Googles bästa samarbetsverktyg i Dokument, Kalkylark och Presentationer

0
52
Tada Images/Shutterstock.com

Googles svit med produktivitetsappar innehåller några av de mest användbara samarbetsverktygen. Ni kan arbeta på ett dokument tillsammans i realtid, lägga till och lösa kommentarer, tilldela uppgifter och mycket mer i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer.

Innehållsförteckning

Dokumentdelning
Kommentarer och alternativ
    Nämn medarbetare och tilldela uppgifter
Emoji-reaktioner
Föreslå läge
Versionshistorik
Meddelanden om ändringar och kommentarer
E-posta medarbetare
Dokumentgodkännanden

Dokumentdelning

Samarbete i en av Googles appar börjar med att dela dokumentet. Du kan lägga till medarbetare och välja deras behörigheter för visning och redigering.

RELATERAT: Hur man delar dokument i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer

Välj “Dela” uppe till höger och skriv sedan in personerna eller grupperna i popup-fönstret.

Bredvid gruppen på efterföljande skärm, välj den behörighet du vill att de ska ha, såsom Viewer, Commenter eller Editor. Du kan justera detta per person efter att du har skickat delningsmeddelandet med knappen Dela uppe till höger.

Lägg till ett meddelande, markera rutan för att meddela alla och klicka på “Skicka.’ 8221;

För ytterligare alternativ, klicka på kugghjulsikonen uppe till höger. Du kan sedan bestämma vad redaktörer, tittare och kommentatorer kan eller inte får göra.

Klicka på “Klart” när du är klar och dra nytta av följande samarbetsfunktioner i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer.

Kommentarer och alternativ

Genom att använda kommentarer kan du och dina medarbetare enkelt arbeta tillsammans. Välj texten eller annat element som din kommentar relaterar till och gör sedan något av följande:

  • Välj Infoga > Kommentera i menyn.
  • Högerklicka och välj “Kommentera.”
  • Klicka på ikonen Kommentar uppe till höger och välj plustecknet.
  • Välj kommentarikonen i det flytande verktygsfältet.

Skriv din text i rutan som visas och klicka på “Kommentera.”

När du har lagt till en kommentar kan du använda bockmarkeringen för att markera den som löst när uppgiften, uppdateringen eller tillägget är klar.

Nämn medarbetare och tilldela uppgifter

Förutom att lägga till och lösa kommentarer kan du nämna en viss medarbetare och tilldela dem en uppgift från kommentaren.

RELATERAT: Hur man tilldelar dokumentuppgifter i Google Dokument , Kalkylark och Presentationer

För att uppmärksamma en viss medarbetare kan du nämna dem i din kommentar. Skriv helt enkelt @ (At)-symbolen följt av deras namn eller e-postadress och välj dem sedan från listan med förslag.

För att skapa en uppgift för din medarbetare från kommentaren nämner du dem först och markerar sedan rutan för “Tilldela till [namn]”. Uppgiften förblir öppen tills medarbetaren markerar den som klar.

Emoji-reaktioner

Ännu ett sätt att visa ditt godkännande, ogillande eller annan reaktion på något i ett dokument är med en emoji. Välj elementet i dokumentet du reagerar på och klicka på Emoji-ikonen i det flytande verktygsfältet.

Obs! Från och med september 2022 är den här funktionen endast tillgänglig i Google Dokument, inte Kalkylark eller Presentationer.

Välj den emoji du vill lägga till eller sök efter en högst upp i popup-fönstret. Emojien visas sedan på höger sida, nära det valda objektet.

Precis som med skrivna kommentarer kan du lösa emoji-reaktioner. Klicka på de tre prickarna till höger om en emoji och välj “Resolve.”

Föreslå läge

När du arbetar med ett dokument i Dokument, Kalkylark eller Presentationer använder du redigeringsläget som standard. Detta låter dig skapa, redigera och göra allt du behöver i dokumentet. Men när du samarbetar med andra kanske du vill använda förslagsläget.

Obs! Från och med september 2022 är den här funktionen endast tillgänglig i Google Dokument, inte Kalkylark eller Presentationer.

I förslagsläge blir ändringar du gör förslag snarare än faktiska ändringar. Välj rullgardinspilen för läge längst upp till höger som troligen visas som redigering eller pennikonen och välj “Föreslår.”

När du nu arbetar med dokumentet ser du ändringar med genomstrykning och tillägg i text i olika färger. Varje förslag är också inneslutet i ett fönster till höger som visar vad du har ersatt, tagit bort eller lagt till.

Om du vill acceptera ett förslag klickar du helt enkelt på bocken i förslagsfönstret och ändringen placeras i dokumentet.

Versionshistorik

Om du och dina medarbetare använder redigeringsläge snarare än förslagsläge, kanske du vill granska alla ändringar som gjorts, av vem och när. Du kan öppna versionshistoriken för dokumentet för att se dessa detaljer.

RELATERADE: Så här ser du de senaste ändringarna av dina Google Dokument-, Kalkylark- eller Presentationsfiler strong>

Gå till Arkiv > Versionshistorik > Se versionshistorik.

Du kan då se det aktuella dokumentet i mitten med alla ändringar till höger. Redigeringarna visar hur versionen såg ut på datum och tid som visas i hörnet.

Du kan också välja att återställa en viss version som du ser genom att välja versionen och välja “Återställ den här versionen&#8221 ; överst.

Meddelanden om ändringar och kommentarer

För att hålla jämna steg med andra som arbetar med dokumentet när du inte är det kan du få meddelanden om ändringar och kommentarer.

Obs! Från och med september 2022 är den här funktionen endast tillgänglig i Google Dokument och Kalkylark, inte Presentationer.

Gå till Verktyg > Aviseringsinställningar eller aviseringsregler.

Välj objekten du vill bli meddelad om och klicka på “OK” eller “Spara.”

Du får sedan ett meddelande till den e-postadress som är kopplad till Google-appen när en ändring eller kommentar äger rum.

E-posta medarbetare

Ett av de smidigaste samarbetsverktygen för att kontakta alla på en gång är funktionen för e-postsamarbetare. Med bara några få klick kan du skicka e-post till alla du delar dokumentet med och spara tid på att öppna ett e-postprogram för att göra det.

Gå till Arkiv > E-post > Skicka e-post till medarbetare.

När popup-fönstret öppnas, du ser alla samarbetspartners förfyllda åt dig. Lägg bara till ditt meddelande och eventuellt justera ämnesraden, som visar dokumentnamnet, och klicka på “Skicka.”

Dokumentgodkännanden

Om du har ett Google Workspace-prenumerationskonto som stöds kan du och ditt team dra fördel av funktionen för dokumentgodkännande . Detta hjälper dig att be dina medarbetare att granska och godkänna ditt dokument, vilket är idealiskt för att förstärka den slutliga kopian.

RELATERAT: Hur man begär godkännanden i Google Dokument, Kalkylark, och Presentationer

Gå till Arkiv > Godkännanden för att öppna sidofältet Godkännanden. Välj sedan “Gör en begäran.”

I popup-fönstret lägger du till godkännarna och inkluderar ett meddelande. Alternativt kan du ställa in ett förfallodatum, tillåta godkännare att redigera dokumentet och låsa filen innan du skickar begäran om godkännande.

För att se status för godkännanden, gå tillbaka till Arkiv > Godkännanden och granska feedback och godkännanden i sidofältet.

Take en titt på vår fullständiga handledning om dokumentgodkännanden i Google Dokument för detaljer om kontotyper, väntande godkännanden och ytterligare funktioner för verktyget.

Google har utvecklat sina produktivitetsappar över tid för att inkludera dessa användbara och bekväma samarbeten verktyg. Så dra nytta av dem för ditt nästa gruppdokument.

RELATERAT: 7 Google Sheets-funktioner för att öka din produktivitet

LÄS NÄSTA < ul id="nextuplist">

  • › Vad är HTTP?
  • › Jag vet inte vem någon av dessa människor är, och det är fantastiskt
  • › Hur man gör anpassade iPhone-bakgrundsbilder (ingen app krävs)
  • › Så här ändrar du ditt hotspot-namn på iPhone och Android
  • › Ta bort dubbletter av foton och videor på iPhone utan app
  • › USA ligger efter med mobilbetalningar, men vi kommer ikapp