I migliori strumenti di collaborazione di Google in Documenti, Fogli e Presentazioni

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Tada Images/Shutterstock.com

La suite di app per la produttività di Google include alcuni degli strumenti di collaborazione più utili. Puoi lavorare su un documento insieme in tempo reale, aggiungere e risolvere commenti, assegnare attività e molto altro in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.

Sommario

Condivisione di documenti
Commenti e opzioni
    Menziona i collaboratori e assegna compiti
Reazioni emoji
Modalità di suggerimento
Cronologia delle versioni
Notifiche di modifiche e commenti
E-mail ai collaboratori
Approvazioni dei documenti

Condivisione dei documenti

La collaborazione in una delle app di Google inizia con la condivisione del documento. Puoi aggiungere collaboratori e scegliere i loro permessi per la visualizzazione e la modifica.

RELAZIONATO: Come condividere documenti su Documenti, Fogli e Presentazioni Google

Seleziona “Condividi” in alto a destra, quindi inserisci le persone o i gruppi nella finestra pop-up.

Accanto al gruppo nella schermata successiva, seleziona il privilegio che vuoi che disponga di Visualizzatore, Commentatore o Editor. Puoi modificarlo per persona dopo aver inviato la notifica di condivisione utilizzando il pulsante Condividi in alto a destra.

Facoltativamente, aggiungi un messaggio, seleziona la casella per avvisare tutti e fai clic su “Invia.“Invia. 8221;

Per ulteriori opzioni, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra. Puoi quindi decidere cosa editori, spettatori e commentatori possono o non possono fare.

Fai clic su “Fine” al termine e sfrutta le seguenti funzioni di collaborazione in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.

Commenti e opzioni

Utilizzando i commenti, tu e i tuoi collaboratori potete lavorare insieme facilmente. Seleziona il testo o un altro elemento a cui si riferisce il tuo commento, quindi esegui una delle seguenti operazioni:

  • Seleziona Inserisci > Commenta nel menu.
  • Fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona “Commenta.”
  • Fai clic sull'icona Commenta in alto a destra e seleziona il segno più.
  • Seleziona l'icona Commento nella barra degli strumenti mobile.

Digita il testo nella casella che appare e fai clic su “Comment.”

Una volta aggiunto un commento, puoi utilizzare il segno di spunta per contrassegnarlo come risolto al termine dell'attività, dell'aggiornamento o dell'aggiunta.

Menziona i collaboratori e assegna compiti

Oltre ad aggiungere e risolvere commenti, puoi menzionare un determinato collaboratore e assegnargli un'attività dal commento.

RELAZIONATO: Come assegnare attività documento in Google Docs , Fogli e Presentazioni

Per attirare l'attenzione su un determinato collaboratore, puoi menzionarlo nel tuo commento. Digita semplicemente il simbolo @ (At) seguito dal loro nome o indirizzo email e poi selezionali dall'elenco dei suggerimenti.

Per creare un'attività per il tuo collaboratore dal commento, menzionalo prima e poi seleziona la casella “Assegna a [nome]”. L'attività rimane aperta finché il collaboratore non la contrassegna come completata.

Reazioni Emoji

Un altro modo per mostrare la tua approvazione, disapprovazione o un'altra reazione a qualcosa in un documento è con un'emoji. Seleziona l'elemento nel documento a cui stai reagendo e fai clic sull'icona Emoji nella barra degli strumenti mobile.

Nota: da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Google Documenti, non in Fogli o Presentazioni.

Scegli l'emoji che vuoi aggiungere o cercane una nella parte superiore della finestra pop-up. L'emoji viene quindi visualizzata sul lato destro, vicino all'elemento selezionato.

Proprio come con i commenti scritti, puoi risolvere le reazioni delle emoji. Fai clic sui tre punti a destra di un'emoji e seleziona “Risolvi.”

Modalità di suggerimento

Quando lavori su un documento in Documenti, Fogli o Presentazioni, stai utilizzando la modalità di modifica per impostazione predefinita. Ciò ti consente di creare, modificare e fare tutto ciò di cui hai bisogno nel documento. Ma quando stai collaborando con altri, potresti voler utilizzare la modalità Suggerimento.

Nota: a partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti Google, non in Fogli o Presentazioni.

Nella modalità Suggerimenti, le modifiche apportate diventano suggerimenti anziché modifiche effettive. Seleziona la freccia a discesa della modalità in alto a destra che probabilmente viene visualizzata come Modifica o l'icona a forma di matita e scegli “Suggerimento.”

Ora, quando lavori sul documento, vedrai le modifiche con barrature e aggiunte in testo di colori diversi. Ogni suggerimento è anche racchiuso in una finestra a destra che mostra ciò che hai sostituito, eliminato o aggiunto.

Se vuoi accettare un suggerimento, fai semplicemente clic sul segno di spunta nella finestra del suggerimento e la modifica verrà inserita nel documento.

Cronologia delle versioni

Se tu e i tuoi collaboratori utilizzate la modalità di modifica anziché la modalità di suggerimento, è possibile rivedere tutte le modifiche apportate, da chi e quando. Puoi aprire la cronologia delle versioni del documento per visualizzare questi dettagli.

RELAZIONATO: Come visualizzare le modifiche recenti ai file di Documenti, Fogli o Presentazioni Google

Vai a File > Cronologia versioni > Vedi la cronologia delle versioni.

Puoi quindi vedere il documento corrente al centro con tutte le modifiche sulla destra. Le modifiche mostrano l'aspetto della versione in base alla data e all'ora visualizzate nell'angolo.

Puoi anche scegliere di ripristinare una versione particolare che vedi selezionando la revisione e selezionando “Ripristina questa versione&#8221 ; in alto.

Notifiche di modifiche e commenti

Per stare al passo con gli altri che lavorano al documento quando non lo sei, puoi ricevere notifiche di modifiche e commenti.

Nota: a partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti e Fogli Google, non in Presentazioni.

Vai a Strumenti > Impostazioni di notifica o regole di notifica.

Seleziona gli elementi di cui desideri ricevere una notifica e fai clic su “OK” o “Salva.”

Riceverai quindi un messaggio all'indirizzo email collegato all'applicazione Google quando si verifica una modifica o un commento.

Email ai collaboratori

Uno degli strumenti di collaborazione più utili per contattare tutti in una volta è la funzione Collaboratori e-mail. Con pochi clic puoi inviare un'e-mail a tutte le persone con cui stai condividendo il documento e risparmiare tempo dall'apertura di un'applicazione di posta elettronica.

Vai a File > E-mail > Invia email ai collaboratori.

Quando si apre la finestra pop-up, vedrai tutti i collaboratori precompilati per te. Aggiungi semplicemente il tuo messaggio e opzionalmente regola la riga dell'oggetto, che mostra il nome del documento, e fai clic su “Invia.”

Approvazioni dei documenti

Se disponi di un account di abbonamento a Google Workspace supportato, tu e il tuo team potete sfruttare la funzione di approvazione dei documenti . Questo ti aiuta a chiedere ai tuoi collaboratori di rivedere e approvare il tuo documento, che è l'ideale per consolidare la copia finale.

RELAZIONATO: Come richiedere approvazioni in Google Documenti, Fogli, e Presentazioni

Vai a File > Approvazioni per aprire la barra laterale Approvazioni. Quindi, scegli “Fai una richiesta.”

Nella finestra pop-up, aggiungi gli approvatori e includi un messaggio. Facoltativamente, puoi impostare una data di scadenza, consentire agli approvatori di modificare il documento e bloccare il file prima di inviare la richiesta di approvazione.

Per visualizzare lo stato delle approvazioni, torna a File > Approvazioni e rivedere feedback e approvazioni nella barra laterale.

Prendi dai un'occhiata al nostro tutorial completo sull'approvazione dei documenti in Google Documenti per i dettagli sui tipi di account, le approvazioni in sospeso e le funzionalità aggiuntive per lo strumento.

Google ha evoluto nel tempo le sue app di produttività per includere queste utili e convenienti collaborazioni Strumenti. Quindi, approfittane per il tuo prossimo documento di gruppo.

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