Spara tid i Outlook med dessa 6 anpassade snabbstegsexempel

0
62

Med Quick Steps i Microsoft Outlook kan du klicka på en knapp för att köra en eller flera automatiska åtgärder på ett e-postmeddelande du väljer. Även om Outlook ger dig några praktiska förgjorda snabbsteg, kanske du vill skapa dina egna.

Genom att ställa in ett anpassat snabbsteg kan du göra saker som att flytta ett e-postmeddelande, skapa en uppgift och ställa in en möte med ett enda klick.

Innehållsförteckning

Hur man skapar ett anpassat snabbsteg
1. Arkivera ditt meddelande
2. Ändra e-poststatus
3. Hantera kategorier, uppgifter och flaggor
4. Svara, svara eller vidarebefordra
5. Skapa ett möte
6. Hantera konversationer
Hur du använder ditt snabba steg

Så skapar du ett anpassat snabbsteg

För att skapa ditt eget Quick Step, gå till fliken Hem och välj den nedre pilen i Quick Steps-rutan.

Välj “Skapa nytt.” Alternativt flyttar du markören till Nytt snabbsteg och väljer “Anpassad” i pop-out-menyn.

Det finns flera kategorier att välja mellan när du skapar ett anpassat snabbsteg. Var och en erbjuder en användbar automatisering som verkligen kan spara tid.

1. Arkivera ditt meddelande

Du kan ställa in ett snabbsteg med kategorin Arkivering, som låter dig flytta, kopiera eller ta bort ett e-postmeddelande snabbt.

RELATERAT: Hur man tar bort flera e-postmeddelanden i Microsoft Outlook

Välj rullgardinsmenyn Välj en åtgärd och välj ett alternativ i avsnittet Arkivering. Ge ditt Quick Step ett namn överst i fönstret.

< p>Om du väljer ett av raderingsalternativen behöver du inte välja något annat.

Om du väljer Flytta till mapp eller Kopiera till mapp, använd den efterföljande rutan för att välja den mapp du vill ha. Detta är praktiskt om du ofta flyttar eller kopierar e-postmeddelanden till samma mapp.

Valfritt kan du tilldela en genvägsknapp genom att använda den rullgardinsmenyn längst ned samt infoga verktygstipstext så att du vet vad snabbsteget gör när du håller muspekaren över den.

Klicka på “Slutför” för att spara ditt nya Quick Step.

2. Ändra e-poststatus

Om du vill ändra statusen för ett e-postmeddelande så att det är läst eller oläst eller ställa in vikten kan du använda ett snabbsteg för att ändra status.

Välj rullgardinsmenyn Välj en åtgärd och välj ett alternativ i avsnittet Ändra status. Ge sedan ditt Quick Step ett namn.

Om du välj Markera som läst eller Markera som oläst, du behöver inte välja något annat.

Om du väljer Ange betydelse väljer du prioritet i den efterföljande rullgardinsmenyn ruta som dyker upp. Detta är praktiskt för att snabbt markera meddelanden som viktiga.

Valfritt , tilldela en genväg och lägg till ett verktygstips och klicka sedan på “Slutför” för att spara snabbsteget.

3. Hantera kategorier, uppgifter och flaggor

Med hjälp av kategorier, uppgifter och flaggor kan du göra ett antal saker med din e-post. Tilldela en kategori, bifoga en flagga eller skapa en uppgift. Du kan också rensa kategorierna eller taggarna eller markera meddelandet som komplett.

Välj rullgardinsmenyn Välj en åtgärd och välj ett alternativ i avsnittet Kategorier, Uppgifter och Flaggor. Namnge sedan snabbsteget.

Som ett exempel väljer vi åtgärden Kategorisera meddelande. Välj sedan kategorin i den efterföljande rullgardinsmenyn. Sedan kan du med ett klick tilldela en kategori till meddelandet.

Som ett annat exempel kommer vi att använda åtgärden Skapa en uppgift med meddelandetext. Det här är en fantastisk åtgärd att använda om du hanterar dina uppgifter i Outlook. Sedan väljer du bara snabbsteget så ser du ett nytt uppgiftsfönster öppet med e-postmeddelandet i brödtexten.

Tilldela eventuellt en genväg och lägg till ett verktygstips, klicka sedan på “Slutför“ 8221; för att spara ditt snabbsteg.

4. Svara, svara eller vidarebefordra

Med hjälp av kategorin Svara kan du skriva ett nytt meddelande, vidarebefordra, svara eller svara alla, svara med ett möte eller vidarebefordra e-postmeddelandet som en bilaga.

RELATERAT: Hur man vidarebefordrar ett e-postmeddelande som en bilaga i Microsoft Outlook

Välj rullgardinsmenyn Välj en åtgärd och välj ett alternativ i avsnittet Svara.

Ett bra exempel här är att vidarebefordra meddelandet som en bilaga. Detta är perfekt om du tenderar att få e-postmeddelanden som du ofta vidarebefordrar till någon annan. Välj Vidarebefordra meddelande som en bilaga i rutan Välj en åtgärd. För att fylla i de återstående uppgifterna vid tillfället behöver du inte välja något annat.

För att fylla i detaljerna för e-postmeddelandet du vidarebefordrar, välj “Visa alternativ. ”

Du kan sedan lägga till så mycket eller lite som du vill för e-postmeddelandet inklusive till, ämne, flagga, betydelse och text. Kom bara ihåg att dessa detaljer gäller varje gång du använder snabbsteget.

Se till att namnge snabbsteget och välj eventuella ytterligare alternativ längst ner. Klicka på “Slutför.”

5. Skapa ett möte

Kategorien Möte är idealisk för de meddelanden du får som ofta uppmanar till träffar. Du kan skapa ett nytt möte eller skapa ett möte.

Ett fantastiskt exempel är att skapa ett nytt möte.

För att ställa in en tom mötesförfrågan som du fyller i på plats, välj helt enkelt Nytt möte i rullgardinsmenyn Välj en åtgärd och inget annat. För att fylla i mötesinformationen, välj “Visa alternativ.”

Som snabbsteget Svara ovan kan du lägga till valfria detaljer som deltagare, ämne, plats, betydelse och text. Återigen, dessa uppgifter gäller varje gång du använder snabbsteget.

Ge ditt snabbsteg ett namn och välj eventuella ytterligare alternativ längst ner. Klicka på “Slutför.”

6. Hantera konversationer

Den sista snabbstegskategorin för anpassade åtgärder är konversationer. Med den kan du alltid flytta meddelanden i konversationen eller helt enkelt ignorera dem.

RELATERAT: Hur man växlar och anpassar konversationsvyn i Outlook

Välj rullgardinsmenyn Välj en åtgärd och välj ett alternativ i avsnittet Konversation.

Om du väljer att flytta meddelandena, välj platsen i den efterföljande rullgardinsmenyn. Om du väljer att ignorera meddelandena behöver du inte välja något annat.

Namnge ditt snabbsteg, välj ett alternativ längst ned om du vill och klicka på “Slutför.”

Hur du använder din Quick Step

När du har skapat ett anpassat Quick Step kan du använda det precis som de förinställda alternativen. Välj e-postmeddelandet och gå till fliken Hem. Välj åtgärden i rutan Snabbsteg i samma namngivna avsnitt av menyfliksområdet. Och det är allt som finns!

Om snabbsteget flyttar, markerar eller svarar, kommer det att ske automatiskt när du klickar på knappen. Om du ställer in ett snabbsteg för att vidarebefordra ett meddelande, skapa en uppgift eller ställa in ett möte, ser du motsvarande ruta visas, som det snabba steget som visas nedan för att skapa en uppgift.

Medan regler i Outlook är bra för att automatisera uppgifter utan att lyfta ett finger, kanske du vill att vidta en åtgärd för att utföra repetitiva uppgifter på vissa e-postmeddelanden. Det här är den perfekta tiden att använda snabba steg.

LÄS NÄSTA

  • › Det första DirectStorage-spelet är här. Är din dator redo?
  • › iOS 16.3 låter dig låsa ditt Apple-ID med en fysisk nyckel
  • › 12 Mac Spotlight-funktioner du bör använda
  • › Facebook Messenger’s krypterade chattar blir bättre
  • › Thunderbolt vs. USB-C: What’s the Difference?
  • › Granskning av Elgato Stream Deck+: Möjlighet att öka produktiviteten