Som du säkert redan vet ger Microsoft Word dig massor av verktyg för att komponera och formatera de flesta typer av dokument. Men vilka av dessa funktioner ska du använda för att skapa professionella dokument? Här är flera användbara tips.
Innehållsförteckning
Välj rätt typsnitt för jobbet
Justera marginalerna på lämpligt sätt
Välj rätt rad- och styckeavstånd
Justera dina indrag
Formatera med kolumner när de passar
Lägg till rubriker för att identifiera sektioner
Placera bilder mellan text och stycken
Använd justeringsverktyg för bilder och objekt
Välj rätt typsnitt för jobbet
Oavsett om du skapar ett affärsdokument eller collegetidning, välj ett lättläst typsnitt.
Om du planerar att skriva ut dokumentet kan du välja ett serif-teckensnitt som Times New Roman eller Georgia. Som namnet antyder har serifbokstäver seriffer, som du kan kalla vingar eller svansar, som får typsnittet att se mer utsmyckat ut. Dessa visas snyggt på tryckta delar.
För digitala dokument, välj ett sans serif-teckensnitt istället som Arial eller Calibri. Dessa teckensnittsstilar har inte seriffer (vingar eller svansar) som gör dem lättare att läsa på datorskärmar eller mobila enheter.
För att ändra teckensnittsstil, tillsammans med storlek och färg, gå till fliken Hem och Teckensnitt på menyfliksområdet.
För att ändra standardteckensnittet för alla dokument, öppna teckensnittsstartaren med den lilla pilen i det nedre högra hörnet.
Gör ditt val, välj “Ange som standard,” och “OK.”
Justera marginalerna på lämpligt sätt
Om du har ett krav på marginalerna kan du enkelt ställa in dem till exakta storlekar du behöver. Om inte, är standarden en tum för alla fyra sidor. Beroende på vilken typ av dokument du skapar, kanske du vill ha mindre marginaler för tabeller eller diagram. I det här fallet kan du använda de smala marginalinställningarna på en halv tum på varje sida.
För att justera marginalerna, gå till fliken Layout och öppna rullgardinsmenyn Marginaler för att göra ditt val.
För marginaler med exakta storlekar, välj Anpassade marginaler längst ned i listan. Ange måtten längst upp, inklusive rännan om du vill, och klicka på “OK” för att spara ändringarna.
Observera att du har ytterligare alternativ för anpassade marginaler i Word. Du kan använda detaljerna per sidorientering, sidtyp och tillämpa marginalerna på hela dokumentet, ett visst avsnitt eller från en punkt som går framåt.
Välj rätt rad- och styckeavstånd
Rad- och styckeavstånd kan påverka läsbarheten för ditt dokument, så detta är ett annat formateringsalternativ att tänka på. Du kan behöva dubbla mellanslag något som en högskoleuppsats, men om inte är standarden för Word-dokument 1,15 poäng, vilket är lämpligt för de flesta dokumenttyper.
Du kan justera avståndet från avsnittet Stycke på Fliken Hem. Markera all text i ditt dokument eller viss text om du föredrar det. Öppna sedan rullgardinsmenyn Rad- och styckeavstånd för att göra ditt val.
< /p>
För att anpassa ditt avstånd, välj “Alternativ för radavstånd” i listan. Använd avsnittet Avstånd på fliken Indrag och mellanrum för att ändra punkterna före och efter stycken. Du kan sedan använda rullgardinsmenyn Radavstånd för att välja Enkel, Dubbel eller ett annat alternativ.
När du gör dina ändringar kan du se en förhandsgranskning längst ned. När du är nöjd med dina val väljer du “OK” att tillämpa dem. Du kan också använda knappen Ange som standard för att behålla dessa inställningar för alla framtida dokument.
RELATERAT: Så här skriver du ut en testsida i Windows 10
Justera dina indrag
Återigen, om du har ett krav på hur dina indrag ska se ut, vi visar dig hur du justerar dem. Men många dokument idag använder vänsterjusterad text. För att dela upp styckena, infoga helt enkelt en extra rad mellan dem.
Å andra sidan kan du behöva dra in den första raden i varje stycke utan extra avstånd mellan styckena. Den här typen av layout, som kallas första rad indrag, är vad du till exempel skulle se i en bok.
Gå till fliken Layout och använd inställningarna för indrag i avsnittet Stycke för att ändra dina nuvarande indrag.
Alternativt kan du öppna paragrafstartaren med den lilla pilen i det nedre högra hörnet. Du kan sedan göra dina justeringar i avsnittet Indrag på fliken Indrag och mellanrum. Lägg till vad du vill ha för vänster och höger indrag eller välj ett speciellt alternativ till höger som en första rad eller hängande indrag.
Formatera med kolumner när de passar
Kolumner har sin plats i vissa typer av dokument som broschyrer och nyhetsbrev. Om du skapar den här typen av dokument, gå till fliken Layout och använd rullgardinsmenyn Kolumner för att välja antalet kolumner.
För ytterligare alternativ, välj “Fler kolumner” på botten. Du kan sedan använda en förinställning, välja bredd och avstånd för varje kolumn och tillämpa det på hela dokumentet eller bara vissa delar.
Tänk bara på att kolumner bara är användbara om den typ av dokument du skriver motiverar dem. Detta ger ditt dokument ett tidningsliknande utseende som vanligtvis inte är lämpligt för skoltidningar, affärsförslag eller företagsrapporter.
Lägg till rubriker för att identifiera sektioner
Om du har ett långt dokument eller ett som skulle kunna dra nytta av olika avsnitt, kan du använda rubriker för att identifiera avsnitten. Detta hjälper inte bara att visuellt separera dokumentet för läsbarhet utan är också användbart för att skapa en innehållsförteckning.
För att tillämpa en rubrik, välj texten och gå till fliken Hem. Använd rutan i avsnittet Stilar för att välja Rubrik 1 eller Rubrik 2, beroende på vilken storlek och stil du vill ha.
Du kan också ändra färgen på rubriken. Till exempel kan den visas i blått och du vill ha svart. Välj rubriken och använd rullgardinsmenyn för färg i det flytande verktygsfältet ovanför texten eller i avsnittet Teckensnitt på fliken Hem.
Placera bilder mellan text och stycken
Kanske lägger du till bilder i ditt dokument. Du har många sätt att justera utseendet på dina bilder i Word, där ett är hur de är placerade med den omgivande texten.
Du kan till exempel ha en liten dekorativ bild som kan placeras i text där orden sveper runt den. Eller så kanske du har en stor förklarande bild som ska stå för sig själv mellan stycken.
Välj bilden och klicka på knappen Layoutalternativ som visas uppe till höger (endast Windows).
Alternativt kan du gå till fliken Bildformat och använda rullgardinsmenyerna Position och Radbryt text i sektionen Ordna på menyfliksområdet.
Du kan sedan linda texten runt bilden med olika avståndsalternativ, placera texten högst upp och längst ner på bilden, eller linda texten bara till vänster eller höger sida.
För ännu fler alternativ, välj “Se mer” i popup-fönstret Layoutalternativ eller “Fler layoutalternativ” i menyn Position eller Radbryt text.
Använd justeringsverktyg för bilder och Objekt
Ett till tips för att få ditt dokument att se fantastiskt ut är att använda Words justeringsverktyg för saker som bilder, former eller objekt. Du kan använda stödlinjer som bara visas när du flyttar elementet på sidan eller rutnätslinjer som visas och finns kvar så snart du aktiverar dem.
Dessa två verktyg kan hjälpa dig att ha lika utrymme och placera dina föremål bredvid varandra för en snyggt och snyggt utseende.
Tips: För hjälp med att flytta dina bilder, titta på vår instruktion för fritt rörliga bilder i Word.
< p>Gå till fliken Bildformat, Formformat eller Grafikformat, beroende på vilken typ av objekt du använder. Öppna sedan rullgardinsmenyn Justera för att välja “Use Alignment Guides” eller “Visa rutnät.” Observera att du inte kan använda båda samtidigt.
Förhoppningsvis har dessa förslag dig på väg till ett professionellt utseende Word-dokument.
RELATERAT: 7 fantastiska Microsoft Word-funktioner du bör använda strong>
LÄS NÄSTA
- › Så här skapar du anpassade försättsblad i Microsoft Word
- › Så här söker du efter inkluderande språk i Microsoft Word
- › Så här skapar du en professionell CV i Microsoft Word
- › Hur man skapar en grundläggande undersökning i Microsoft Word
- › Hur man testar “Läsbarheten” av ditt skrivande i Microsoft Word eller Outlook
- › Hur man skapar ett ifyllbart formulär med Microsoft Word
- › Lär dig dessa Microsoft Word-funktioner för att göra högskolan enklare
- › Dina enheter blir “kolmedvetna,” Men vad betyder det?