6 manieren waarop Microsoft 365 nog beter kan zijn

Snelle links

• Microsoft zou meer training kunnen bieden

• Microsoft 365-software kan gebruikers- en apparaatvriendelijker zijn

• Er is een betere mobiele interface nodig < /li>

• AutoSave zou moeten werken… Automatisch!

• Het toevoegen van bijlagen aan samenvoegingen is te complex

• Te veel mensen zijn te duur

Doorgewinterde Microsoft 365-gebruikers zullen de briljantheid ervan verdedigen tot de koeien thuiskomen, en terecht. Het is flexibel en veelomvattend (en soms zelfs verslavend!), dus het is geen wonder dat in 2022 ruim 345 miljoen mensen hadden betaald om het te gebruiken. Maar het komt niet zonder frustrerende nadelen.

1. Microsoft zou meer training kunnen aanbieden

Omdat Microsoft 365 zo uitgebreid is, gebruiken de meeste mensen slechts een klein deel van de functionaliteit. De online trainingen van Microsoft behandelen alleen zeer complexe onderwerpen, zoals regeneratieve AI en het bouwen van add-ins. En hoewel er Microsoft-artikelen, blogs en video's over Microsoft 365 staan, zijn deze meestal kort en leggen ze de richtlijnen uit in de veronderstelling dat de gebruiker uitgebreide kennis van het pakket heeft, en niet erg interactief.

Microsoft zou zeker baat hebben bij het aanbieden van een meer gerichte en veelomvattende, door mensen geleide trainingscursus voor gebruikers op alle niveaus, zodat meer mensen de voordelen van deze dynamische reeks programma's echt kunnen waarderen en modernere programma's kunnen toevoegen vaardigheden toe aan hun cv.

2. Microsoft 365-software kan gebruikers- en apparaatvriendelijker zijn

De belangrijkste concurrent van Microsoft 365 is de Google Suite. Als Microsoft graag meer mensen weg wil lokken van zijn Google-tegenhanger, moet het nadenken over manieren om zijn programma's gebruiksvriendelijker te maken. Als je bijvoorbeeld altijd Google Documenten en Spreadsheets hebt gebruikt, kan het erg lastig zijn om over te stappen naar Microsoft Word en Excel. Het geheim van Google is eenvoud, waardoor veelgebruikte opties direct beschikbaar blijven en al het andere netjes is weggestopt in gemakkelijk te begrijpen vervolgkeuzelijsten. Met zijn complexe linten en talloze vervolgkeuzemenu's kan Microsoft 365 een onbegrijpelijke nachtmerrie zijn voor nieuwe of wisselende gebruikers.

Bovendien zou dit, omdat de Microsoft 365-software zo boordevol functies en menu's zit, ertoe kunnen leiden dat mensen met goedkope computers moeite hebben om deze soepel te bedienen. Apparaten met minder geheugen kunnen bijvoorbeeld moeite hebben met de vele processen die op de achtergrond plaatsvinden in grotere en complexere spreadsheets, Word-documenten en mailboxen. Uit een snelle Google-zoekopdracht blijkt inderdaad dat veel mensen vaak met dit probleem worstelen.

Hetzelfde geldt ook voor oudere apparaten of computers met oudere versies van besturingssystemen. Met regelmatige updates en nieuwe releases van Microsoft 365-programma's kunnen sommige oudere computers compatibiliteitsproblemen ondervinden met nieuwere Microsoft 365-functies.

Als ze dat nog niet doen, moeten de techneuten bij Microsoft ernaar streven een evenwicht te vinden tussen de geavanceerde functionaliteit van de 365-programma's en hun compatibiliteit met goedkopere of oudere computers.

3. Een betere mobiele interface is nodig

Wanneer je de mobiele apps van Microsoft 365 gebruikt, duurt het niet lang voordat je beseft dat ze niet zijn ontworpen voor optimaal gebruik op draagbare apparaten.

Als u bijvoorbeeld twee kolommen in een Excel-spreadsheet bevriest en deze op uw mobiel bekijkt, zult u zien dat de bevroren vensters uw scherm aanzienlijk domineren. En wanneer u overschakelt naar de liggende weergave, nemen de opmaak- en bewerkingsopties ongeveer de helft van uw scherm in beslag, wat betekent dat u weinig ruimte heeft om toegang te krijgen tot het celgedeelte van het blad.

Daar Er zijn ook zoveel opties in de bewerkings- en opmaakmenu's dat je de werkruimte uit het oog verliest, en het is zelfs nog moeilijker om de optie te vinden die je zoekt dan in de desktop-app.

Het is geweldig dat je onderweg toegang hebt tot het werk dat je op Microsoft 365 hebt gedaan via je mobiel, en de snelle synchronisatie met OneDrive maakt dit nog beter. Maar voordat het echt kan beweren dat je Microsoft 365 onderweg naadloos kunt gebruiken, moet Microsoft de mobiele versies van sommige van zijn apps optimaliseren.

4. AutoSave zou moeten werken… Automatisch!

Zou het niet geweldig zijn als u aan uw Microsoft Word-document zou kunnen werken zonder dat u het elke paar minuten hoeft op te slaan voor het geval uw computer uitvalt? Nou ja, dat kan wel met Microsoft 365, maar er is een voorbehoud.

De AutoSave to OneDrive-functie van Microsoft is een broodnodig vangnet en werkt ongeacht of u de programma's op een desktop, mobiel of tablet gebruikt. Het probleem is dat het pas in een versnelling komt als je je document handmatig hebt opgeslagen. Met andere woorden, als u uw document geen naam hebt gegeven en het met uw OneDrive hebt gesynchroniseerd en uw computer het plotseling opgeeft, zult u uw werk niet mooi in uw OneDrive-map aantreffen. In plaats daarvan moet je gewoon hopen dat andere herstelmethoden in plaats daarvan werken.

De AutoSave-optie zou zijn naam pas echt waarmaken als deze zou werken vanaf het moment dat u uw document voor het eerst hebt gemaakt, waarbij AI uw document doorzoekt om het een passende naam te geven en het op te slaan in een geschikte map op uw computer en in uw OneDrive.

5. Bijlagen toevoegen aan mail merges is te complex

Mail mergen is een supertijd- opslagtool voor het verzenden van gepersonaliseerde versies van dezelfde e-mail naar meerdere ontvangers. Het is ook erg handig om een ​​brief te schrijven om naar een groep mensen te sturen of om geïndividualiseerde adreslabels te maken.

Helaas is een groot nadeel van deze tool dat er geen simpele knop is om een ​​document toe te voegen aan alle e-mails die je via deze methode verzendt. In plaats daarvan moet u een invoegtoepassing van derden gebruiken of een complexe macro maken. Dit kan als een verrassing komen, aangezien Microsoft er over het algemeen goed aan doet om zorg te dragen voor de duidelijk nuttige functies, en aangezien veel e-mails inderdaad bijlagen bevatten, zou je denken dat Microsoft dit wel zou regelen. Omdat de inhoud van de e-mail die naar elke persoon wordt gestuurd grotendeels hetzelfde is, zou het bovendien een eenvoudig proces moeten zijn om een ​​bijlage aan de replicatie toe te voegen.

6. Te veel mensen zijn te duur

Hoewel Microsoft vier verschillende zakelijke 365-pakketten aanbiedt, zijn er slechts twee Microsoft 365-opties voor thuisgebruikers, en beide zijn prijzig. Microsoft zou dit probleem kunnen oplossen door bijvoorbeeld minder te vragen voor mensen die alleen Word, Excel en Outlook willen gebruiken, omdat velen zich niet druk maken over de andere programma's die in de dure abonnementskosten zijn inbegrepen.

Daarnaast moet u, als u Microsoft 365 gratis wilt gebruiken, de webgebaseerde versies van de software gebruiken. Microsoft zou zijn gebruikersbestand vergroten en bereid zijn betaalbaarder te zijn door een afgeslankte, gratis versie van zijn desktop-apps aan te bieden, vooral omdat Google Suite geen cent kost.

Laten we Microsoft hier wat eer geven. Microsoft 365 is een geweldige reeks programma's waarmee u uitgebreide en complexe bewerkingen voor veel verschillende doeleinden kunt uitvoeren, en u kunt ook feedback geven met uw ideeën voor nieuwe functies en verbeteringen. Met een paar kleine aanpassingen aan de problemen die in dit artikel aan de orde komen, zou Microsoft echt de kers op de 365-taart zijn.