Snelle koppelingen
- Mailbox Cleanup gebruiken
- Bijlagen buiten Outlook opslaan
- Grote e-mails handmatig zoeken en verwijderen
- Outlook automatisch verwijderde items laten verwijderen
- Outlook automatisch oude e-mails laten archiveren
Het oplossen van een “Uw postvak is vol”-fout in Microsoft Outlook is net zo eenvoudig als het verwijderen van ongewenste items uit uw postvak. U hebt meerdere hulpmiddelen om u te helpen oude en grote items te vinden, evenals een paar andere manieren om de grootte van het postvak te verkleinen. We laten u zien wat u kunt doen.
Houd er rekening mee dat de gratis versie van Outlook.com 15 GB aan opslagruimte biedt en dat Microsoft 365-abonnees 50 GB aan opslagruimte krijgen. Als u deze opslagruimte overschrijdt, krijgt u de bovenstaande fout.
Mailbox opruimen gebruiken
De eenvoudigste manier om items uit de Outlook-mailbox te vinden en te verwijderen is door de ingebouwde opruimtool van de app te gebruiken. Deze tool helpt bij het vinden en verwijderen van oude e-mails, het vinden van e-mails die groter zijn dan de opgegeven grootte en het automatisch archiveren van oude e-mails.
Om de tool Mailbox Cleanup te gebruiken, start u eerst Outlook. Klik in de linkerbovenhoek van de app op 'Bestand'.
Vanuit de linkerzijbalk , selecteer "Info." Klik in het rechterdeelvenster op Extra > Postbus opruimen.
De Mailbox Cleanup-tool is nu geopend op uw scherm. Klik op de relevante optie om de grootte van uw mailbox te verkleinen:
- Zoek items die ouder/groter zijn dan: Deze optie helpt bij het vinden van mailbox-items die ouder of groter zijn dan de opgegeven waarde. U kunt deze optie bijvoorbeeld gebruiken om extreem oude e-mails of e-mails met grote bijlagen te vinden.
- AutoArchiveren: Deze optie helpt u bij het automatisch verplaatsen van oude e-mails naar de archiefmap. Hiermee worden uw e-mails niet verwijderd; ze worden alleen uit uw hoofdinbox verplaatst.
- Leegmaken: Met deze optie worden de items die u tijdelijk hebt verwijderd, permanent verwijderd.
- Verwijderen: Met deze optie worden de alternatieve versies van bestanden uit uw mailbox verwijderd.
Afhankelijk van de optie die u kiest, krijgt u verdere prompts, die u de flexibiliteit bieden om te kiezen wat u wilt verwijderen. Wanneer u klaar bent met het gebruik van de tool, klikt u op "Sluiten" om het toolvenster te sluiten.
Bijlagen buiten Outlook opslaan
Elke e-mailbijlage telt mee voor de opslag van uw Outlook-account. Als u vaak grote bijlagen ontvangt of als u al veel bijlagen hebt ontvangen, slaat u die bestanden buiten Outlook op. Dit maakt uw Outlook-opslag vrij en geeft u nog steeds toegang tot uw bestandsbijlagen.
Open hiervoor Outlook en zoek een e-mail met een bijlage die u op uw computer wilt opslaan.
Klik naast de bijlage in de e-mail op het pijltje omlaag en kies 'Opslaan als'. Als de e-mail meerdere bijlagen heeft en u deze allemaal in één keer wilt opslaan, klikt u op 'Alle bijlagen opslaan'.
Kies in het venster Bijlage opslaan de map waarin u de bestanden wilt opslaan en klik op 'Opslaan'. U kunt de bijlage eventueel een andere naam geven door een naam in te voeren in het veld 'Bestandsnaam'.
Nadat u de bijlage hebt opgeslagen in de opslagruimte van uw computer, verwijdert u de originele bijlage in de e-mail om opslagruimte vrij te maken in uw mailbox. Doe dit door hetzelfde pijltje naar beneden te selecteren naast de bijlage en klik op 'Bijlage verwijderen'. Selecteer in de open prompt 'Bijlage verwijderen'.
Herhaal de bovenstaande stappen totdat u al uw e-mailbijlagen op uw computer hebt opgeslagen.
Grote e-mails handmatig vinden en verwijderen
In Outlook kunt u zoekmappen maken waarin alleen de e-mails worden weergegeven die aan uw criteria voldoen. Met deze functie kunt u een map maken waarin alleen grote e-mails worden weergegeven. Hierdoor kunt u snel ongewenste, geheugenvretende e-mails uit uw Outlook-opslag vinden en verwijderen.
Om deze functie te gebruiken, start u Outlook. Klik in de linkerzijbalk op "Mappen doorzoeken" en kies “Nieuwe zoekmap.”
Klik in het venster Nieuwe zoekmap in de sectie E-mail ordenen op 'Grote e-mail'. Selecteer in de sectie Zoekmap aanpassen de optie 'Kiezen'. Geef de e-mailgrootte op en klik op 'OK'.
Kies vervolgens 'OK' in het geopende venster.
In de linkerzijbalk van Outlook ziet u uw nieuw aangemaakte zoekmap. Klik op de map om alle e-mails te vinden die voldoen aan uw opgegeven criteria. Als u een e-mail wilt verwijderen die in deze map wordt weergegeven, klikt u met de rechtermuisknop op die e-mail en selecteert u 'Verwijderen'.
Om meerdere e-mails tegelijk te verwijderen, selecteert u alle e-mails die u wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op een geselecteerde e-mail en kiest u 'Verwijderen'.
En dat is alles.
Outlook automatisch verwijderde items laten verwijderen
Wanneer u een item in Outlook verwijdert, verplaatst de app dat item naar de map Verwijderde items in plaats van het permanent te verwijderen. Uw bestand 'verwijderd' neemt nog steeds de opslagruimte van uw postvak in beslag, omdat het nog niet volledig is verwijderd.
Gelukkig kunt u Outlook items automatisch en permanent laten verwijderen uit de map Verwijderde items.
Om dat te doen, start u Outlook, klikt u met de rechtermuisknop op de map 'Verwijderde items' en selecteert u 'Eigenschappen'.
Ga naar het tabblad "AutoArchiveren". Schakel de optie "Deze map archiveren met behulp van deze instellingen" in. Geef in het menu "Items opschonen die ouder zijn dan" de tijdsduur en de eenheid op. Verwijder bijvoorbeeld items die ouder zijn dan 30 dagen.
Schakel de optie "Oude items permanent verwijderen" in en kies "Toepassen" gevolgd door "OK."
Outlook verwijdert nu uw mailboxitems met behulp van de opgegeven criteria.
Zorg ervoor dat Outlook automatisch oude e-mails archiveert
Outlook biedt de optie om automatisch oude e-mails te archiveren en deze e-mails op te slaan als een bestand op uw computer. Dit helpt het gebruik van uw mailboxopslag te verminderen.
Om deze functie te gebruiken, start u Outlook, selecteert u "Bestand" en kiest u "Opties."
Klik in de linkerzijbalk op "Geavanceerd." Kies in het rechterdeelvenster in de sectie AutoArchiveren "AutoArchiveringsinstellingen."
Schakel in het geopende venster 'Automatisch archiveren elke X dagen' in. Vervang X door het aantal dagen dat u wilt dat Outlook oude e-mails automatisch archiveert.
Geef in het gedeelte Tijdens automatisch archiveren op hoe de functie items moet archiveren. Klik vervolgens op 'OK'.
En je bent helemaal klaar.
De bovenstaande tips helpen je om het gebruik van de opslagruimte van je Outlook-mailbox te verminderen en de fout op te lossen die je momenteel in de app tegenkomt. Je kunt dan zonder problemen e-mails gaan verzenden en ontvangen en andere taken in de app uitvoeren. Veel plezier met e-mailen!