Jag använder villkorlig formatering i de flesta kalkylblad: Här är varför

Snabblänkar

• Hur kommer du åt verktyget för villkorlig formatering?

• Villkorlig formatering kan framhäva vissa värden

• Villkorlig formatering fungerar med att ändra data

• Du kan enkelt jämföra data

• Saker att notera

Att manuellt framhäva värden i stora datamängder kan vara både tidskrävande och felbenägen, särskilt om din data sannolikt kommer att förändras över tiden. Med det i åtanke kan användning av villkorad formatering hjälpa till att eliminera dessa två hinder.

Villkorlig formatering formaterar en cell eller ett cellintervall baserat på villkor som du har tillämpat. I exemplen nedan kommer jag att visa dig några vardagliga användningar av detta otroligt användbara verktyg, så att du kan låta Excel göra det hårda arbetet åt dig.

Hur kommer du åt verktyget för villkorlig formatering?

För att komma åt verktyget för villkorsstyrd formatering, markera cellen eller cellerna som du vill formatera, och på fliken Hem på menyfliksområdet klickar du på "Villkorlig formatering" i gruppen Stilar. Därifrån ser du de många olika tillgängliga alternativen.

Jag tänker inte gå igenom varje användning av villkorlig formatering, eftersom det finns hundratals! Istället vill jag dela med mig av några praktiska användningsområden som du kan använda för vardagliga sysslor.

Villkorlig formatering kan markera vissa värden

Bland dess många användningsområden är Excel mest känt för sin förmåga att presentera och organisera data för dig att använda och analysera. För att göra analysprocessen mycket enklare kan du använda villkorlig formatering för att markera celler som innehåller vissa värden, unika eller dubblerade celler, högsta och lägsta värden inom en datamängd och i många andra liknande scenarier.

Markera celler som innehåller vissa värden

Låt säga att du ordnar en fest och du har tagit emot allas matbeställningar. Du vill nu att Excel ska markera varje biffbeställning, eftersom du måste fråga gästerna hur de gillar den tillagad.

Välj först den data som du tillämpar villkoret på—i det här fallet är det hela kolumn C. Klicka sedan på rullgardinsmenyn Villkorlig formatering och klicka på "Ny regel."

I dialogrutan klickar du på "Formatera endast celler som innehåller" och i det första rullgardinsmenyn väljer du "Specific Text." Se till att du klickar på "Innehåller" i nästa listruta, men notera de andra alternativen som du också kan använda i detta skede. Skriv sedan i den tomma fältrutan texten du vill markera i dina valda celler—i vårt fall är det "Biff"—och skapa sedan den formatering du vill ha för dessa celler genom att klicka på "Formatera ." När du är klar klickar du på "OK."

Nu, alla celler innehållande "biff" kommer att markeras i gult.

Markera unika eller dubblerade celler

Du kan använda villkorlig formatering för att enkelt identifiera dubbletter eller anomalier i en datamängd. Detta är ett riktigt effektivt sätt att effektivt städa upp ditt kalkylblad. Jag använder det här verktyget hela tiden på min semesterpaketlista. Eftersom jag alltid lägger till det och kommer åt det både på min dator och på resande fot via OneDrive, lägger jag ibland till objekt som redan finns där.

För att automatiskt markera dubblerade celler, välj relevant data och i rullgardinsmenyn Villkorlig formatering klickar du på "Ny regel"

I den resulterande dialogrutan klickar du på "Formatera endast unika eller duplicerade värden," och välj "Duplicera." i rullgardinsmenyn. Definiera den formatering du vill ha för dessa celler genom att klicka på "Formatera" När du är klar klickar du på "OK."

Så här packar min semester listan ser ut när jag använder det här verktyget.

Jag kan nu gå och ta bort en av varje objekt som dupliceras. Och eftersom den villkorliga formateringen är anpassningsbar, så fort jag tar bort en dubblett, förlorar den andra också sin formatering (eftersom den inte längre är en dubblett). Som ett resultat kommer jag att få ett snyggt, snyggt kalkylblad.

Du kan också göra samma sak med unika celler—det vill säga celler som innehåller data som skiljer sig från resten av arrayen. Klicka bara på "Unik" istället för "Duplicera" i den relevanta rullgardinsmenyn.

Att lyfta fram de högsta och lägsta värdena

Som en ivrig fotbollsfan gillar jag att betygsätta spelare baserat på deras prestationer i varje spel, och sedan enkelt se vem som har spelat konsekvent bra. För att göra detta gör jag att Excel automatiskt markerar de två högsta betygen för varje spel.

Välj först det dataintervall du vill utvärdera. I mitt fall kommer det att vara den första kolumnen som innehåller data. Jag vill inte välja all data i min tabell, eftersom det då kommer att markera de två högsta betygen för alla spel, medan jag vill göra detta för varje spel individuellt.

figur>

Klicka sedan på "Ny regel" i menyn Villkorlig formatering. I dialogrutan klickar du på "Formatera endast topp- eller bottenrankade värden," och i rullgardinsmenyn väljer du "Överst" (eller klicka på "Nedre" om du vill markera de lägsta värdena). Skriv sedan parametrarna för dina villkor i nummerfältet. Om du till exempel klickar på "1" kommer detta att markera det enskilt högsta värdet i din data. Kontrollera även "%" ruta om du vill ange dina parametrar i procent. Skapa den formatering du vill ha för dessa celler och när du är klar klickar du på "OK."

strong>

Så här kommer mitt ark att se ut. Lägg märke till hur fem poäng har markerats, eftersom fler än två personer uppnådde den höga poängparametern som jag ställde in i min regel.

Därefter bör du använda formatmålaren för att tillämpa samma villkor på nästa kolumn och sedan ändra formateringen av värdena som uppfyller dina kriterier, så att det går att skilja från den första kolumnen.

Villkorlig formatering fungerar med att ändra data

I det första avsnittet formaterade vi celler som innehåller ett fast värde, men Excel låter dig också enkelt ändra parametrarna för att formatera dina celler utan att behöva ändra reglerna.

Låt oss till exempel anta att vi har olika hushållsjobb som måste slutföras, och vi har tilldelat varje jobb till en familjemedlem varje dag. Vi vill nu se alla jobb som en viss familjemedlem har blivit tilldelad.

För att göra detta, välj först all data du vill söka efter. Klicka sedan på "Ny regel" i menyn Villkorlig formatering. I dialogrutan klickar du på "Formatera endast celler som innehåller" och i det första rullgardinsmenyn väljer du "Cellvärde." Klicka sedan på "Lika med" i det andra rullgardinsmenyn. Klicka sedan på textfältet innan du klickar på cellen som du ska använda som variabelparameter. I vårt fall är det B1. Skapa slutligen den formatering du vill ha för dessa celler och klicka på "OK."

Sedan, i cellen du valde i din villkorliga formateringsregel, skriv ett ord eller nummer som matchar några av uppgifterna i tabellen för att se varje skiftläge för det ordet eller siffran markeras.

Du kan också välja variabelvärdet från en rullgardinslista som du skapar i Excel .

Du kan jämföra Data enkelt

Hittills har jag pratat om hur villkorlig formatering kan hjälpa dig att identifiera vissa värden inom en uppsättning data. Villkorlig formatering är dock lika användbar för att jämföra tal inom ett intervall.

Gå tillbaka till fotbollsspelares betyg från tidigare, istället för att markera de högsta eller lägsta värdena, låt oss jämföra hur alla spelare presterade.

Välj först den data du vill använda. I vårt fall är det betygen från det första spelet i kolumn B. Välj sedan bland de tre följande alternativen i rullgardinsmenyn Villkorlig formatering:

• Datafält (se skärmdump nedan)—Detta fyller delvis varje cell beroende på värdet jämfört med de andra i intervallet. Cellerna som innehåller det högsta värdet kommer att vara helt ifyllda och cellerna med det lägsta värdet kommer att fyllas i bråkdelar.
• Färgskalor—Detta färgar cellerna i en gradient beroende på vilka värden de innehåller.
• Ikonuppsättningar—Detta lägger till olika ikoner beroende på cellvärdena.

Saker att notera

Om du verkligen får buggen för villkorlig formatering och upptäcker att du använder den i de flesta av dina kalkylark som jag gör, så finns det några små saker att notera.

• Ju mer villkorad formatering du inkluderar (eller ju större din datamängd som innehåller villkorlig formatering), desto långsammare kan saker och ting bli i ditt kalkylark. Detta beror på att Excel måste tillämpa villkoren på varje cell individuellt, och om du har många regler kan detta ta lite tid. Det är inga problem med detta om du är villig att vänta, men om du vill arbeta snabbt är det värt att begränsa användningen.
• Var försiktig med överlappande regler, särskilt om du oavsiktligt tillämpar motstridiga villkor på en cell. Se till att du vet exakt var dina befintliga formateringsregler finns innan du lägger till nya.
• Att lägga till rader och kolumner eller flytta runt saker där villkorlig formatering redan finns på plats kan orsaka problem. Som med föregående punkt, se till att du vet var du redan har placerat några regler och dubbelkolla att de är där du vill att de ska vara efter att du har gjort ändringar i ditt arks layout.

I rullgardinsmenyn Villkorlig formatering kan du också hantera reglerna som tillämpas på ditt ark, och du kan också rensa regler från valda celler, hela arket eller en tabell .