6 modi in cui Microsoft 365 potrebbe essere ancora migliore

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• Microsoft potrebbe offrire ulteriore formazione

• Il software Microsoft 365 potrebbe essere più intuitivo per l'utente e per i dispositivi

• È necessaria una migliore interfaccia mobile

• Il salvataggio automatico dovrebbe funzionare… automaticamente!

• Aggiungere allegati alle stampe unione è troppo complesso

• Troppe persone vengono scontate

Gli utenti esperti di Microsoft 365 ne difenderanno l'eccellenza finché le mucche non tornano a casa, ed è giusto che sia così. È flessibile e completo (e, a volte, certamente crea dipendenza!), quindi non c'è da meravigliarsi che entro il 2022 oltre 345 milioni di persone abbiano pagato per utilizzarlo. Ma non è esente da frustranti inconvenienti.

1. Microsoft potrebbe offrire più formazione

Poiché Microsoft 365 è così completo, la maggior parte delle persone utilizza solo una piccola parte delle sue funzionalità. I corsi di formazione online di Microsoft coprono solo argomenti molto complessi, come l'intelligenza artificiale rigenerativa e la creazione di componenti aggiuntivi. E sebbene siano presenti articoli, blog e video Microsoft su Microsoft 365, sono per lo più brevi, spiegano le indicazioni partendo dal presupposto che l'utente abbia una conoscenza completa del pacchetto e non molto interattivi.

Microsoft trarrebbe sicuramente vantaggio dall'offerta di un corso di formazione più mirato e completo condotto da persone per gli utenti a tutti i livelli, in modo che più persone possano veramente apprezzare i vantaggi di questa suite dinamica di programmi e aggiungere più programmi moderni. competenze al proprio curriculum.

2. Il software Microsoft 365 potrebbe essere più intuitivo per l'utente e per i dispositivi

Il principale concorrente di Microsoft 365 è Google Suite. Se Microsoft vuole allontanare più persone dalla sua controparte Google, deve pensare a come rendere i suoi programmi più facili da usare. Se hai sempre utilizzato Documenti e Fogli Google, ad esempio, potresti trovare molto difficile passare a Microsoft Word ed Excel. Il segreto di Google è la semplicità, mantenere le opzioni a cui si accede di frequente prontamente disponibili con tutto il resto ben nascosto in menu a discesa di facile comprensione. Con le sue complesse barre multifunzione e i numerosi menu a discesa, Microsoft 365 può essere un incubo incomprensibile per gli utenti nuovi o che cambiano.

Inoltre, poiché il software Microsoft 365 è così pieno di funzionalità e menu, ciò potrebbe potenzialmente far sì che le persone con computer di fascia bassa abbiano difficoltà a utilizzarlo senza problemi. Ad esempio, i dispositivi con meno memoria potrebbero avere difficoltà a gestire i numerosi processi in corso in background in fogli di calcolo, documenti Word e caselle di posta più grandi e complessi. In effetti, una rapida ricerca su Google rivela che molte persone spesso lottano con questo problema.

Lo stesso vale anche per i dispositivi più vecchi o per i computer con versioni precedenti del sistema operativo. Con gli aggiornamenti regolari e le nuove versioni dei programmi Microsoft 365, alcuni computer meno recenti potrebbero presentare problemi di compatibilità con le funzionalità di Microsoft 365 più recenti.

Se non lo hanno già fatto, gli esperti di Microsoft dovrebbero sforzarsi di trovare un equilibrio tra le funzionalità avanzate dei programmi 365 e la loro compatibilità con computer più economici o più vecchi.

3. È necessaria una migliore interfaccia mobile

Quando si utilizzano le app mobili Microsoft 365, non ci vuole molto per rendersi conto che non sono state progettate per un utilizzo ottimale sui dispositivi portatili.

Ad esempio, se blocchi, ad esempio, due colonne su un foglio di calcolo Excel, quando lo visualizzi sul tuo cellulare, vedrai che i riquadri congelati dominano in modo significativo lo schermo. E quando passi alla visualizzazione orizzontale, le opzioni di formattazione e modifica occupano circa metà dello schermo, il che significa che hai poco spazio per accedere all'area delle celle del foglio.

Ecco ci sono così tante opzioni nei menu di modifica e formattazione che perdi di vista l'area di lavoro ed è ancora più difficile trovare l'opzione che stai cercando rispetto all'app desktop.

È fantastico poter accedere al lavoro svolto su Microsoft 365 mentre sei in movimento tramite il tuo dispositivo mobile e la sua rapida sincronizzazione con OneDrive lo rende ancora migliore. Ma prima di poter davvero affermare che puoi utilizzare Microsoft 365 senza problemi mentre sei in movimento, Microsoft deve ottimizzare le versioni mobili di alcune delle sue app.

4. Il salvataggio automatico dovrebbe funzionare… automaticamente!

Non sarebbe fantastico se potessi lavorare sul tuo documento Microsoft Word senza doverlo salvare ogni pochi minuti nel caso in cui il tuo computer andasse in tilt? Bene, in un certo senso è possibile con Microsoft 365, ma viene fornito con un avvertimento.

La funzione di salvataggio automatico su OneDrive di Microsoft è una rete di sicurezza tanto necessaria e funziona sia che tu stia utilizzando i suoi programmi su un desktop, un dispositivo mobile o un tablet. Il problema è che si attiva solo dopo aver salvato manualmente il documento. In altre parole, se non hai dato un nome al tuo documento e non lo hai sincronizzato su OneDrive e il tuo computer si arrende improvvisamente, non troverai il tuo lavoro ben posizionato nella cartella OneDrive. Invece, devi solo sperare che altri metodi di recupero funzionino.

L'opzione di salvataggio automatico sarebbe davvero all'altezza del suo nome solo se funzionasse dal momento in cui hai creato il tuo documento per la prima volta, con l'intelligenza artificiale che esamina il documento per dargli un nome appropriato e salvarlo in una cartella appropriata sul tuo computer e su OneDrive.

5. Aggiungere allegati alla stampa unione è troppo complesso

La stampa unione è un momento super- strumento di salvataggio per inviare versioni personalizzate della stessa email a più destinatari. È molto utile anche per scrivere una lettera da inviare a un gruppo di persone o creare etichette per indirizzi personalizzate.

Sfortunatamente, uno dei principali svantaggi di questo strumento è che non esiste un semplice pulsante per allegare un documento a tutte le email inviate tramite questo metodo. Invece, devi utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti o creare una macro complessa. Ciò potrebbe sorprendere, dal momento che Microsoft generalmente fa bene a prendersi cura delle funzionalità ovviamente utili e, considerando che molte e-mail contengono effettivamente allegati, avresti pensato che Microsoft avrebbe coperto questo aspetto. Inoltre, poiché i contenuti dell'e-mail inviata a ciascuna persona sono in gran parte gli stessi, aggiungere un allegato alla replica dovrebbe essere un processo semplice.

6. Troppe persone sono state tagliate fuori

Mentre Microsoft offre quattro diversi pacchetti aziendali 365, ci sono solo due opzioni Microsoft 365 per gli utenti domestici, ed entrambe sono costose. Microsoft potrebbe risolvere questo problema, ad esempio, facendo pagare meno per le persone che vogliono usare solo Word, Excel e Outlook, poiché molti non si preoccupano degli altri programmi che sono inclusi nel costoso abbonamento.

Oltre a questo, se vuoi usare Microsoft 365 gratuitamente, devi usare le versioni basate sul Web del software. Microsoft aumenterebbe la sua base di utenti e mostrerebbe la volontà di essere più conveniente offrendo una versione gratuita e semplificata delle sue app desktop, soprattutto con Google Suite che non costa un centesimo.

Diamo un po' di merito a Microsoft, qui. Microsoft 365 è un'eccellente suite di programmi che consente di eseguire operazioni complesse e di vasta portata per molti scopi diversi, e puoi anche inviare feedback con le tue idee per nuove funzionalità e miglioramenti. Con qualche piccola modifica ai problemi sollevati in questo articolo, Microsoft metterebbe davvero la ciliegina sulla torta del suo 365.