Vergeet Premium Tools, hier leest u hoe ik Excel gebruik voor projectbeheer

Snelle links

• Gebruik vervolgkeuzelijsten

• Maak Gantt-diagrammen om de voortgang bij te houden

• Maak een voortgangstracker

• Toon einddatums en resterende tijd

U zou in de verleiding kunnen komen om op internet te zoeken naar programma's van het hoogste niveau u helpen met uw projectmanagement. Maar stop, ik ga je een aantal tools van Excel met je doornemen die je kunt gebruiken en hergebruiken om je project efficiënt te beheren zonder dat je dure software hoeft aan te schaffen.

Gebruik vervolgkeuzelijsten

Dropdownmenu's zijn een geweldige manier om uw werkprocessen te versnellen en uw projectmanagementsysteem professioneler te maken. Maak eerst de opties die moeten verschijnen wanneer u op een vervolgkeuzelijst klikt. Klik op de knop "+" onder aan uw werkmap en dubbelklik op het nieuwe tabblad om de naam Opties te wijzigen.

Ik heb werknemersnamen en taakstatus nodig als vervolgkeuzelijsten in mijn werkmap, dus ik zal hier de lijsten hiervoor maken.

Maak nu nog een blad waar de taken worden beheerd en hernoem het Taken.

Nadat u een tabel hebt gemaakt met de taaknamen aan de linkerkant en een toepasselijke koptekst bovenaan, selecteert u de cellen die de eerste vervolgkeuzelijst zullen bevatten met de opties die u zojuist op uw Opties-blad hebt gemaakt.

Klik vervolgens op het tabblad Gegevens op het lint op 'Gegevensvalidatie'.

In het veld Toestaan ​​van het dialoogvenster Gegevensvalidatie kiest u “Lijst”. Klik vervolgens op de veldpijl Bron, ga naar het tabblad Opties en selecteer de juiste waarden voor deze vervolgkeuzelijst. In mijn geval zijn dit de waarden onder de kop Namen van werknemers, en hun celverwijzingen worden dan weergegeven in het dialoogvensterveld. Hoewel de lijst met namen op ons optieblad loopt van A2 tot A10, heb ik A2 tot A100 geselecteerd voor onze gegevensvalidatie, omdat dit betekent dat alle nieuwe namen die ik aan de lijst toevoeg, ook zullen worden gekozen. Klik ten slotte op “OK”.

U ziet dan de lijst met namen verschijnen wanneer u op een cel in de kolom Toegewezene klikt.

Herhaal nu het proces voor de status kolom en wanneer u een vervolgkeuzelijst aan uw werkmap wilt toevoegen, kunt u uw Opties-blad gebruiken en verbergen om de keuzes te maken.

Maak Gantt-diagrammen om de voortgang bij te houden

Een Gantt-diagram is een eenvoudige maar effectieve tabel die laat zien welke taak nodig is die in een project moeten worden uitgevoerd en wanneer ze moeten worden voltooid.

Excel heeft tools voor het maken van eenvoudige Gantt grafieken, maar ze zijn minder aanpasbaar dan kaarten die helemaal opnieuw zijn gemaakt. Blijf lezen om te zien hoe u een dynamischer Gantt-diagram kunt maken.

Stap 1: Markeer uw timings handmatig

Klik op "+" onderaan uw werkmap om een ​​nieuw blad te maken en noem dit Timing. Typ op dit nieuwe blad de taken ' namen aan de linkerkant en de maanden bovenaan. Breng vervolgens uw voorgestelde tijdstippen in kaart met behulp van handmatige kleurvulling. Het maakt niet uit welke kleur je gebruikt, dit wordt later verdoezeld als we meer instellingen toevoegen. Selecteer de eerste cel die u wilt kleuren, houd Ctrl ingedrukt en selecteer vervolgens de overige cellen. Ga vervolgens naar de optie "Vulkleur" vervolgkeuzelijst op het tabblad Start op het lint en kies een kleur.

Stap 2: Kleur de cellen volgens de voortgang

Ik wil nu de cellen kleuren op basis van hun status. Ik doe dit door te verwijzen naar de status die ik voor elke taak heb ingesteld op het takenblad dat in het bovenstaande gedeelte is ingesteld. Gebruik in de eerste gekleurde cel van uw Gantt-diagram de VLOOKUP-formule:

=VLOOKUP(x,y,z)

waarbij x de celverwijzing is in het diagram dat u& #39;Als je omhoog kijkt, is y waar Excel moet zoeken om de corresponderende waarde te vinden, en z is het kolomnummer binnen de array.

Dit is wat ik in mijn eerste Gantt-diagramcel typ:

=VLOOKUP($A2,Tasks!$A$1:$C$1000,3)

Omdat ik gemengde en absolute verwijzingen (met behulp van het $-symbool) in onze formules heb gebruikt, kan ik kopiëren (Ctrl+C ) en plak (Ctrl+V) deze formule in de andere gekleurde cellen.

Als u een zwarte kleurvulling gebruikt, gebruik dan een wit lettertype zodat u de waarden tegen de zwarte achtergrond kunt zien.

Gebruik ten slotte Voorwaardelijke opmaak om de cellen te kleuren op basis van de waarden die ze bevatten.

Selecteer alle cellen in het Gantt-diagram en klik op het tabblad Start op het lint op Voorwaardelijke opmaak > Regels beheren.

Klik op 'Nieuwe regel' in het dialoogvenster dat verschijnt, en maak de volgende voorwaarden (nadat u ze allemaal hebt ingesteld, klikt u op "OK" om de volgende in te stellen):

1. Stel voor elke regel het Regeltype in op “Formatteer alleen cellen die deze bevatten.”
2. Selecteer "Specifieke tekst" en "Bevat" in de eerste twee vervolgkeuzelijsten.
3. Typ in het tekstvak Gereed, In behandeling, Niet gestart of Wijzigingen vereist sterk>voor elke regel die u maakt (aangezien dit de opties zijn in de VERT.ZOEKEN voor deze cellen die we in de vorige stap hebben gemaakt).
4. Zorg ervoor dat voor elke regel zowel de vulkleur als de tekstkleur hetzelfde zijn: groen voor Klaar, geel voor In uitvoering, enzovoort.

Je ziet dan de relevante Gantt-diagramcellen veranderen van kleur op basis van hun status op het takenblad.

Stap 3: Markeer de huidige maand

Begin met het typen van de eerste datum van elke maand in korte vorm waar u oorspronkelijk de naam van de maand getypt. Vervang dus bijvoorbeeld de tekst in de cel met januari door 01/01/2024. Doe vervolgens hetzelfde voor februari, voordat u Automatisch aanvullen gebruikt om de resterende maanden te voltooien. Door dit te doen, weet Excel dat dit datums zijn en niet alleen maar tekst. Wijzig vervolgens de letterkleur van deze datums in grijs.

Om deze weer om te zetten in de namen van de maanden, selecteert u alle datums, klikt u op de vervolgkeuzelijst Getalnotatie op het tabblad Start op het lint en klikt u op 'Meer getalnotaties.'

Open in het dialoogvenster Cellen opmaken de optie "Getal" tabblad en klik op 'Aangepast' in de categorielijst. Typ vervolgens in het veld Type MMMM.

Klik vervolgens op "OK" om het resultaat te zien. Om de huidige maand nu te laten opvallen, selecteert u alle maanden in uw Gantt-diagram en klikt u op Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel. Klik in het dialoogvenster op “Alleen cellen opmaken die bevatten,” selecteer “Datums die voorkomen” in het eerste vervolgkeuzemenu en "Deze maand" in de seconde. Kies vervolgens de opmaak die u wilt gebruiken om de huidige maand te laten opvallen, zoals zwarte en vetgedrukte tekst. Klik ten slotte op “OK”.

U heeft nu uw ingevulde en dynamische Gantt-diagram waarin de voortgang wordt weergegeven en de huidige maand wordt benadrukt.

Maak een voortgangstracker

Met behulp van het Gantt-diagram dat is gemaakt in de hierboven beschreven stappen, kunt u nu een voortgangstracker maken. U kunt dit doen op hetzelfde blad als waar uw Gantt-diagram zich bevindt, of op een nieuw tabblad. In mijn geval wil ik laten zien hoeveel vierkanten in ons Gantt-diagram zijn gemarkeerd als Klaar, In uitvoering, Niet gestart en Wijzigingen vereist, en vervolgens een algemeen voortgangspercentage berekenen.

Naar Als ik dit doe, moet ik de functie AANTAL.ALS gebruiken, die deze syntaxis volgt:

=AANTAL.ALS(x,y)

waarbij x de array is die moet worden geëvalueerd en y is het criterium om te tellen.

Voor de telling Gereed typen we dus

=COUNTIF($B$2:$I$10,"Klaar")

• $B$2: $I$10—Hiermee wordt verwezen naar de cellen in het Gantt-diagram met een absolute verwijzing (let op de $-symbolen).
• "Gereed"—Gebruik de aanhalingstekens om Excel te laten weten dat u wilt tellen hoe vaak deze tekstreeks in de array voorkomt.

Kopieer en plak vervolgens deze formule voor de resterende details in uw voortgangstracker, waarbij u de waarde y wijzigt in overeenkomen met de waarde die u wilt tellen.

Bereken vervolgens de algehele voortgang met behulp van de volgende formule:

=SUM(a/(a+b+c+d))

Waarbij a het aantal cellen in uw Gantt-diagram is dat het woord Gereed bevat, en b, c en d het aantal cellen is dat de andere statusmarkeringen bevat. Vergeet niet om de getalnotatie van deze cel te wijzigen in een percentage.

Terwijl de cel met het nieuw berekende percentage is geselecteerd, klikt u op het tabblad Invoegen op het lint op de hieronder gemarkeerde knop Grafiek en selecteert u een 2D-staafdiagram.

Formatteer vervolgens uw diagram om alle details te verwijderen die u niet nodig heeft, wat resulteert in een voortgangsbalk die uw algehele voortgang weergeeft.

Verwijder de rasterlijnen om uw voortgangsbalk beter leesbaar te maken en er professioneler uit te zien.

Toon vervaldata en resterende tijd

Naast het volgen van de voortgang van uw project, kunt u U kunt ook de verstreken tijd en de resterende tijd bijhouden.

1. Typ eerst het start- en vervaldatum handmatig met behulp van een datumformaat dat bij uw regio past. Excel converteert dit automatisch naar een datumformaat en indien nodig kunt u het datumformaat aanpassen.

2. Voeg vervolgens de datum van vandaag toe door

=TODAY()

te typen en op enter te drukken.

3. Ten derde, bereken de tot nu toe verstreken dagen met behulp van de volgende formule:

=SUM(x-y)

waarbij x de cel is die de datum van vandaag bevat, en y de cel is die de startdatum bevat. Bereken vervolgens de verstreken weken door de verstreken dagen te delen door zeven.

4. Je kunt de resterende dagen ook berekenen met de volgende formule:

=SOM(a-b)

waarbij a de cel is die de vervaldatum bevat, en b is de cel met de datum van vandaag. Bereken opnieuw de resterende weken door de resterende dagen te delen door zeven.

5. Creëer vervolgens een percentage van de verstreken tijd met de volgende formule:

=SUM(c/(c+d))

Waarbij c het totale aantal verstreken dagen is en d het totale aantal resterende dagen.

6. Maak ten slotte een 2D-staafdiagram met behulp van de methode die in de vorige sectie is beschreven.

Nu u de perfecte spreadsheet voor projectbeheer heeft gemaakt, kunt u overwegen Excel te gebruiken om uw budgetten bij te houden!