De jaren 2000 luidden een periode in van intense belangstelling voor productiviteitsmethoden en -strategieën. Ze hebben niet allemaal de tand des tijds doorstaan, maar één zeker wel – en als je het niet gebruikt, mis je het.
Alomtegenwoordige verovering is een superkracht
Lang geleden, in 2001, publiceerde David Allen een boek over persoonlijke productiviteit met de titel Getting Things Done. Om te zeggen dat het een enorme invloed had op de snelgroeiende “life hacker” beweging zou een understatement zijn. Je kunt het boek bekijken als je wilt, maar er zijn tegenwoordig genoeg goede samenvattingen online (zoals deze samenvatting van The Process Hacker of deze samenvatting van de mensen van Todoist).
Het krijgt tegenwoordig misschien niet zoveel perstijd, maar toen en tot ver in de jaren 2010 was het A Very Big Deal in productiviteitskringen en het beïnvloedde een hele generatie life hackers en optimizers.
Bij het Getting Things Done-systeem draait alles om timemanagement, het optimaliseren van wat u wanneer doet en ervoor zorgen dat de kleine dagelijkse acties die u onderneemt, grotere levensprojecten vooruit helpen die aansluiten bij uw doelen en ambities. Het systeem is bekritiseerd omdat het overdreven bevooroordeeld is ten opzichte van informatiewerkers en mensen met een witteboordenbaan, en eerlijk gezegd is dat een legitieme kritiek. Niet iedereen vindt dat het systeem goed aansluit bij hun baan, hun levensstijl of hun manier van denken.
Maar er is één element van Getting Things Done waarvan ik denk dat letterlijk iedereen dit als onderdeel van zijn dagelijks leven zou moeten toepassen. De “alomtegenwoordige opnametool.” In het GTD-systeem heeft het een erg mooie naam, maar waar het uiteindelijk voor functioneert, is een “idee-emmer.”
En wat is een Ubiquitous Capture Tool of idee-emmer? Het is gewoon een tool, of het nu een speciale productiviteitsapp op je telefoon is, zoals Todoist, of een klein notitieboekje dat je altijd bij je hebt, dat je gebruikt om elk idee of elke nieuwe input die op je pad komt vast te leggen.
Je verandert de tool in feite in een digitale of fysieke versie van je kortetermijngeheugen. Ik noem alomtegenwoordige vastlegging een superkracht, omdat de inhoud van je kortetermijngeheugen vastleggen in een langetermijnopslagsysteem betekent dat je nooit iets vergeet en dat je het meeste kunt halen uit alle geweldige ideeën en informatie die op je pad komen.
>
Wat doet een “Idea Bucket” eruit zien in de praktijk?
Op een bepaalde dag denk, hoor of lees je waarschijnlijk veel dingen die handig zijn om te onthouden. Elke dag maken we deze dingen echter allemaal mee en vergeten we ze onvermijdelijk bijna allemaal.`
Je hoort een vriend praten over iets waarvan je beseft dat het een geweldig cadeau zou zijn voor hun aanstaande verjaardag, maar je vergeet het. U zit niet achter uw computer en u herinnert zich een belangrijke wijziging die u moet aanbrengen in uw pensioenrekening, maar u vergeet het en er gaat weer een kwartaal voorbij zonder dat u iets hoeft aan te passen.
Je leest een artikel waarin een interessant boek wordt genoemd, maar een paar dagen later weet je niet meer wat voor boek het was. Je baas noemt een verre maar belangrijke deadline, en je denkt bij jezelf, “het zou er heel goed uitzien als ik een voorsprong zou hebben op dat project”, maar je vergeet het, en het project komt en gaat zonder dat jij opvalt.
Het onvermijdelijke “en dan vergeet je” probleem zou in al die voorbeelden kunnen worden opgelost met behulp van een alomtegenwoordige capture-tool. Door simpelweg een korte aantekening te maken wanneer de gedachte vers in je geheugen zit, zoals “The Body Keeps Score van Bessel van der Kolk,” “bestel vervangende filters voor oven,” of “koop wattmeter om tv te testen,” je legt die gedachten vast.
Ik gebruik Todoist al jaren als een alomtegenwoordige tool voor het vastleggen (evenals een takenlijst en een tool voor persoonlijk projectbeheer), dus dat is de tool waar ik op leun. Van artikelen tot ideeën tot herinneringen, alles wat ik tegenkom dat ik voor later wil bewaren, komt terecht in de “Inbox.” Uw inbox kan een fysiek notitieboek zijn, de standaard Notes-app op uw telefoon, een stapel indexkaarten of een andere opnametool.
Het belangrijkste is dat door al die ideeën vast te leggen, je ervoor zorgt dat ze niet wegdrijven in de ether, om nooit meer aan gedacht te worden. En je vermijdt een situatie waarin als je er nog een keer aan denkt, het is nadat ze nuttig zijn. Het is niet erg nuttig om te onthouden dat u een loodgieter moet bellen voor een langzame afvoer nadat de afvoer uiteindelijk uw kelder heeft overstroomd.
Vergeet niet je emmer leeg te maken
Er is een cruciale tweede helft in het proces van alomtegenwoordige vangst. De emmer legen. Als je niet de tijd neemt om alles wat je hebt vastgelegd te verwerken, dan is het niet beter dan alles zorgvuldig op een kalender te zetten, alleen nooit om de kalender te controleren om te zien wat erop staat.
Afhankelijk van hoe productief u bent in het plaatsen van dingen in uw alomtegenwoordige opnametool (en hoe snel deadlines in uw leven naderen), kunt u uw opname-inbox een keer per dag, een paar keer per week of een keer per week verwerken.
< p>Maar om het vastlegproces de moeite waard te maken, moet je elk vastgelegd inbox-item in iets anders verwerken. Als het een artikel is om later te lezen, moet het op een lees-later-lijst komen. Als het de start van een project is, zoals het updaten van je thuiskantoor, moet je een aparte lijst of projectitem maken om te bedenken wat een update van je thuiskantoor vereist en in welke volgorde je het gaat doen.< /p>
Als het een eenmalige taak is, zoals het bestellen van een vervangend onderdeel of het verzenden van een snel bericht naar iemand, doe het dan gewoon en streep het van uw lijst af (of zet die eenmalige taak over naar een lijst van eenmalige taken waar je doorheen kunt scheuren als je vrije tijd hebt).
Hoe je ook kiest om te beheren wat er gebeurt met alle ideeën en input die je hebt vastgelegd met je ideeënemmer, het beste is dat ze er in de eerste plaats zijn om te verwerken – en verloren gaan, waardoor je het goede idee achterlaat of de herinnering om iets belangrijks te doen.
En als je een duwtje in de rug nodig hebt om het te proberen, hier is mijn hoogste zegel van goedkeuring. Meer dan twintig jaar hacken, productiviteitsboeken lezen en anderszins een menselijk proefkonijn zijn voor elke optimalisatie onder de zon, het enige dat ik consequent heb gebruikt in alle methoden en tijdperken van mijn leven, is alomtegenwoordige vastlegging. Het is de lifehack waarop alle andere verbeteringen zijn gebouwd.
LEES VOLGENDE
- › De nieuwe HP Pro x360 Fortis is een 2-in-1-laptop onder de $500
- › Krijg pc-kracht met tablet-draagbaarheid in de Surface Pro 9 voor $ 200 korting
- › PSA: je kunt boeken en documenten e-mailen naar je Kindle
- › Hoe u uw leeftijd kunt wijzigen op TikTok
- › Screen Record op iPhone
- › Deze enorme gebogen ultrabrede monitor van LG kost vandaag $ 337