Ik gebruik voorwaardelijke opmaak in de meeste spreadsheets: hier is waarom

Snelle links

• Hoe krijg je toegang tot het hulpprogramma voor voorwaardelijke opmaak?

• Voorwaardelijke opmaak kan bepaalde waarden benadrukken

• Voorwaardelijke opmaak werkt bij het wijzigen van gegevens

• U kunt gegevens eenvoudig vergelijken

• Waar u op moet letten

Het handmatig markeren van waarden in grote datasets kan zowel tijdrovend als foutgevoelig zijn, vooral als de kans groot is dat uw gegevens in de loop van de tijd zullen veranderen. Met dat in gedachten kan het gebruik van voorwaardelijke opmaak deze twee hindernissen helpen wegnemen.

Voorwaardelijke opmaak maakt een cel of een celbereik op op basis van de voorwaarden die u heeft toegepast. In de onderstaande voorbeelden laat ik u enkele dagelijkse toepassingen van dit ongelooflijk nuttige hulpmiddel zien, zodat u Excel het harde werk voor u kunt laten doen.

Hoe krijgt u toegang tot de voorwaardelijke opmaaktool?

Om toegang te krijgen tot het hulpmiddel voor voorwaardelijke opmaak, markeert u de cel of cellen die u wilt opmaken, en klikt u op het tabblad Home op het lint op "Voorwaardelijke opmaak" in de groep Stijlen. Van daaruit ziet u de vele verschillende beschikbare opties.

Ik ga niet elk gebruik van voorwaardelijke opmaak doornemen, want er zijn er honderden! In plaats daarvan wil ik een paar praktische toepassingen met u delen die u kunt toepassen op dagelijkse taken.

Voorwaardelijke opmaak kan bepaalde waarden benadrukken

Naast de vele toepassingen staat Excel vooral bekend om zijn vermogen om gegevens te presenteren en te ordenen, zodat u deze kunt gebruiken en analyseren. Om het analyseproces veel eenvoudiger te maken, kunt u voorwaardelijke opmaak gebruiken om cellen te markeren die bepaalde waarden bevatten, unieke of gedupliceerde cellen, de hoogste en laagste waarden binnen een gegevensset, en in veel andere vergelijkbare scenario's.

Cellen markeren die bepaalde waarden bevatten

Laten we zeggen dat je een feest organiseert en dat je de etenbestellingen van iedereen hebt aangenomen. U wilt nu dat Excel elke steakbestelling markeert, omdat u de gasten moet vragen hoe zij het lekker vinden.

Selecteer eerst de gegevens waarop u de voorwaarde toepast – in dit geval is dit de hele kolom C. Klik vervolgens in het vervolgkeuzemenu Voorwaardelijke opmaak op "Nieuwe regel."

Klik in het dialoogvenster op “Alleen cellen opmaken die bevatten,” en selecteer in de eerste vervolgkeuzelijst "Specifieke tekst." Zorg ervoor dat u op "Bevat" in de volgende vervolgkeuzelijst, maar noteer de andere opties die u in dit stadium ook kunt gebruiken. Typ vervolgens in het lege veldvak de tekst die u wilt markeren in de geselecteerde cellen (in ons geval is dit 'Steak') en maak vervolgens de gewenste opmaak voor deze cellen door op 'Opmaak' te klikken. ." Als u klaar bent, klikt u op 'OK'.

Nu, alle cellen met "Biefstuk" wordt geel gemarkeerd.

Unieke of dubbele cellen markeren

U kunt voorwaardelijke opmaak gebruiken om eenvoudig duplicaten of afwijkingen in een gegevensset te identificeren. Dit is een zeer effectieve manier om uw spreadsheet efficiënt op te schonen. Ik gebruik deze tool de hele tijd op mijn vakantiepaklijst. Omdat ik er altijd iets aan toevoeg en er toegang toe heb, zowel op mijn computer als onderweg via OneDrive, voeg ik soms per ongeluk items toe die er al zijn.

Om automatisch dubbele cellen te markeren, selecteert u de relevante gegevens en klikt u in het vervolgkeuzemenu Voorwaardelijke opmaak op “Nieuwe regel”.

Klik in het resulterende dialoogvenster op “Alleen unieke of dubbele waarden opmaken”, en selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Dupliceren'. Definieer de gewenste opmaak voor deze cellen door op “Opmaak” te klikken. Als u klaar bent, klikt u op 'OK'.

Zo pak ik mijn vakantie in lijst ziet eruit wanneer ik deze tool toepas.

Ik kan nu een van elk item dat is gedupliceerd, verwijderen. En omdat de voorwaardelijke opmaak aanpasbaar is, verliest de andere, zodra ik een duplicaat verwijder, ook zijn opmaak (omdat het niet langer een duplicaat is). Het resultaat is dat ik een mooie, opgeruimde spreadsheet krijg.

Je kunt hetzelfde doen met unieke cellen, dat wil zeggen cellen die andere gegevens bevatten dan de rest van de array. Klik eenvoudig op "Uniek" in plaats van "Dupliceren" in het relevante vervolgkeuzemenu.

De hoogste en laagste waarden benadrukken

Als fervent voetbalfan beoordeel ik spelers graag op basis van hun prestaties in elke wedstrijd, zodat ik gemakkelijk kan zien wie consistent goed heeft gespeeld. Om dit te doen, laat ik Excel automatisch de hoogste twee beoordelingen voor elk spel markeren.

Selecteer eerst het gegevensbereik dat u wilt evalueren. In mijn geval zal dit de eerste kolom zijn die gegevens bevat. Ik wil niet alle gegevens in mijn tabel selecteren, omdat dan de hoogste twee beoordelingen van alle games naar voren komen, terwijl ik dit voor elk spel afzonderlijk wil doen.

Klik vervolgens in het menu Voorwaardelijke opmaak op “Nieuwe regel”. Klik in het dialoogvenster op "Alleen hoogste of laagste gerangschikte waarden opmaken," en selecteer in de vervolgkeuzelijst "Top" (of klik op “Onder” als u de laagste waarden wilt markeren). Typ vervolgens in het getalveld de parameters van uw voorwaarden. Als u bijvoorbeeld op '1' klikt, wordt de hoogste waarde in uw gegevens gemarkeerd. Controleer ook de "%" vakje als u uw parameters als percentage wilt weergeven. Creëer de gewenste opmaak voor deze cellen, en als je klaar bent, klik je op “OK”.

Dit is hoe mijn werkblad eruit zal zien. Merk op hoe vijf scores zijn gemarkeerd, aangezien meer dan twee mensen de parameter voor de hoogste score hebben behaald die ik in mijn regel heb ingesteld.

Vervolgens moet u Opmaak kopiëren/plakken gebruiken om dezelfde voorwaarden op de volgende kolom toe te passen en vervolgens de opmaak wijzigen van de waarden die aan uw criteria voldoen, zodat deze te onderscheiden zijn van de eerste kolom.

Voorwaardelijke opmaak werkt bij het wijzigen van gegevens

In het eerste gedeelte hebben we cellen opgemaakt die een vaste waarde bevatten, maar in Excel kunt u ook eenvoudig de parameters voor het opmaken van uw cellen wijzigen zonder dat u de regels hoeft te wijzigen.

Laten we bijvoorbeeld aannemen dat we verschillende huishoudelijke taken hebben die moeten worden uitgevoerd, en dat we elke taak elke dag aan een familielid hebben toegewezen. We willen nu alle banen zien die aan een bepaald familielid zijn toegewezen.

Om dit te doen, selecteert u eerst alle gegevens die u wilt doorzoeken. Klik vervolgens in het menu Voorwaardelijke opmaak op “Nieuwe regel”. Klik in het dialoogvenster op “Alleen cellen opmaken die bevatten,” en selecteer in de eerste vervolgkeuzelijst "Celwaarde." Klik vervolgens in het tweede vervolgkeuzeveld op 'Gelijk aan'. Klik vervolgens op het tekstveld voordat u op de cel klikt die u als variabele parameter gaat gebruiken. In ons geval is dat B1. Creëer ten slotte de gewenste opmaak voor deze cellen en klik op “OK”.

Typ vervolgens in de cel die u heeft geselecteerd in uw voorwaardelijke opmaakregel een woord of getal dat overeenkomt met enkele gegevens in uw tabel, zodat elk hoofdlettergebruik van dat woord of getal wordt gemarkeerd.

U kunt ook de variabelewaarde kiezen uit een vervolgkeuzelijst die u in Excel maakt.

Je kunt vergelijken Gemakkelijk gegevens verwerken

Tot nu toe heb ik gesproken over hoe voorwaardelijke opmaak u kan helpen bepaalde waarden binnen een reeks gegevens te identificeren. Voorwaardelijke opmaak is echter even nuttig voor het vergelijken van getallen binnen een bereik.

Laten we, in plaats van de hoogste of laagste waarden te benadrukken, teruggaan naar de beoordelingen van voetbalspelers van eerder en vergelijken hoe alle spelers presteerden.

Selecteer eerst de gegevens die u wilt gebruiken. In ons geval zijn dit de beoordelingen van de eerste game in kolom B. Kies vervolgens in de vervolgkeuzelijst Voorwaardelijke opmaak uit de drie volgende opties:

• Gegevensbalken (zie onderstaande schermafbeelding)—Hiermee wordt elke cel gedeeltelijk gevuld, afhankelijk van de waarde in vergelijking met de andere cellen in het bereik. De cellen met de hoogste waarde worden volledig gevuld en de cellen met de laagste waarde worden gedeeltelijk gevuld.
• Kleurschalen—Hiermee worden de cellen in een verloop gekleurd, afhankelijk van de waarden die ze bevatten.
• Pictogrammensets—Hiermee worden verschillende pictogrammen toegevoegd, afhankelijk van de celwaarden.

Dingen om op te letten

Als u inderdaad last krijgt van de bug in de voorwaardelijke opmaak en merkt dat u deze in de meeste van uw spreadsheets gebruikt, zoals ik dat doe, dan zijn er een paar kleine dingen waar u op moet letten.

• Hoe meer voorwaardelijke opmaak u opneemt (of hoe groter uw gegevensset met voorwaardelijke opmaak is), des te trager kunnen de zaken in uw spreadsheet worden. Dit komt omdat Excel de voorwaarden op elke cel afzonderlijk moet toepassen, en als u veel regels heeft, kan dit enige tijd duren. Dit is geen probleem als je bereid bent te wachten, maar als je snel wilt werken, is het de moeite waard om het gebruik ervan te beperken.
• Wees voorzichtig met overlappende regels, vooral als u onbedoeld tegenstrijdige voorwaarden op een cel toepast. Zorg ervoor dat u precies weet waar uw bestaande opmaakregels zich bevinden voordat u nieuwe toevoegt.
• Het toevoegen van rijen en kolommen of het verplaatsen van dingen waar voorwaardelijke opmaak al aanwezig is, kan problemen veroorzaken. Zorg er, net als bij het vorige punt, voor dat u weet waar u bepaalde regels al heeft geplaatst, en controleer nogmaals of ze op de gewenste plek staan ​​nadat u wijzigingen in de lay-out van uw blad hebt aangebracht.

In de vervolgkeuzelijst Voorwaardelijke opmaak kunt u ook de regels beheren die op uw blad worden toegepast, en u kunt ook regels wissen uit geselecteerde cellen, het hele blad of een tabel .