Snabblänkar
- Använd rullgardinsmenyn
- Skapa Gantt-diagram för att spåra framsteg
- Skapa en framstegsspårare
- Visa förfallodatum och återstående tid
Du kan bli frestad att surfa på webben efter program i toppklass för att hjälpa dig med din projektledning. Men sluta—jag ska prata om några av Excels verktyg som du kan använda och återanvända för att effektivt hantera ditt projekt utan att behöva betala för dyr programvara.
Använd rullgardinsmenyn
Drop-downs är ett utmärkt sätt att påskynda dina arbetsprocesser och göra ditt projektledningssystem mer professionellt. Skapa först alternativen som ska visas när du klickar på en rullgardinscell. Klicka på "+" längst ned i arbetsboken och dubbelklicka på den nya fliken för att byta namn på den till Alternativ.
Jag behöver anställdas namn och uppgiftsstatus som rullgardinsalternativ i min arbetsbok, så jag skapar listorna för dessa här.
strong>
Skapa nu ett annat ark där uppgifterna kommer att hanteras och döp om det till Uppgifter.
Efter att ha skapat en tabell med uppgiftsnamnen till vänster och en lämplig rubrik högst upp, välj de celler som kommer att innehålla den första rullgardinsmenyn med alternativen du just skapade på ditt Alternativ-ark.
Klicka sedan på "Datavalidering" på fliken Data på menyfliksområdet.
I fältet Tillåt i dialogrutan Datavalidering väljer du "Lista" Klicka sedan på pilen i fältet Källa, gå till bladet Alternativ och välj lämpliga värden för den här rullgardinsmenyn. I mitt fall är det värdena under rubriken Employee Names, och deras cellreferenser kommer då att visas i dialogrutan. Även om listan med namn går från A2 till A10 på vårt Options-blad, har jag valt A2 till A100 för vår datavalidering, eftersom det innebär att alla nya namn jag lägger till i listan också kommer att väljas. Klicka slutligen på "OK."
Du kommer då att se listan med namn visas när du klickar på valfri cell i kolumnen Tilldelade.
Upprepa nu processen för Status kolumn, och när du vill lägga till en rullgardinslista till din arbetsbok kan du använda och dölja bladet Alternativ för att skapa valen.
Skapa Gantt-diagram för att spåra framsteg
Ett Gantt-diagram är en enkel men effektiv tabell som visar vilken uppgift som krävs ska göras i ett projekt och när de behöver slutföras.
Excel har verktyg för att skapa enkel Gantt diagram , men de är mindre anpassningsbara än de som skapats från början. Fortsätt läsa för att se hur du skapar ett mer dynamiskt Gantt-diagram.
Steg 1: Markera dina tider manuellt
Klicka på "+" längst ner i din arbetsbok för att skapa ett nytt ark, och kalla det Timing. På det här nya arket skriver du uppgifterna' namnen till vänster och månaderna överst. Kartlägg sedan dina föreslagna tider med manuell färgfyllning. Det spelar ingen roll vilken färg du använder, eftersom detta kommer att täckas upp senare när vi lägger till fler inställningar. Markera den första cellen du vill färglägga, håll ned Ctrl och välj sedan de återstående cellerna. Gå sedan till "Fyllfärg" rullgardinsmenyn på fliken Hem på menyfliksområdet och välj en färg.
Steg 2: Färglägg cellerna enligt framsteg
Jag vill nu färglägga cellerna efter deras status. Jag ska göra detta genom att hänvisa till statusen jag ställer in för varje uppgift på uppgiftsbladet som ställts in i avsnittet ovan. I den första färgade cellen i ditt Gantt-diagram, använd VLOOKUP-formeln:
=VLOOKUP(x,y,z)
där x är cellreferensen i diagrammet du& #39;om du tittar upp, y är där Excel ska leta för att hitta motsvarande värde, och z är kolumnnumret i arrayen.
Så här är vad jag ska skriva in i min första Gantt-diagramcell:
=LOOKUP($A2,Tasks!$A$1:$C$1000,3)
Eftersom jag har använt blandade och absoluta referenser (med symbolen $) i våra formler kan jag kopiera (Ctrl+C ) och klistra in (Ctrl+V) denna formel i de andra färgade cellerna.
Om du använder en svart färgfyllning, använd vit typsnitt så att du kan se värdena mot den svarta bakgrunden.
Använd slutligen villkorlig formatering för att färglägga cellerna baserat på de värden de innehåller.
Markera alla celler i Gantt-diagrammet och på fliken Hem på menyfliksområdet klickar du på Villkorlig formatering > Hantera regler.
Klicka på "Ny regel" i dialogrutan som visas och skapa följande villkor (efter att du har ställt in var och en klickar du på "OK" för att ställa in nästa):
- För varje regel, ställ in Regeltyp till "Formatera endast celler som innehåller."
- Välj "Specifik text" och "Innehåller" i de två första rullgardinsrutorna.
- I textrutan skriver du Klar, Pågår, Inte startat eller Ändringar krävs stark >för varje regel du skapar (eftersom dessa är alternativen i VLOOKUP för dessa celler som vi skapade i föregående steg).
- För varje regel, formatera både fyllningsfärgen och textfärgen så att de är samma—grön för Klar, gul för Pågående och så vidare.
Du kommer då att se relevant Gantt-diagramceller ändrar färg baserat på deras status i uppgiftsbladet.
Steg 3: Markera den aktuella månaden
Börja med att skriva det första datumet för varje månad i kort form där du ursprungligen skrev månadens namn. Så, till exempel, ersätt texten i cellen som innehåller januari med 01/01/2024. Gör sedan samma sak för februari innan du använder Autofyll för att slutföra de återstående månaderna. Om du gör detta berättar Excel att detta är datum och inte bara text. Ändra sedan teckensnittsfärgen för dessa datum till grått.
För att göra om dessa tillbaka till namnen på månaderna, välj alla datum, klicka på rullgardinsmenyn Talformatering på fliken Hem på menyfliksområdet och klicka på "Fler talformat."
I dialogrutan Formatera celler öppnar du "Number" fliken och klicka på "Anpassad" i kategorilistan. Skriv sedan MMMM i fältet Typ.
Klicka sedan på "OK" för att se resultatet. För att nu få den aktuella månaden att sticka ut, välj alla månader i ditt Gantt-diagram och klicka på Villkorlig formatering > Ny regel. I dialogrutan klickar du på "Formatera endast celler som innehåller" välj "Datum som inträffar" i den första rullgardinsmenyn och "Denna månad" på sekunden. Välj sedan den formatering du vill använda för att få den aktuella månaden att sticka ut, till exempel svart och fet text. Klicka slutligen på "OK."
Du har nu ditt färdiga och dynamiska Gantt-diagram med framstegen som visas och den aktuella månaden framhävd.
Skapa en Progress Tracker
Med hjälp av Gantt-diagrammet som skapats i stegen ovan kan du nu skapa en framstegsmätare. Du kan antingen göra detta på samma ark som där ditt Gantt-diagram finns eller på en ny flik. I mitt fall vill jag visa hur många rutor i vårt Gantt-diagram som är markerade som Klar, Pågår, Ej påbörjad och Ändringar krävs, och sedan beräkna en total framstegsprocent.
Till gör detta måste jag använda COUNTIF-funktionen, som följer denna syntax:
=COUNTIF(x,y)
där x är arrayen som ska utvärderas och y är kriteriet att räkna.
Så för räkningen Klar skriver vi
=COUNTIF($B$2:$I$10,"Klart")
- $B$2: $I$10—Detta refererar till cellerna i Gantt-diagrammet med en absolut referens (lägg märke till $-symbolerna).
- "Klart"—Använd citattecken för att tala om för Excel att du vill räkna antalet gånger den här textsträngen visas i arrayen.
Kopiera sedan och klistra in den här formeln för återstående detaljer i din framstegsmätare, ändra värdet y till matcha det värde du vill räkna.
Beräkna sedan det totala framsteg med följande formel:
=SUMMA(a/(a+b+c+d))
Där a är antalet celler i ditt Gantt-diagram som innehåller ordet Klar, och b, c och d är antalet celler som innehåller de andra statusmarkörerna. Kom ihåg att ändra talformatet för denna cell till en procentsats.
stark>
Med cellen som innehåller den nyligen beräknade procentsatsen markerad, i fliken Infoga på menyfliksområdet, klicka på Diagram-knappen markerad nedan och välj ett 2D-stapeldiagram.
Formatera sedan ditt diagram för att ta bort alla detaljer du inte behöver, vilket resulterar i en förloppsindikator som visar dina övergripande framsteg.
Ta bort rutnätet för att göra din förloppsindikator lättare att läsa och se mer professionell ut.
Visa förfallodatum och återstående tid
Förutom att spåra ditt projekts framsteg kan du kan också spåra förfluten tid och återstående tid.
1. Skriv först in start- och förfallodatum manuellt med ett datumformat som passar din region. Excel kommer automatiskt att konvertera detta till ett datumformat, och du kan ändra datumformatet om det behövs.
2. Lägg sedan till dagens datum genom att skriva
=TODAY()
och trycka på enter.
3. För det tredje, beräkna de dagar som förflutit hittills med följande formel:
=SUMMA(x-y)
där x är cellen som innehåller dagens datum och y är cellen som innehåller startdatumet. Beräkna sedan de förflutna veckorna genom att dividera dagarna som förflutit med sju.
4. Du kan också beräkna antalet återstående dagar med följande formel:
=SUM(a-b)
där a är cellen som innehåller förfallodatumet, och b är cellen som innehåller dagens datum. Återigen, beräkna återstående veckor genom att dividera de återstående dagarna med sju.
5. Skapa sedan en procentandel av tiden som gått med följande formel:
=SUMMA(c/(c+d))
Där c är det totala antalet dagar som förflutit och d är det totala antalet dagar som återstår.
6. Skapa slutligen ett 2D-stapeldiagram med den metod som beskrivs i föregående avsnitt.
Nu har du skapat det perfekta kalkylarket för projektledning, överväg att använda Excel för att hjälpa dig övervaka dina budgetar!