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5 unverzichtbare Word-Funktionen für professionelle Dokumente

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Microsoft Word bietet viele Tools, mit denen Sie Ihr Dokument so formatieren können, dass Ihre Arbeit professionell und eindrucksvoll präsentiert wird. Wir zeigen Ihnen fünf dieser Tools in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, der Sie folgen können, um Ihre Leser zu beeindrucken.

Schritt 1: Word-Stile festlegen

Dies ist unser unformatiertes Dokument, das wir aufpeppen werden.

Der erste Schritt besteht darin, die von Word angebotenen Stile anzupassen und zu verwenden. Dies ist das Hauptaussehen Ihres Dokuments und bestimmt viel darüber, was und wie präsentiert wird. Die „Stile“ finden Sie auf der Registerkarte „Start“.

Formatieren Sie die Überschriften und den normalen Text mit den Stilen so, wie Sie sie haben möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Stil in der Gruppe „Stile“ und klicken Sie auf „Ändern“, um die Einstellungen zu ändern. Wir empfehlen die folgenden Änderungen:

Verwenden Sie den Formatierungsassistenten von Word, um Zeit zu sparen. Wenn Sie die erste Überschrift mithilfe von Formatvorlagen formatiert haben, doppelklicken Sie auf das Symbol „Formatierungsassistent“ und klicken Sie einfach auf alle Überschriften, die dieselbe Formatvorlage erhalten sollen. Verwenden Sie dieselbe Methode für die anderen Formatvorlagen in Ihrem Dokument.

Hier sehen Sie, was wir haben, nachdem wir die Formatvorlagen geändert und angewendet haben:

Schritt 2: Erstellen Sie Words mehrstufige Listen

Wir müssen jetzt die Funktion für mehrstufige Listen verwenden, um unsere Überschriften zu nummerieren. Nachdem wir die Überschriftenstile angewendet haben, weiß Word, dass dies die Teile sind, die nummeriert werden müssen. Klicken Sie auf Ihre erste Überschrift und dann auf das Symbol „Mehrstufige Liste“. Klicken Sie anschließend auf „Neue mehrstufige Liste definieren“.

Sie können hier einen vorhandenen mehrstufigen Listenstil auswählen, dies bietet Ihnen jedoch weniger Flexibilität und wir denken, dass es am besten ist, Ihre eigenen Einstellungen festzulegen.

Ändern Sie im sich öffnenden Dialogfeld Ihre Einstellungen nach Ihren Wünschen.

Wir verwenden gerne die folgenden Einstellungen:

  1. Löschen Sie alles, was bereits im Feld „Formatierung für Zahl eingeben“ steht.
  2. Wählen Sie den Zahlenstil. „1, 2, 3“ ist unser bevorzugter Stil für die erste Ebene unserer Liste, gefolgt von einem Punkt.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schriftart“, um die Schriftart auf die richtige Formatierung für diese Ebene in der Liste einzustellen (Größe 14 und Fettdruck für Überschrift 1 usw.).
  4. Stellen Sie „Texteinzug bei“ auf 1 cm ein.
  5. Klicken Sie auf „Mehr“, um rechts weitere Einstellungen anzuzeigen (die Schaltfläche „Mehr“ ändert sich in „Weniger“).
  6. Wählen Sie „Tabulatorzeichen“ in der Option „Nummer folgen mit“ und stellen Sie sicher, dass „Tabstopp hinzufügen bei“ aktiviert und auf 1 cm eingestellt ist.

Wechseln Sie nun oben im Dialogfeld zu Ebene 2 und nehmen Sie dieselben Einstellungen vor, mit Ausnahme der Schriftgröße (in unserem Fall 13,5 pt). Wählen Sie in der Einstellung „Ebenennummer einschließen ab“ die Option „Ebene 1“. Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, klicken Sie auf „OK“.

Ihre erste Überschrift ist nun korrekt formatiert. Verwenden Sie den Formatübertrager, um die mehrstufige Liste auf die anderen Überschriften der Ebene 1 in Ihrem Dokument anzuwenden. Klicken Sie dann auf eine beliebige Überschrift der Ebene 2, gehen Sie zurück zum Symbol der mehrstufigen Liste und wählen Sie den Stil aus, den Sie gerade erstellt haben. Wenn Ihre Nummerierung der Ebene 2 nicht korrekt ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nummer und klicken Sie auf „Nummerierung fortsetzen“.

So sieht unser Dokument aus, nachdem wir Stile hinzugefügt und die mehrstufige Liste erstellt haben.

Schritt 3: Word-Seitenumbrüche einfügen

Wir möchten nun unseren Einführungsabschnitt von den übrigen Kapiteln in unserem Dokument trennen, indem wir einen Seitenumbruch hinzufügen. Aktivieren Sie zunächst die Funktion „Ein-/Ausblenden“, indem Sie auf das Symbol „¶“ in der Gruppe „Absatz“ der Registerkarte „Start“ klicken. So können wir sehen, wo sich der Seitenumbruch befindet, nachdem wir ihn hinzugefügt haben.

Klicken Sie vor die Überschrift Ihres zweiten Abschnitts (wo der Umbruch erscheinen soll). Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Layout“ im Menüband in der Gruppe „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Klicken Sie abschließend in den angezeigten Dropdown-Optionen auf „Seite“.

Sie werden sehen, dass die Einleitung jetzt vom nächsten Abschnitt in Ihrem Dokument getrennt ist.

Wir möchten auch die Schlussfolgerung auf eine eigene Seite trennen, also führen Sie dazu dieselben Schritte erneut aus.

Wenn Ihre mehrstufige Listennummerierung nach dem Seitenumbruch verschwindet, beheben Sie dies mit dem Format-Pinsel.

Schritt 4: Formatieren Sie die Seitenzahlen von Word

Der vorletzte Schritt zu einem perfekt formatierten Dokument besteht darin, den Fußzeilen Seitenzahlen hinzuzufügen. Doppelklicken Sie in den Fußzeilenbereich einer beliebigen Seite in Ihrem Dokument. Klicken Sie dann in der Gruppe Kopf- und Fußzeile auf „Seitenzahl“, bewegen Sie den Mauszeiger über „Seitenende“ und klicken Sie auf „Einfache Zahl 2“. Dadurch werden Seitenzahlen am unteren Ende unserer Seite hinzugefügt, mittig ausgerichtet.

Wenn Sie möchten, können Sie die Seitennummerierung auch ausblenden, indem Sie sie auf der ersten Seite Ihres Dokuments anzeigen.

Schritt 5: Inhaltsverzeichnis von Word hinzufügen

Der letzte Schritt besteht darin, ein Inhaltsverzeichnis hinzuzufügen. Dies können wir tun, weil wir Kopfzeilenstile festgelegt und Seitenzahlen zu unserem Dokument hinzugefügt haben.

Gehen Sie ganz an den Anfang Ihres Dokuments, klicken Sie zwischen die Nummer und den Titel Ihrer ersten Kopfzeile, drücken Sie die Eingabetaste und bewegen Sie den Cursor dann zurück in den Bereich, den Sie über Ihrer ersten Kopfzeile erstellt haben.

Klicken Sie auf der Registerkarte „Verweise“ des Menübands auf „Inhaltsverzeichnis“ und dann auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“.

Nehmen Sie im Dialogfeld die folgenden Einstellungen vor:

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Seitenzahlen anzeigen“.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Seitenzahlen rechtsbündig ausrichten“.
  3. Wählen Sie das gepunktete „Tabulatorzeichen“.
  4. Inhaltsverzeichnisse sehen unordentlich aus, wenn mehr als zwei Ebenen angezeigt werden. Beschränken Sie daher „Ebenen anzeigen“ auf maximal zwei.

Klicken Sie auf „OK“, um Ihr Inhaltsverzeichnis anzuzeigen. Um dem Inhaltsverzeichnis eine Überschrift hinzuzufügen, platzieren Sie den Cursor oben in der Tabelle, drücken Sie die Eingabetaste und erstellen Sie dann Ihre Überschrift mit dem ersten Überschriftenstil. Sie sollten auch einen weiteren Seitenumbruch nach dem Inhalt hinzufügen, um diesen von Ihrer Einleitung zu trennen.

Klicken Sie abschließend noch einmal auf das Symbol „¶“, um die Absatzmarkierungen zu entfernen, und Sie sehen das Endprodukt!

Sie können Ihr Dokument jetzt bearbeiten und Korrektur lesen und es als PDF speichern, um Ihre neue Formatierung zu sperren!

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