Ljugit på ditt CV om Excel-expertis? 8 begrepp du behöver lära dig just nu

Snabblänkar

• Excel-gränssnittet

• Ordning av operationer

• Cellreferenser

• Datatyper

• Nyckeldataanalysformler

• Filtrera och beställa intervall och tabeller

• Pivottabeller

li>

• Makron och VBA

Kan du förklara vad ett band är? Känner du till de tre typerna av cellreferenser? Vet du hur man konverterar ett tal till en valuta? Om inte, leta inte längre, eftersom vi tar dig igenom några viktiga Excel-funktioner du behöver känna till för att visa din expertis.

Excel-gränssnittet

Låt oss först ta en titt på hur Excel ser ut, vad dess nyckelelement kallas och vad var och en av dessa element gör.

< li>Mändet och flikarna—Excel har hundratals olika menyer och rullgardinsmenyer, och de är alla tillgängliga via menyfliksområdet, som är området ovanför där du gör ditt arbete. Menyfliksvalen märkta nummer 1 i skärmdumpen ovan—som Hem och Infoga—är flikarna. När du vill få saker att hända måste du först gå till menyfliksområdet och se till att du har öppnat rätt flik. Till exempel, för formatering behöver du fliken Hem på menyfliksområdet, och om du vill lägga till ett diagram behöver du fliken Infoga.
1. Grupperna—När du har öppnat en flik på menyfliksområdet ser du de olika grupperna på den fliken. Dessa grupper är utformade för att klumpa ihop liknande funktioner, vilket gör det lättare för dig att hitta den funktion du letar efter. Till exempel, på fliken Hem på menyfliksområdet, kan du se Teckensnittsgruppen, där du kan förstärka din text, ändra typsnittet eller göra ditt teckensnitt större.
2. Namnrutan—Om du väljer en cell eller ett cellområde visar den här rutan dig cellreferensen. I skärmdumpen ovan står namnrutan A1, eftersom det här är cellen vi har valt i detta kalkylblad. Namnrutan är användbar för att hoppa till en specifik cell eller cellintervall som du har namngett, särskilt praktiskt om din arbetsbok har många flikar.
3. Formelfältet—När du skriver en formel i en cell är formelfältet där du ser vad du har skrivit och, om det behövs, redigerar formel. I huvudsak visar cellerna dig den slutliga produkten, och formelfältet visar formeln du har använt för att skapa den.
4. Kolumner och rader—Kolumnerna (A, B, C, och så vidare) löper vertikalt i ditt ark, medan raderna (1, 2, 3, etc.) går tvärs över.

Order of Operations

Kommer du ihåg dina mattelektioner i skolan när du fick höra att du var tvungen att följa en viss ordning för att se till att dina ekvationer fungerade korrekt? Tja, eftersom Excel fungerar som en avancerad kalkylator, har den också en speciell ordning som den följer när den hanterar dina formler, och det är viktigt att veta vad denna ordning är så att du vet vad du kan förvänta dig när du utför beräkningar.

På sin mest grundläggande nivå följer Excel PEMDAS ordning—parenteserna, sedan exponenter (även känd som index), sedan multiplikation och division, och slutligen addition och subtraktion.

Det finns andra element i en formel som Excel måste följa (inklusive cellreferenser, procentsatser och logiska operatorer), men att känna till PEMDAS kommer att räcka för att visa dig förstå hur Excels beräkningsprocess fungerar.

Cellreferenser

En cellreferens är namnet på en cell eller ett cellområde i din Excel-arbetsbok, och du kan använda dessa i formler. Om du till exempel klickar på cell A1 och skriver

=SUMMA(A2+A3)

i formelfältet ber du Excel att referera till cellerna A2 och A3 och lägga till deras värden.

Det finns tre typer av cellreferenser i Excel—relativa, absoluta och blandade.

En släktingreferens (standardreferenstypen i Excel), hänvisar till cellens relativa position. Om du skriver en formel i cell A1 som involverar A2, hänvisar du till cellen som är en nedan där du skriver. Om du skulle kopiera formeln till en annan cell, skulle referensen automatiskt utföra samma relativa åtgärd som på sin tidigare plats.

En absolutreferensen ändras inte om du kopierar formeln till en annan cell. Om du till exempel skriver en formel som refererar till cell A1 med en absolut referens kommer den alltid att referera till cell A1, oavsett var du kopierar den formeln till. För att skapa en absolut referens placerar vi dollarsymbolen ($) framför kolumn- och radreferensen: $A$1 (eller tryck på F4 efter att ha skrivit in referensen).

En blandad referens kombinerar relativa och absoluta referenser samtidigt. Till exempel är $A1 en blandad referens som talar om för Excel att kontinuerligt hänvisa till kolumn A, men växla radnumret i förhållande till var formeln finns.

Datatyper

Det finns många olika typer av data som kan matas in i en Excel-cell, och vikten av att ha rätt datatyp är att det hjälper Excel att utföra rätt operation efter typen av data. Innan du anger data i en cell är datatypen inställd på Allmänt som standard—detta är Excels sätt att tala om för dig att den väntar på att något ska matas in i cellen så att den sedan kan läsas vad du anger och ändra datatypen därefter.

Datatypen kan ses i Nummergruppen på fliken Hem på menyfliksområdet, och du kan klicka på rullgardinsmenyn för att se de olika tillgängliga datatyperna.

Om du skulle skriva $12i en cell skulle Excel se dollarsymbolen och automatiskt ändra datatypen till Valuta. På samma sätt, om du skrev 14 april, skulle Excel läsa detta som ett datum. Om Excel inte identifierar rätt datatyp kan du ändra den manuellt med den här rullgardinsmenyn.

Formler för nyckeldataanalys

Utöver de mest grundläggande formlerna, som SUMMA och AVERAGE, är några av Excels formler särskilt användbara för dataanalys. Här är några som du kanske behöver veta om du får frågan om viktiga Excel-formler:

• OM—OM-funktionen returnerar olika värden beroende på om ett villkor är sant eller falskt.
• ANTAL och ANTALOM—Antalet låter dig räkna antalet celler i ett intervall som innehåller siffror, och COUNTIF räknar alla celler i ett intervall som matchar ett villkor eller flera villkor.
• SÖKUPPSÖKNING—Den här funktionen söker igenom en tabell för rad för att extrahera viss information.
• CONCATENATE—Funktionen CONCATENATE låter dig sammanfoga två eller flera datasträngar på ett ställe, användbart för att hålla din nyckelinformation på en och samma plats.

Att känna till de många användbara datainmatningsfunktionerna är viktigt om du vill visa upp dina Excel-kunskaper.

Filtrera och sortera intervall och tabeller

Att veta hur man hanterar data i Excel är avgörande för alla som vill hantera kalkylarkets nummer, och filtrering och sortering av data är ett sätt att göra detta. Det finns tre sätt att filtrera och beställa data i Excel—använd filterikonen, formatera en tabell eller högerklicka på data.

Om du har en oformaterad datamängd kan du lägga till en filter- och sorteringsfunktion genom att välja rubrikraden innan du klickar på filterikonen på fliken Data på menyfliksområdet.

Detta kommer att skapa en filterknapp överst i varje kolumn i dina data, som du kan klicka på för att filtrera eller sortera dina data.

Ett annat sätt att filtrera och sortera dina data är genom att formatera dina data till en tabell. Välj alla dina data (inklusive rubrikraden) och klicka på "Formatera som tabell" på fliken Hem på menyfliksområdet.

stark>

Välj sedan en lämplig tabellstil och se till att du markerar "Min tabell har rubriker" i dialogrutan som visas. När du klickar på "OK" dina data kommer att formateras i en tabell med en filterknapp som löper över rubrikraden i din tabell.

Slutligen kan du sortera och filtrera en specifik serie data genom att välja och högerklicka på din data. Välj sedan mellan alternativen Filter och Sortera i menyn som visas.

Pivottabeller

Även om du inte har använt en tidigare, kommer alla med Excel-expertis att känna till de enorma fördelarna med en pivottabell. En pivottabell är ett verktyg som låter dig snabbt konvertera stora mängder data till en läsbar och användbar tabell. Du kan använda en pivottabell för att visa specifika kriterier i en tabell, kontrollera dina diagram och grafer och analysera numerisk data i detalj.

Alternativet för pivottabellen nås via fliken Infoga på menyfliksområdet.

När du har skapat den visas ett sidofält till höger om din skärm, där du kan manipulera och välja de data du vill analysera i din tabell.

Makron och VBA:er

Makron och VBA är sätt att automatisera data i Excel, användbart för datahanterare som vill spara tid när de arbetar med stora datamängder. De hjälper dig också att undvika fel som kan ha uppstått om du utfört uppgifterna manuellt.

Precis som med pivottabeller är att veta vad de gör det första steget för att demonstrera Excel-expertis—och du är ännu mer sannolikt att imponera om du kan visa att du vet hur du använder dem. Makron och VBA är nära besläktade:

• Makron—Detta är fantastiska kodrader för automatisera åtgärder du gör upprepade gånger i Excel, vilket sparar du måste gå igenom en serie klick varje gång du vill att en viss åtgärd ska inträffa. Till exempel, om du vill göra en viss cell röd och ändra textfärgen till vit, kan du skapa en knapp i ditt kalkylblad som låter dig göra detta, särskilt användbart om du måste gå igenom den här processen upprepade gånger.
• VBA—VBA är en förkortning för Visual Basic for Applications, det skriptspråk som används för att skapa makron.

Om detta låter lite för tekniskt för dig är det viktigaste att notera att makron och VBA är användbara verktyg i Excel för att skapa automatisering.

Förutom tipsen som listas i den här artikeln, kan du också finna att veta hur man skapar ett formulär, en checklista eller ett dynamiskt diagram till hjälp när du ska övertyga andra om dina Excel-kunskaper över genomsnittet.