AllInfo

6 sätt att göra ditt Excel-kalkylblad lätt att läsa

admin

Snabblänkar

Det är väl och bra att ha en komplicerat Excel-kalkylblad fullt av data och formler, men om det inte presenteras på ett snyggt sätt kan det orsaka fler problem än det löser. Vi visar dig sex tips som du kan använda för att göra i ordning ditt kalkylblad och kommunicera dina data tydligare.

Det här oformaterade kalkylbladet har flera läsbarhetsproblem som vi kommer att ta upp i den här artikeln.

Tips 1: Frys dina rader och kolumner

Vårt kalkylblad är väldigt stort med många rader och kolumner, vilket innebär att när vi rullar nedåt eller tvärs över kan vi inte se rad- eller kolumnrubrikerna. Om du fryser dina kolumn- och radrubriker kommer du att se dem permanent, oavsett var du befinner dig på ditt arbetsblad. För att se dina frysningsalternativ, öppna "Visa" fliken på menyfliksområdet och klicka på "Freeze Panes" i gruppen Fönster.

Frys översta raden och Frys första kolumnen: Som namnen antyder låter dessa två alternativ dig frysa rad 1 eller kolumn A. Excel väljer dessa som snabba frysningsalternativ eftersom det vanligtvis är där dina rad- och kolumnrubriker sitter. Observera dock att dessa alternativ inte tillåter dig att utföra båda åtgärderna—om du klickar på ett av dessa två alternativ och sedan klickar på det andra, kommer bara det sista alternativet du valde att utföras på ditt ark.

Frysa rutor: Om du vill frysa mer än bara en rad eller kolumn (om du till exempel har mer än en rubrikrad), eller bestämmer dig för att du vill frysa kolumner och rubriker, är det här alternativet något för dig.

För att frysa flera rader överst på ditt ark, välj den första raden som du inte vill frysa och klicka på "Frys paneler." Så om du vill frysa raderna 1 och 2, välj rad 3 och klicka på "Frys rutor." På samma sätt, om du vill frysa kolumnerna A och B, välj kolumn C och klicka på "Frys rutor." För att frysa rader och kolumner tillsammans måste du klicka på den högsta och längst till vänster cellen som du inte vill frysa och klicka på "Frys paneler." Ett exempel kommer att göra detta tydligare.

I vårt exempel nedan vill vi frysa rad 1 och kolumn A, så vi kommer att frysa rutor från cell B2. Excel kommer sedan att dra en tjockare linje för att visa var frysningen har trätt i kraft.

Nu, när du bläddrar nedåt eller tvärsöver ser du att rubrikerna förblir synliga.

För att låsa upp rutorna, gå tillbaka till "Visa" fliken på menyfliksområdet, klicka på "Frys paneler" knappen och välj "Lås upp rutor." Att trycka på Ctrl+Z (ångra) fungerar inte.

Tips 2: Överanvänd inte cellgränser

Det är ofta frestande att lägga till gränser till dina celler för att göra saker tydligare, men detta kan få ditt kalkylblad att se klumpig och oprofessionellt ut. Trots allt har Excel redan sina inbyggda rutnät som hjälper dig att skilja mellan celler. Färglägg istället dina celler eller använd bara horisontella ramar.

I det här exemplet har vi lagt till en totalrad längst ner i vårt kalkylblad, och vi vill tydligt skilja detta från huvuddatan i vår tabell.

Först , välj den rad du vill påverka (i vårt fall, rad 102). Öppna sedan "Hem" fliken på menyfliksområdet och använd gräns- och färgalternativen för att formatera den här raden.

stark>

Vi rekommenderar att du bara använder en övre kant och använder en ljus färgfyllning, som ljusblå eller grå.

För fler ram- eller färgalternativ högerklickar du på radnumret och klickar på "Formatera celler." Vilken färg du än väljer, använd varianter av samma färg i hela kalkylarket (tips 3). Dessutom kan du låta Excel skapa tabellformateringen åt dig (tips 5).

Tips 3: Använd konsekvent formatering

Vi gör goda framsteg med vårt kalkylark, men en sak som fortfarande sticker ut är att vi inte kan se kolumnrubrikerna helt eftersom texten inte passar in i vår cellbredd. Följ två steg för att uppnå detta konsekvent.

Först, om du har långa kolumnrubriker, slå in texten i cellen. Det betyder att texten löper på nästa rad för att passa in i den valda cellbredden. För att göra detta, markera rubrikraden och öppna "Hem" flik. Sedan, i gruppen Justering, klicka på "Wrap Text."

Du kommer att se att texten i varje cell längs denna rad nu har justerats för att passa cellbredden.

Men eftersom vissa av orden är längre än cellbredden delas de upp i två rader. Så, det andra steget är att justera kolumnbredderna. Du kan justera kolumnbredderna individuellt, men vi vill att de ska vara desamma, så att det blir en estetisk konsekvens över hela vårt ark.

För att göra detta, markera alla celler i kalkylbladet genom att klicka på den övre vänstra cellreferensrutan. Justera sedan en av kolumnbredderna genom att klicka och dra mellan två kolumnrubriker (du kommer att se att markören ändras till en tvåvägspil), så kommer de alla att bredda sig. Titta på ditt bord för att se till att du är nöjd med att texten och data passar bra. Om du inte är det, justera dem helt enkelt igen tills de ser bra ut.

När du har uppnått en lämplig cellbredd, klicka var som helst på ditt ark för att avmarkera cellerna. Du kommer att märka att detta gör ditt kalkylark mycket mindre trångt, vilket återigen är tilltalande för ögat.

Vi rekommenderar också att du centrerar dina rubriker vertikalt och horisontellt för att lägga till den extra professionella kvaliteten. Välj rubrikraden och klicka på båda ikonerna för mittjustering i gruppen Justering på fliken Hem.

I Excel justeras text som standard till vänster och siffror justeras till höger. Du kanske vill göra dessa likadana—eller till och med centrera alla dina data—för att öka läsbarheten för dina data.

Notera även följande tips för att uppnå konsekvent formatering:

Tips 4: Använd anteckningar för att undvika för mycket text

Att ha för mycket text i en cell motverkar målet att ha ett lättläst Excel-ark. För att komma runt detta, högerklicka på relevant cell och klicka på "Ny anteckning." Sedan, istället för att fylla cellen med mycket text, kan du lägga till extra information till anteckningen.

Skriv in informationen du vill lägga till i den här cellens anteckning och klicka sedan bort från anteckningen för att spara och stänga den. Du ser då att cellen har en liten röd markering i hörnet som talar om för dig att det finns en anteckning. Håll muspekaren över alla celler som innehåller denna röda markör för att se anteckningen.

För att redigera eller ta bort anteckningen, högerklicka helt enkelt på cellen igen och klicka på "Redigera anteckning" eller "Ta bort anteckning."

Tips 5: Låt Excel skapa dina diagram och tabeller

Ett snabbt och enkelt sätt att förbättra ditt Excel-arks utseende och visa dina data effektivt är att använda de inbyggda diagram- och tabellfunktionerna.

För att skapa ett diagram från dina data, markera relevant data, klicka på "Infoga" på bandet och välj ett diagram som fungerar bra för dig.

Du kan också be Excel att formatera din tabeller. För att göra detta markerar du all data i tabellen, inklusive rubrikraden eller kolumnen. Öppna sedan "Hem" fliken och klicka på "Formatera som tabell" i gruppen Typer och välj en layout som fungerar med din valda färgpalett.

Med valfri cell i tabellen markerad, gå till "Tabelldesign" fliken och välj bland de andra alternativen för att ändra dina bordsstilar.

Tips 6: Dela som PDF för att låsa din layout

Nu när du har ett professionellt formaterat Excel-ark som är lätt att läsa, är det redo att dela och skriva ut. Excels formatering kan ändras om du delar arbetsboken med någon som öppnar den på sin mobil eller en dator med en äldre version av Excel, och allt ditt hårda arbete kan ångras. För att behålla din layout intakt, spara ditt kalkylblad som en PDF.

Klicka på Arkiv > Spara (eller spara som) > Bläddra och i fönstret som visas ändrar du alternativet Spara som typ till "PDF."

Om du vet vilken typ av kalkylblad du skapar, oavsett om det är en budgetrapport eller kalender, kan du prova att använda en av Excels mallar, som redan är inställda och formaterade för att se snygga och professionella ut.

Exit mobile version