Bespaar tijd in Outlook met deze 6 aangepaste Quick Step-voorbeelden

0
27

Met Quick Steps in Microsoft Outlook kunt u op een knop klikken om een ​​of meer geautomatiseerde acties uit te voeren op een e-mail die u selecteert. Hoewel Outlook u enkele handige kant-en-klare Quick Steps biedt, wilt u misschien uw eigen Quick Step maken.

Door een aangepaste Quick Step in te stellen, kunt u bijvoorbeeld een e-mail verplaatsen, een taak maken en een vergadering met een enkele klik.

Inhoudsopgave

Een aangepaste Quick Step maken
1. Bewaar uw bericht
2. Wijzig de e-mailstatus
3. Categorieën, taken en vlaggen beheren
4. Reageren, beantwoorden of doorsturen
5. Maak een afspraak
6. Gesprekken voeren
Hoe u uw Quick Step gebruikt

Hoe u een aangepaste Quick Step maakt

Om je eigen Quick Step te maken, ga je naar het tabblad Home en selecteer je de onderste pijl in het vak Quick Steps.

Kies “Nieuwe maken.” U kunt ook uw cursor verplaatsen naar Nieuwe snelle stap en “Aangepaste” in het pop-outmenu.

Er zijn verschillende categorieën om uit te kiezen bij het maken van een aangepaste Quick Step. Elk biedt een handige automatisering die u echt tijd kan besparen.

1. Uw bericht archiveren

U kunt een Quick Step instellen met de categorie Archief, waarmee u snel een e-mail kunt verplaatsen, kopiëren of verwijderen.

GERELATEERD:

strong> Hoe meerdere e-mails in Microsoft Outlook te verwijderen

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Archiveren. Geef je Quick Step een naam bovenaan het venster.

< p>Als u een van de verwijderingsopties kiest, hoeft u niets anders te kiezen.

Als u Verplaatsen naar map of Kopiëren naar map kiest, gebruikt u het volgende vak om de gewenste map te selecteren. Dit is handig als u vaak e-mails naar dezelfde map verplaatst of kopieert.

Optioneel kunt u een snelkoppelingstoets toewijzen met behulp van die vervolgkeuzelijst onderaan en knopinfo-tekst invoegen, zodat u weet wat de Quick Step doet wanneer u uw cursor erover beweegt.

Klik op “Voltooien” om je nieuwe Quick Step op te slaan.

2. De e-mailstatus wijzigen

Als u de status van een e-mail wilt wijzigen in gelezen of ongelezen of het belang wilt instellen, kunt u een snelle stap voor het wijzigen van de status gebruiken.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Status wijzigen. Geef vervolgens uw Quick Step een naam.

Als u kies Markeren als gelezen of Markeren als ongelezen, u hoeft niets anders te selecteren.

Als u Belang instellen kiest, kiest u de prioriteit in de volgende vervolgkeuzelijst vak dat verschijnt. Dit is handig om snel berichten als belangrijk te markeren.

Optioneel , wijs een snelkoppeling toe en voeg knopinfo toe en klik vervolgens op “Voltooien” om de Quick Step op te slaan.

3. Beheer categorieën, taken en vlaggen

Met behulp van categorieën, taken en vlaggen kunt u een aantal dingen doen met uw e-mail. Wijs een categorie toe, voeg een vlag toe of maak een taak aan. U kunt ook de categorieën of tags wissen of het bericht als voltooid markeren.

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Categorieën, taken en vlaggen. Geef vervolgens de Quick Step een naam.

Als voorbeeld kiezen we de actie Bericht categoriseren. Selecteer vervolgens de categorie in de daaropvolgende vervolgkeuzelijst. Vervolgens kunt u met een klik een categorie aan het bericht toewijzen.

Als een ander voorbeeld gebruiken we de actie Maak een taak met berichttekst. Dit is een geweldige actie om te gebruiken als u uw taken in Outlook beheert. Selecteer vervolgens de Quick Step en u ziet een nieuw taakvenster geopend met de e-mail in de hoofdtekst.

Wijs optioneel een snelkoppeling toe en voeg een knopinfo toe en klik vervolgens op “Voltooien' 8221; om uw Quick Step op te slaan.

4. Reageren, beantwoorden of doorsturen

Met de categorie Reageren kunt u een nieuw bericht opstellen, doorsturen, beantwoorden of allen beantwoorden, antwoorden met een vergadering of de e-mail doorsturen als bijlage.

GERELATEERD: Een e-mail doorsturen als bijlage in Microsoft Outlook

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Reageren.

Een goed voorbeeld hier is om het bericht als bijlage door te sturen. Dit is perfect als u de neiging heeft om e-mails te ontvangen die u vaak doorstuurt naar iemand anders. Kies Bericht doorsturen als bijlage in het vak Kies een actie. Om de resterende details op dat moment te voltooien, hoeft u niets anders te selecteren.

Om de details voor de e-mail die u doorstuurt vooraf in te vullen, selecteert u “Opties weergeven. ”

U kunt dan zoveel of weinig als u wilt voor de e-mail, inclusief aan, onderwerp, vlag, belangrijkheid en tekst. Vergeet niet dat deze details elke keer dat u de Quick Step gebruikt, van toepassing zijn.

Geef de Quick Step een naam en selecteer eventuele aanvullende opties onderaan. Klik op “Voltooien

5. Maak een afspraak

De categorie Afspraak is ideaal voor de berichten die u ontvangt en die vaak aanleiding geven tot een afspraak. U kunt een nieuwe vergadering opzetten of een afspraak maken.

Een geweldig voorbeeld is het maken van een nieuwe vergadering.

Om een ​​leeg vergaderverzoek in te stellen dat u ter plekke invult, selecteert u eenvoudig Nieuwe vergadering in de vervolgkeuzelijst Kies een actie en niets anders. Selecteer “Toon opties

om de details van de vergadering vooraf in te vullen.

Net als bij de snelle stap Reageren hierboven kunt u optionele details toevoegen, zoals aanwezigen, onderwerp, locatie, belangrijkheid en tekst. Nogmaals, deze details zijn van toepassing elke keer dat u de Quick Step gebruikt.

Geef je Quick Step een naam en selecteer onderaan eventueel aanvullende opties. Klik op “Voltooien

6. Gesprekken afhandelen

De laatste Quick Step-categorie voor aangepaste acties is Gesprekken. Hiermee kun je altijd berichten in het gesprek verplaatsen of ze gewoon negeren.

GERELATEERD: Conversatieweergave in Outlook in- en uitschakelen en aanpassen

Selecteer de vervolgkeuzelijst Kies een actie en kies een optie in het gedeelte Gesprek.

Als u ervoor kiest om de berichten te verplaatsen, selecteert u de locatie in de volgende vervolgkeuzelijst. Als u ervoor kiest om de berichten te negeren, hoeft u niets anders te selecteren.

Geef uw Quick Step een naam, kies desgewenst een optie onderaan en klik op “Voltooien

Hoe u uw Quick Step kunt gebruiken Quick Step

Nadat je een aangepaste Quick Step hebt gemaakt, kun je deze net als de vooraf gemaakte opties gebruiken. Selecteer de e-mail en ga naar het tabblad Start. Kies de actie in het vak Snelle stap in het gedeelte met dezelfde naam op het lint. En dat is alles!

Als de Quick Step beweegt, markeert of reageert, gebeurt dit automatisch wanneer u op de knop klikt. Als u een Quick Step instelt voor het doorsturen van een bericht, het maken van een taak of het maken van een afspraak, ziet u het bijbehorende vak verschijnen, zoals de Quick Step die hieronder wordt weergegeven om een ​​taak te maken.

Hoewel regels in Outlook geweldig zijn om taken te automatiseren zonder een vinger uit te steken, wil je misschien om een ​​actie te ondernemen om repetitieve taken op bepaalde e-mails uit te voeren. Dit is het ideale moment om Quick Steps te gebruiken.

LEES VOLGENDE

  • › Met iOS 16.3 kunt u uw Apple ID vergrendelen met een fysieke sleutel
  • › Thunderbolt versus USB-C: wat is het verschil?
  • › De eerste DirectStorage-game is er. Is uw pc gereed?
  • › De versleutelde chats van Facebook Messenger worden steeds beter
  • › 12 Mac Spotlight-functies die u zou moeten gebruiken
  • › Elgato Stream Deck+ Review: potentieel om productiviteit in te schakelen