kalt Navn-boksen), skriv inn et navn for listen, og trykk på Enter. Jeg skrev i Utgifter for vår liste. Å gjøre dette i utgangspunktet gir cellene fra A1 til A8 et navn, slik at gruppen av celler kan nå bli referert til av et navn heller enn å si A1 til A8.
4. Nå kan vi bruke vår liste for å opprette en dropdown-meny med disse verdiene. Først velger du cellen der du vil at nedtrekkslisten for å bli opprettet. Dette kan være på samme ark eller på en differnet ark. Jeg gikk videre og valgte celle A1 på Ark2 for eksempel.
Neste, kan du gå til hovedmenyen og velge Data og deretter Validering. Hvis du bruker en versjon av Excel med ribbon-grensesnitt, vil du ha å klikke på Data – fanen.
På Innstillinger – fanen for å velge Listen under Tillate overskriften. Sørg for at I-celle dropdown er valgt, og skriv deretter inn navnet som vi hadde nettopp opprettet tidligere (Utgifter i dette tilfellet) med en = skiltet i fronten. Så det burde være “=Utgifter“.
Klikk OK , og du vil nå se at den gjeldende cellen du hadde valgt en liten pil som peker ned ved siden av den. Klikk på pilen, og du vil se en liste over elementer fra det vi har skrevet i Ark1.
Hva nå hvis du trenger det listen i 1000 rader? Vel, det er lett også. Bare flytte markøren til nederste høyre hjørne av celle A1, og deretter dra den ned så langt du vil. Alle cellene har nå dropdown-liste er tilgjengelig.
Det er det! Husk, dette kan brukes på alle Excel-ark hvor du har noen form av oppslag liste som trenger å bli skrevet inn i igjen og igjen. Ved hjelp av Data-Validering, kan du unngå menneskelige feil og øke effektiviteten.Hvis du har spørsmål om bruk av dropdown lister i Excel, kan du legge inn en kommentar og jeg skal prøve å hjelpe. Nyt!