Het effectief organiseren van documenten, vooral lange documenten, kan een uitdaging zijn. Met de ingebouwde functies in Google Docs beschikt u over verschillende manieren om op een efficiënte manier rapporten, artikelen, essays, voorstellen, teamdocumenten en meer samen te stellen.
U moet het document zo structureren dat het gemakkelijk is om informatie weer te geven en naar details te scannen. Laten we dus eens kijken naar verschillende belangrijke functies voor het organiseren van uw volgende Google-document.
Inhoudsopgave
MONTREAL, CANADA – 26 APRIL 2019: Google Docs-logo en app op een startpagina. Google is een Amerikaans multinationaal technologiebedrijf dat gespecialiseerd is in internetdiensten en -producten.1. Scan het document met een samenvatting en overzicht
Een van de eenvoudigste manieren om een overzicht van uw documentdetails te maken, is met de samenvattings- en overzichtsfuncties. Deze handige tools staan buiten de inhoud, zodat ze niet afleiden en met een klik kunnen worden getoond of verborgen.
Met deze organisatiefuncties kunt u de inhoud van uw document samenvatten en naar het gewenste gedeelte gaan met het automatisch gegenereerde overzicht.
Samenvatting en overzicht weergeven en sluiten
Om de samenvatting en het overzicht weer te geven, gaat u naar het tabblad Weergave en selecteert u Overzicht weergeven.
U ziet dan het pictogram Documentoverzicht weergeven linksboven in de documentruimte. Selecteer het om het uit te vouwen. 
Wanneer u klaar bent met de samenvatting en het overzicht, gebruikt u de pijl Sluit documentoverzicht om deze te verbergen en het pictogram Documentoverzicht weergeven opnieuw weer te geven.
Een samenvatting en overzicht toevoegen
Als u een samenvatting wilt toevoegen, gebruikt u het plusteken om het vak te openen en uw tekst in te voeren.
Om het later te wijzigen, selecteert u gewoon het pictogram Bewerken (potlood).
Om het overzicht te gebruiken, voegt u koppen toe aan uw document (hieronder uitgelegd), en deze verschijnen automatisch in het overzicht. U kunt vervolgens een kop selecteren om naar dat gedeelte van het document te gaan.
U kunt indien nodig een bepaalde kop uit het overzicht verwijderen door de X rechts ervan in het overzicht te selecteren.
2. Voeg een inhoudsopgave toe en pas deze aan
Als u binnen de inhoud iets wilt dat uw lezers kunnen gebruiken om door uw document te navigeren, kunt u een inhoudsopgave invoegen in Google Documenten. Deze functie was eenvoudig, maar Google heeft deze in de loop van de tijd verbeterd om hem aanpasbaar en aantrekkelijk te maken.
Voeg een inhoudsopgave in
Om een inhoudsopgave te maken, structureert u uw documentsectie met koppen. Voer tekst in voor een kop, selecteer deze en kies vervolgens een kopniveau uit de vervolgkeuzelijst Stijlen op de werkbalk. Deze koppen verschijnen automatisch voor u in de tabel.
Wanneer u klaar bent om de tabel in te voegen, plaatst u uw cursor in het document waar u deze wilt hebben. Open vervolgens het menu Invoegen, ga naar Inhoudsopgave en kies een stijl uit Platte tekst, Gestippeld en Gekoppeld.
Kies het ontwerp dat u wilt gebruiken en u ziet de tabel verschijnen.
Een inhoudsopgave aanpassen
U kunt aanpassen hoe uw inhoudsopgave eruitziet en werkt in Google Documenten, wat een leuke functie is.
Om de bewerkingstools te openen, selecteert u de tabel om de kleine werkbalk weer te geven. Gebruik vervolgens de drie stippen op de werkbalk om Meer opties te kiezen.
Wanneer de zijbalk wordt geopend, ziet u twee secties voor opmaak en kopniveaus.
- Opmaak: kies een andere tabelstijl, toon of verberg de paginanummers en gebruik optioneel een tableider zoals punten, streepjes of lijnen.
- Kopniveaus: kies de koppen die u in de tabel wilt weergeven en pas eventueel de inspringing aan.
U zou uw aanpassingen in realtime moeten zien bijwerken.
3. Werk efficiënt met inklapbare koppen
Google heeft begin 2023 een superhandige functie aan Documenten toegevoegd waarmee je wat gemakkelijker met lange documenten kunt werken. U kunt de koppen samenvouwen en uitvouwen. Dit is geweldig om je te concentreren op delen van het document die je gebruikt, terwijl je die niet samenvouwt.
Op het moment van schrijven werken de samenvouwbare koppen alleen als u de lay-out Paginaloos gebruikt. Het is onduidelijk of de functie uiteindelijk zal worden overgedragen naar de Pages-lay-out.
Om de paginaloze lay-out in een nieuw of bestaand document te gebruiken, gaat u naar Bestand en selecteert u Pagina-instelling. Kies dan bovenaan voor Pageless en onderaan voor OK.
U zou links van de koppen in uw document pijlen moeten zien. Gebruik gewoon die pijlen of klik met de rechtermuisknop om de koppen samen te vouwen en uit te vouwen.
4. Houd eenvoudig informatie bij met bouwstenen
Building Blocks in Google Documenten bieden u snelle en handige manieren om informatie weer te geven met behulp van tabellen, tekstinvoer en vervolgkeuzelijsten. Plaats eenvoudig een van deze voorverpakte blokken en voer uw gegevens op één plek in.
U kunt momenteel kiezen uit vier kant-en-klare blokken, waaronder een product-roadmap, review-tracker, projectmiddelen en launch-content-tracker. U kunt het Building Block gebruiken zoals het is of het aanpassen aan uw behoeften.
Om een Building Block in te voegen, selecteert u een locatie in uw document en gaat u naar Invoegen > Bouw blokken. Kies het type dat u wilt gebruiken in het pop-outmenu.
U ziet het blok verschijnen in uw document, klaar voor gebruik. Als u de koppen wilt aanpassen aan uw inhoud, kunt u ze bewerken zoals elke andere tekst.
5. Aangepaste blokken maken en opnieuw gebruiken
Als u een ondersteund Google-account voor werk of school heeft, kunt u aangepaste bouwstenen instellen in Documenten. Hiermee kunt u een blok maken, opslaan en opnieuw gebruiken. Het blok wordt opgeslagen in uw Google Drive als een Google Docs-bestandstype, zodat u het later ook in nieuwe documenten kunt gebruiken.
- Ga naar Invoegen > Bouwstenen en kies Aangepaste bouwsteen in het pop-outmenu.
- Kies Nieuw wanneer het pop-upbericht in uw document verschijnt aangepaste bouwsteen.
- Selecteer de inhoud die je wilt gebruiken als aangepast blok en kies Opslaan in de blauwe balk bovenaan.
- Voer de naam voor uw blok in en eventueel een beschrijving. Selecteer vervolgens Maken. Je ontvangt een bevestiging dat je blok is opgeslagen.
Om uw nieuwe blok te gebruiken, typt u het @ (At)-symbool gevolgd door de naam van het blok en kiest u het uit de lijst die verschijnt.
6. Voer programmeerfragmenten in met codeblokken
Als uw document programmeercode zoals Java, JavaScript of Python bevat, kunt u profiteren van de code Building Block. Hierdoor kun je je code netjes structureren in je document.
Ga naar Invoegen > Bouwstenen, ga naar Codeblok en kies de taal in het pop-outmenu.
Wanneer uw blok verschijnt, voert u gewoon uw fragment in. Als u de programmeertaal wilt wijzigen, gebruikt u de vervolgkeuzelijst linksboven. Gebruik het pictogram Vernieuwen rechtsboven om de kleuren bij te werken.
7. Samenwerken aan e-mails, agenda-uitnodigingen en vergadernotities
Een andere coole tool om items in Google Documenten te ordenen, is een ingebouwd sjabloonblok. Deze zijn vooral handig als u samenwerkt aan e-mails, agenda-uitnodigingen en vergadernotities.
Voor e-mails kunt u de ontvangers, het onderwerp en het bericht invullen. Selecteer vervolgens het Gmail-pictogram om het concept rechtstreeks in Gmail te maken.
Voer voor agenda-uitnodigingen de titel, gasten, begin- en eindtijden, locatie en beschrijving in. Gebruik het kalenderpictogram om de afspraak in Google Agenda te openen.
Kies voor vergadernotities een gebeurtenis uit de vervolgkeuzelijst en u ontvangt een blok met de titel, datum en aanwezigen met opsommingstekens voor notities en selectievakjes voor actie-items. Gebruik het e-mailpictogram om een concept te maken met de vergadernotities in Gmail.
ONTBREKENDE AFBEELDING
Om een van deze sjablonen te gebruiken, gaat u naar Invoegen > Building Blocks en kies een optie uit het pop-outmenu.
8. Details invoeren met behulp van een vervolgkeuzelijst
Met behulp van de bovenstaande bouwstenen voor trackinginformatie kunt u profiteren van de vooraf gemaakte vervolgkeuzelijsten van Google Documenten. U kunt echter zelf een vervolgkeuzelijst maken, net als in Google Spreadsheets. Dit is handig voor u, uw lezers of uw medewerkers om eenvoudig de benodigde gegevens in te voeren.
Plaats uw cursor waar u de lijst wilt hebben, open het menu Invoegen en kies Dropdown.
Om een kant-en-klare vervolgkeuzelijst te gebruiken, kiest u er een uit het onderste gedeelte.
Kies de vervolgkeuzelijst Nieuw om uw eigen document te maken. Voer vervolgens de naam en de lijst met opties in. U kunt naast elk lijstitem een kleur kiezen, meer items toevoegen en de volgorde wijzigen met slepen en neerzetten. Selecteer Opslaan als u klaar bent.
U ziet dan uw nieuwe vervolgkeuzelijst, die u herhaaldelijk kunt gebruiken. Selecteer het gewoon in het menu Invoegen > Drop-down menu.
Om later wijzigingen aan te brengen, opent u de vervolgkeuzelijst en kiest u Opties voor toevoegen/bewerken.
9. Pop-in informatie met Smart Chips
Om contacten, gebeurtenissen, bestanden, locaties en datums duidelijk weer te geven en te bekijken, kunt u Smart Chips in uw documenten invoegen. Deze handige tools blijven compact, maar kunnen worden uitgebreid om de details weer te geven en u in staat te stellen acties met één klik uit te voeren.
U kunt een Smart Chip invoegen door het @-symbool te typen gevolgd door de naam van het item of door naar Invoegen > Slimme fiches en er een kiezen uit het pop-outmenu.
Nadat u de chip heeft geplaatst, beweegt u uw cursor erover of selecteert u deze om een voorbeeld te bekijken. Elke chip bevat verschillende details en acties, afhankelijk van het type chip. Met een File Smart Chip kunt u bijvoorbeeld een voorbeeld van het bestand bekijken, er een link naartoe kopiëren of het openen.
Als u een ondersteund Google Workspace-account heeft, heeft u toegang tot extra Smart Chips, waaronder een stopwatch, timer en herbruikbare variabelen.
Profiteer van deze slimme chips om de informatie op te nemen die u nodig hebt, terwijl u uw inhoud kort en bondig houdt.
10. Vergelijkingen met gemak invoegen
Een ander goed hulpmiddel dat Google Docs biedt, is voor vergelijkingen. Of u nu student of professor bent, u kunt stoppen met zoeken naar de juiste symbolen en ze vervolgens opmaken zodat ze in uw document passen. Gebruik gewoon de vergelijkingseditor.
Om de editor te openen, gaat u naar Bekijken > Vergelijkingswerkbalk weergeven. U kunt ook Invoegen > Vergelijking. U ziet de bewerkingswerkbalk bovenaan uw document verschijnen.
Gebruik de vervolgkeuzelijsten in de werkbalk om uw symbolen toe te voegen. U kunt Griekse letters, wiskundige operatoren, relatiesymbolen en pijlen gebruiken.
U ziet dan uw vergelijking verschijnen in een mooi en netjes tekstvak in uw document.
Van een samenvatting tot een volgtabel tot een vervolgkeuzelijst tot een gedetailleerde chip, u kunt uw Google-documenten op verschillende manieren ordenen om aan uw behoeften te voldoen. Welke van deze functies wordt jouw snelle favoriet?
Kijk voor gerelateerde tutorials over andere Google-apps hoe u een vervaldatum instelt voor uw Google Drive-bestanden.