Ordet har två riktigt användbara funktioner att nästan ingen någonsin använder: Jämföra Dokument och Kombinera Dokument. Som deras namn antyder, de funktioner som låter dig antingen att jämföra två Word-dokument mot varandra eller kombinera ihop två och två.
Så när skulle du någonsin behöver för att använda detta? Tja, om du är som mig, har du förmodligen 20 olika versioner av ditt cv sparas på olika platser under åren. Ibland kan jag ändra ett cv något för ett visst företag för att betona en viss färdighet eller ibland har jag lagt till saker och bara sparat en ny kopia.
Hur som helst, det skulle vara trevligt att snabbt se skillnaden mellan min senaste cv och äldre för att se om det är något jag bör tillägga att den senaste en eller eventuellt ta bort. I det här inlägget, jag ska visa dig hur du kan använda dessa två funktioner för att snabbt hitta skillnader mellan två dokument och sammanfoga dem om du vill.
Jämföra Och Kombinera Dokument
I mitt exempel, jag ville se vad som var skillnaden mellan min gamla återuppta skriftligt 2007 och den senaste uppdaterad i 2013. För att göra detta, öppna Word och klicka på Granska – fliken och sedan klicka på Jämför.
Detta kommer att ta upp Jämföra Dokument i dialogrutan där du behöver för att välja din ursprungliga dokumentet och reviderade dokumentet.
Längst ner ser du en hel massa av jämförelse inställningar, som du kan bara lämna allt kontrolleras. Som standard, kommer det också att visa alla förändringar i ett nytt dokument, vilket är bättre än att jävlas med din ursprungliga eller reviderade dokument.
Ett nytt dokument öppnas med flera olika delar: en lång lista av ändringar längst till vänster, den kombinerade dokument som visar alla förändringar i mitten och de två ursprungliga dokument på höger sida. Låt oss ta en närmare titt på varje avsnitt.
Som du kan se här, jag har tagit bort några saker och satt in ett par rader text. Om du dubbelklickar på någon av rubrikerna (Aseem Kishore Införas eller Aseem Kishore Raderas), det kommer att flytta markören till det exakta position i dokumentet.
I centrum, du kommer att se dessa förändringar i olika färger. Som standard, något med en överstruken är vad som har tagits bort och allt i rött och understrukna är vad som har lagts till i den reviderade dokumentet. Något i grönt har flyttats runt. Den plats där det flyttades från att vara dubbel strike-genom gröna och den plats där den har flyttats till kommer att vara dubbelt understrukna grön som på bilden här:
Slutligen, på höger sida, kommer du att se originalet i toppen och det reviderade dokumentet nedan. När du rullar upp dokument, botten och en följer med hela vägen så att de är synkroniserade. Du kan bläddra längst ned och en oberoende av varandra i den övre skärmen, dock.
Utöver detta, kan du också ta bort både käll-dokument från den högra rutan och istället visa ballonger för att enkelt kunna se ändringarna. För att se vad jag menar, gå vidare och klicka på Jämför – knappen igen, för att sedan på Visa Källa Handlingar och slutligen klicka på Dölj Källa Handlingar.
Nu kan du klicka på Visa Markeringar knappen under Spårning och klicka på Ballonger och sedan Visa Revideringar i Ballonger.
På höger sida av dokumentet, ser du nu alla revisioner med rader som kommer från dokumentet. Detta kan göra det lättare att se alla ändringar om du har en hel del av dem.
Observera att om du bara vill se skillnaderna mellan dokumenten, då du verkligen inte göra något annat. Om du vill skapa ett slutligt dokument från dessa två dokument kan du höger-klicka på någon förändring och välja att Acceptera eller Avvisa.
När du är klar kan du spara det nya dokumentet med alla ändringar du har gjort. Kombinera Dokument är ganska mycket exakt samma sak som att Jämföra. Om du väljer att Kombinera, du kommer att få samma dialogruta där du måste välja de ursprungliga och reviderade dokumentet.
När du gör det, kommer du att få samma layout som tidigare där du ser den kombinerade förändringar i mitten. Igen, genomstruken text raderas, röd understruken text läggs till och grön text har flyttats. Bara höger klicka på varje förändring och välja om du vill acceptera eller avvisa varje ändring. När du är klar, spara den nya kombinerade dokumentet.
Generellt, dessa är väldigt användbart när du har flera versioner av samma dokument, eller när flera personer redigera ett Word-dokument och du hamnar med flera dokument att kombinera till en. Om du har några frågor, tveka inte att kommentera. Njut!