Bien que les notes de réunion soient idéales pour capturer les détails de ce qui est discuté, une transcription de réunion est encore meilleure. Avec lui, vous pouvez voir la date et les participants mais aussi qui a dit quoi lors de votre réunion.
Grâce à Google Workspace, vous pouvez transcrire facilement les appels Google Meet dans Google Docs. À partir de là, ouvrez simplement le document, téléchargez-le ou partagez-le avec ceux qui n'ont pas pu y assister.
Table des matières
À propos des transcriptions de Google Meet
Avant de commencer avec les transcriptions dans Google Meet, veuillez consulter les exigences et les détails suivants.
- Vous devez disposer d'une édition Google Workspace compatible : Business Standard ou Plus, Enterprise, Teaching and Learning Upgrade ou Education Plus.
- Vous ne pouvez utiliser la fonctionnalité de Google Meet que sur votre ordinateur de bureau ou sur votre ordinateur, pas sur l'application mobile.
- La fonctionnalité de transcription est activée par défaut dans Google Workspace ; cependant, vous devrez le démarrer pour chaque réunion (décrit ci-dessous).
- Pour autoriser d'autres personnes à utiliser la fonctionnalité de transcription, vous devez activer Google Drive et accorder l'autorisation de créer de nouveaux fichiers dans Drive pour ces utilisateurs. Connectez-vous à la console d'administration Google et accédez à Applications > Google Workspace> Drive et Docs pour vérifier ou activer ces paramètres.
- Les transcriptions sont automatiquement enregistrées dans le dossier Meet Recordings de Google Drive. Vous devez donc disposer de suffisamment d'espace de stockage disponible dans Drive pour les transcriptions.
- L'organisateur de la réunion, l'initiateur de la transcription et les hôtes de la réunion ont automatiquement accès pour modifier le document de transcription. Toutefois, si la réunion compte moins de 200 invités, tout le monde dispose d'un accès Modifier.
Démarrer la transcription pendant une réunion Google Meet
Lorsque vous êtes prêt à transcrire une réunion dans Google Meet, il suffit de quelques étapes pour commencer. Vous pouvez également envisager de faire savoir à vos participants avant le début de la réunion que vous allez la transcrire.
- Sélectionnez l'icône Activités (formes) dans le coin inférieur droit et choisissez Transcriptions dans la barre latérale qui s'affiche.
- Choisissez Démarrer la transcription sur l'écran suivant.
- Lisez les détails dans la fenêtre contextuelle concernant la notification aux participants que vous transcrivez la réunion et sélectionnez Démarrer pour continuer.
- Lorsque vos participants arrivent à l'écran pour rejoindre la réunion, ils voient un message indiquant que l'appel est en cours de transcription.
- De plus, tout le monde devrait voir l'icône Transcription en haut à gauche de la fenêtre de la réunion.
Pour arrêter la transcription à tout moment pendant la réunion, sélectionnez le bouton Activités > Transcriptions et choisissez Arrêter la transcription.
Vous n'êtes pas obligé d'arrêter la transcription à la fin de la réunion. Vous pouvez simplement quitter la réunion comme d'habitude et la transcription est automatiquement enregistrée.
Accéder aux transcriptions de Google Meet
Vous avez plusieurs façons d'accéder à la transcription de Google Meet. Vous pouvez l'ouvrir à l'aide du lien e-mail, de l'événement de calendrier ou directement dans Google Drive ou Google Docs.
Voici quelques éléments à garder à l'esprit :
- Dans la plupart des cas, vous pouvez accéder à la transcription quelques heures après la fin de la réunion ; cependant, cela peut prendre jusqu'à 24 heures.
- N'oubliez pas que la transcription est générée par ordinateur, vous pouvez donc voir des erreurs mineures.
Accéder à la transcription par e-mail
Après la réunion, vous recevrez un e-mail sur votre compte Gmail connecté avec la transcription, tout comme l'hôte, le co-hôte et l'initiateur de la transcription. Vous pouvez ensuite sélectionner la pièce jointe ou le lien pour ouvrir la transcription dans Google Docs.
Accéder à la transcription dans Google Agenda
Si la réunion a été organisée à l'aide de Google Agenda, la transcription est jointe à l'événement de l'agenda avec le même nom que l'événement.
Si vous sélectionnez la réunion sur la page principale de Google Agenda, vous verrez la transcription dans la section Pièces jointes.
Si vous ouvrez la page de détail de l'événement, vous verrez la transcription jointe à la section Description.
Choisissez la pièce jointe pour ouvrir la transcription dans Google Docs.
Remarque : pour les réunions récurrentes, la transcription est jointe à chaque fois à l'événement du calendrier.
Accéder à la transcription dans Google Drive
Vous pouvez également visiter Google Drive pour ouvrir le document de transcription. Si vous n'avez pas organisé la réunion via Google Agenda, le nom du fichier sera le code de la réunion avec la date et l'heure.
Lorsque vous vous connectez à Google Drive, vous pouvez voir la transcription dans la section Suggestion en haut de Mon Drive.
Vous pouvez également ouvrir le dossier Meet Recordings et sélectionner la transcription pour l'ouvrir dans Google Docs.
Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche ou l'une de ces méthodes pour rechercher un fichier dans Google Drive.
Accéder à la transcription dans Google Docs
Enfin, vous verrez la transcription directement dans Google Docs et pourrez également l'ouvrir à partir de là.
Connectez-vous à Google Docs et vous verrez la transcription en haut lorsque vous triez par date.
Si vous préférez, vous pouvez utiliser la zone de recherche en haut. Entrez “transcription” et choisissez le document parmi les résultats.
Désactiver les transcriptions dans Google Workspace
Si vous souhaitez désactiver la fonctionnalité de transcription ultérieurement, vous pouvez la désactiver si vous disposez de l'un des forfaits Google Workspace pris en charge, à l'exception de pour la norme commerciale.
Connectez-vous à la console d'administration Google et accédez à Applications > Google Workspace > Google Meet.
Ouvrez les paramètres vidéo Meet et sélectionnez Transcriptions de réunion pour désactiver la fonctionnalité.
Lorsque vous souhaitez enregistrer tout ce qui s'est dit lors d'une réunion, n'oubliez pas que vous pouvez transcrire les appels Google Meet dans Google Docs en quelques étapes seulement. Le fichier transcrit constitue une excellente référence pour tout le monde.
Pour en savoir plus, découvrez comment enregistrer un Google Meet.