Tout le monde que vous invitez à une réunion peut ne pas être un invité obligatoire. Il y a peut-être quelqu'un à qui vous voulez donner le choix d'assister. Google Agenda offre la possibilité de rendre les participants facultatifs, mais ce n'est pas évident.
Il peut s'agir de votre superviseur, d'un collègue qui n'est peut-être pas disponible ou d'une autre personne intéressée par la réunion. En les marquant comme facultatifs, ils peuvent décider eux-mêmes s'ils doivent ou veulent y assister. Et vous pouvez rendre les invités facultatifs au moment où vous créez l'événement Google Agenda ou par la suite.
Rendre la participation facultative lors de la création d'un événement
Visitez Google Agenda et connectez-vous si nécessaire. Lorsque vous cliquez pour créer un nouvel événement dans Google Agenda, une petite fenêtre contextuelle s'affiche pour ajouter tous les détails, y compris vos participants. Mais vous ne remarquerez pas immédiatement la fonctionnalité optionnelle pour vos invités.
Passez votre curseur sur le nom ou l'adresse e-mail du participant après l'avoir ajouté. À droite, vous verrez une icône grise de contact (personne). Cliquez sur cette icône pour marquer votre invité comme facultatif.
Une fois que vous avez fait cela, l'icône apparaissent en blanc indiquant le statut facultatif. Vous pouvez cliquer à nouveau dessus pour rendre l'invité requis.
Rendre les invités facultatifs après la création d'un événement
Si vous avez déjà créé l'événement, vous pouvez toujours rendre un participant facultatif. Sélectionnez l'événement dans votre agenda Google pour ouvrir la petite fenêtre de détails, puis cliquez sur l'icône en forme de crayon pour le modifier.
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Sur l'écran des détails de l'événement, passez votre curseur sur le participant que vous souhaitez rendre facultatif dans la section Invités. À droite, cliquez sur l'icône de contact grise.
Cliquez sur “Enregistrer” en haut pour appliquer votre modification.
L'icône devient blanche et vous indique que la personne est optionnel. Si vous souhaitez que le participant soit à nouveau requis, cliquez simplement sur cette icône et appuyez sur “Enregistrer.”
Ce que voient les invités
Lorsque vous rendez un participant facultatif pour votre événement, le mot Facultatif apparaît sous son nom. Toute personne figurant sur la liste des invités sans le mot Facultatif est obligatoire.
Gardez à l'esprit que facultative les invités peuvent toujours proposer une nouvelle heure pour l'événement Google Agenda.
Si vous organisez une réunion, une conférence téléphonique ou un appel vidéo dans Google Agenda et que certains invités souhaitent y participer, mais ne sont pas obligés de le faire, vous pouvez facilement utiliser la fonctionnalité facultative.
CONNEXION : Comment démarrer une vidéoconférence Google Meet
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