En av de bästa funktionerna i onlineapplikationer som Google Dokument, Kalkylark och Presentationer är möjligheten att dela dokument. Oavsett om du vill samarbeta i realtid eller helt enkelt låta andra se dokumentet, är det enkelt nog.
Det finns dock mer att dela dokumentet än bara ett knappklick. Beroende på vad du delar och med vem bör du ta dig en stund att överväga delningstillstånden. Ska andra ha möjlighet att redigera dokumentet? Vill du att de ska kunna lägga till kommentarer? Eller ska dokumentet vara enbart visningsbart? Låt oss gå igenom hur du delar dina dokument och behörighetsalternativen.
Innehållsförteckning
Konfigurera delning med specifika personer
& nbsp; & nbsp; Justera delningstillstånden
& nbsp; & nbsp; Dela dokumentet
Konfigurera delning med en länk
Ändra behörigheter efter delning
Sluta dela ett dokument
Konfigurera delning med specifika personer
Google håller saker konsekventa när det gäller delning i alla tre applikationer. Så du kan följa samma steg oavsett vilket program du använder. För denna instruktion kommer vi att använda Google Dokument som ett exempel.
När du är redo klickar du på “ Dela ” uppe till höger. Alternativt kan du klicka på Arkiv & gt; Dela från menyn.
Ange namnet på din kontakt eller e -postadress för personen du kommer att dela med. Du kan ange mer än en person om du vill. Observera bara att om du delar med mer än en person och justerar delningsbehörigheterna i detta skede, kan du inte ställa in behörigheterna individuellt. Du kan dock ändra dem per person efter att du har delat dokumentet, som vi också kommer att täcka nedan.
Justera delningstillstånden
Till höger använder du listrutan för att välja behörighet. Du kan välja Editor, Viewer eller Commenter.
- Editor : De kan göra ändringar, acceptera eller avvisa förslag och dela dokumentet med andra.
- Viewer : De kan bara visa dokumentet. De kan inte göra ändringar eller dela dokumentet.
- Kommentator : De kan bara lägga till kommentarer och komma med förslag. De kan inte göra ändringar eller dela dokumentet.
Annons
Ovanstående är standardbehörighetsinställningar, men du kan göra ett par justeringar om du vill. Klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger i delningsfönstret.
Här kan du tillåta redaktörer att ändra behörigheter och dela. Och du kan inaktivera möjligheten för tittare och kommentatorer att se nedladdnings-, utskrifts- och kopieringsåtgärder. Avmarkera rutorna för att ta bort dessa behörigheter enligt dina önskemål.
Dela dokumentet
När du har lagt till personen eller personerna du vill dela med och ställt in behörigheter kan du eventuellt markera rutan för att meddela människor och lägga till ett meddelande. Detta kommer att skicka ett e -postmeddelande till dem om att du har delat ett dokument med dem. Klicka på “ Skicka. ”
Om du inte vill meddela dem du delar med här ska du avmarkera rutan Meddela människor och klicka på “ Dela. ” Du kan välja att göra detta om du vill meddela dem själv med din egen länk till dokumentet.
Konfigurera delning med en länk
Om du planerar att dela ditt dokument med många människor har du möjlighet att ta en länk till dokumentet istället. Och med det här alternativet kan du också ställa in behörigheter.
RELATED: Hur du delar en Google Dokument, Kalkylark eller Presentationsfil som en webbsida
Klicka på “ Dela ” och klicka sedan inuti Get Link -området i fönstret Delning. Du har sedan två alternativ i listrutan, Begränsad och Alla med länken .
Annons –
Använd Begränsad i samband med att man lägger till specifika personer i området ovan. Detta begränsar alla andra än personerna du delar med från att komma åt dokumentet om de stöter på länken.
Använd Alla med länken för att låta alla som har den komma åt dokumentet. Välj sedan Viewer, Commenter eller Editor till höger. Denna behörighet gäller alla som använder dokumentet med länken.
< p> Du kan sedan kopiera länken för att dela med andra. Klicka sedan på “ Klar. ”
Ändra behörigheter efter delning
Oavsett om du delar med specifika personer eller helt enkelt delar länken kan du ändra de behörigheter som du ursprungligen konfigurerade. Klicka på “ Dela ” uppe till höger.
För specifika personer använder du den övre delen av delningsfönstret. Välj rullgardinsmenyn bredvid personen du vill ändra behörigheten för och välj den nya inställningen. Klicka på “ Spara. ”
Annons
För alla med en länk, använd den nedre delen av delningsfönstret. Välj den nya behörigheten i listrutan till höger. Klicka på “ Klart. ”
Sluta dela ett dokument
Om det behövs kan du lika enkelt sluta dela ett dokument. Klicka igen på “ Dela. ”
För specifika personer, öppna listrutan till höger om personen och välj “ Ta bort. ”
För alla med länken kan du ändra inställningen till Begränsad . Se sedan till att ta bort alla från delningslistan i avsnittet ovan som du inte vill ha åtkomst till.
Google erbjuder också andra sätt att samarbeta med kollegor. Du kan använda kommentarer i Google Kalkylark för att samarbeta i kalkylblad och skapa dokument och arbeta tillsammans direkt i Google Chat.
LÄS NÄSTA
- & rsaquo; Så här slår du på och av Raspberry Pi
- & rsaquo; Så här tar du bort en Discord Server
- & rsaquo; Så här gör du gäster valfria för Google Kalenderhändelser
- & rsaquo; Så här avföljer du människor på Instagram
- & rsaquo; Så här inaktiverar du gästsökning på en Chromebook