De beste samenwerkingshulpmiddelen van Google in Documenten, Spreadsheets en Presentaties

0
50
Tada Images/Shutterstock.com

De reeks productiviteitsapps van Google bevat enkele van de handigste samenwerkingstools. U kunt in realtime samen aan een document werken, opmerkingen toevoegen en oplossen, taken toewijzen en nog veel meer in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties.

Inhoudsopgave

Documenten delen
Opmerkingen en opties
    Bijdragers vermelden en taken toewijzen
Emoji-reacties
Suggestiemodus
Versiegeschiedenis
Meldingen van wijzigingen en opmerkingen
Bijdragers per e-mail
Documentgoedkeuringen

Documenten delen

Samenwerking in een van de apps van Google begint met het delen van het document. U kunt bijdragers toevoegen en hun machtigingen voor bekijken en bewerken kiezen.

GERELATEERD: Documenten delen op Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties

Selecteer “Delen” in de rechterbovenhoek en voer vervolgens de mensen of groepen in het pop-upvenster in.

Selecteer naast de groep op het volgende scherm het privilege dat u wilt dat ze hebben, zoals Kijker, Commenter of Editor. Je kunt dit per persoon aanpassen nadat je de deelmelding hebt verzonden via de Share-knop rechtsboven.

Voeg optioneel een bericht toe, vink het vakje aan om iedereen op de hoogte te stellen en klik op 'Verzenden'. 8221;

Klik voor meer opties op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. U kunt dan beslissen wat redacteuren, kijkers en commentatoren wel of niet kunnen doen.

Klik op “Gereed” wanneer u klaar bent en profiteer vervolgens van de volgende samenwerkingsfuncties in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties.

Opmerkingen en opties

Met behulp van opmerkingen kunnen u en uw medewerkers gemakkelijk samenwerken. Selecteer de tekst of ander element waarop uw opmerking betrekking heeft en voer een van de volgende handelingen uit:

  • Selecteer Invoegen > Reageer in het menu.
  • Klik met de rechtermuisknop en kies “Commentaar.”
  • Klik op het pictogram Opmerking in de rechterbovenhoek en selecteer het plusteken.
  • Selecteer het pictogram Opmerking in de zwevende werkbalk.

Typ uw tekst in het vak dat verschijnt en klik op “Commentaar.”

Zodra u een opmerking heeft toegevoegd, kunt u het vinkje gebruiken om deze als opgelost te markeren wanneer de taak, update of toevoeging is voltooid.

Benoem medewerkers en wijs taken toe

Naast het toevoegen en oplossen van opmerkingen, kunt u een bepaalde bijdrager noemen en deze een taak uit de opmerking toewijzen.

GERELATEERD: Documenttaken toewijzen in Google Documenten , Spreadsheets en Presentaties

Om een ​​bepaalde bijdrager onder de aandacht te brengen, kun je deze in je reactie vermelden. Typ gewoon het @ (At)-symbool gevolgd door hun naam of e-mailadres en selecteer ze vervolgens in de lijst met suggesties.

Om een ​​taak voor uw bijdrager te maken vanuit de opmerking, vermeldt u deze eerst en vinkt u vervolgens het vakje aan voor “Toewijzen aan [naam]”. De taak blijft open totdat de bijdrager deze als voltooid markeert.

Emoji-reacties

Een andere manier om uw goedkeuring, afkeuring of een andere reactie op iets in een document te tonen, is met een emoji. Selecteer het element in het document waarop u reageert en klik op het Emoji-pictogram in de zwevende werkbalk.

Opmerking: vanaf september 2022 is deze functie alleen beschikbaar in Google Documenten, niet in Spreadsheets of Presentaties.

Kies de emoji die je wilt toevoegen of zoek er een bovenaan het pop-upvenster. De emoji wordt dan aan de rechterkant weergegeven, naast het geselecteerde item.

Net als bij geschreven opmerkingen, kun je emoji-reacties oplossen. Klik op de drie stippen rechts van een emoji en kies “Oplossen.”

Suggestiemodus

Wanneer u in Documenten, Spreadsheets of Presentaties aan een document werkt, gebruikt u standaard de bewerkingsmodus. Hiermee kunt u alles maken, bewerken en doen wat u nodig hebt in het document. Maar als je met anderen samenwerkt, wil je misschien de suggestiemodus gebruiken.

Opmerking: vanaf september 2022 is deze functie alleen beschikbaar in Google Documenten, niet in Spreadsheets of Presentaties.

In de suggestiemodus worden bewerkingen die u aanbrengt, suggesties in plaats van daadwerkelijke wijzigingen. Selecteer de vervolgkeuzepijl voor de modus rechtsboven die waarschijnlijk wordt weergegeven als Bewerken of het potloodpictogram en kies “Suggesting.”

Als u nu aan het document werkt, ziet u wijzigingen met doorhalingen en toevoegingen in tekst met verschillende kleuren. Elke suggestie is ook ingesloten in een venster aan de rechterkant dat laat zien wat je hebt vervangen, verwijderd of toegevoegd.

Als u een suggestie wilt accepteren, klikt u op het vinkje in het suggestievenster en de wijziging wordt in het document geplaatst.

Versiegeschiedenis

Als u en uw medewerkers de bewerkingsmodus gebruiken in plaats van de suggestiemodus, wilt u misschien alle wijzigingen bekijken die zijn aangebracht, door wie en wanneer. U kunt de versiegeschiedenis van het document openen om deze details te bekijken.

GERELATEERD: Recente wijzigingen in uw Google-documenten, -spreadsheets of -presentaties bekijken

Ga naar Bestand > Versiegeschiedenis > Zie versiegeschiedenis.

U kunt dan het huidige document in het midden zien met alle wijzigingen aan de rechterkant. De bewerkingen laten zien hoe de versie eruitzag op de datum en tijd die in de hoek worden weergegeven.

Je kunt er ook voor kiezen om een ​​bepaalde versie die je ziet te herstellen door de revisie te selecteren en 'Deze versie herstellen' te kiezen. ; bovenaan.

Meldingen van wijzigingen en opmerkingen

Om bij te blijven met anderen die aan het document werken wanneer jij dat niet bent, kun je meldingen van wijzigingen en opmerkingen ontvangen.

Opmerking: Vanaf september 2022 is deze functie alleen beschikbaar in Google Documenten en Spreadsheets, niet in Presentaties.

Ga naar Tools > Instellingen voor meldingen of regels voor meldingen.

Selecteer de items waarvan u op de hoogte wilt worden gehouden en klik op “OK” of “Opslaan.”

U ontvangt dan een bericht op het e-mailadres dat is gekoppeld aan de Google-applicatie wanneer er een wijziging of opmerking plaatsvindt.

E-mailmedewerkers

Een van de handigste samenwerkingshulpmiddelen om met iedereen tegelijk contact op te nemen, is de functie E-mailmedewerkers. Met slechts een paar klikken kunt u iedereen e-mailen met wie u het document deelt en tijd besparen door een e-mailtoepassing te openen om dit te doen.

Ga naar Bestand > E-mail > E-mail medewerkers.

Wanneer het pop-upvenster wordt geopend, u ziet dat alle bijdragers vooraf voor u zijn ingevuld. Voeg eenvoudig uw bericht toe en pas eventueel de onderwerpregel aan, die de documentnaam weergeeft, en klik op “Verzenden.”

Documentgoedkeuringen

Als u een ondersteund Google Workspace-abonnementsaccount heeft, kunnen u en uw team profiteren van de documentgoedkeuringsfunctie . Dit helpt u uw medewerkers te vragen uw document te controleren en goed te keuren, wat ideaal is voor het verstevigen van de definitieve kopie.

GERELATEERD: Goedkeuring aanvragen in Google Documenten, Spreadsheets, en dia's

Ga naar Bestand > Goedkeuringen om de zijbalk Goedkeuringen te openen. Kies vervolgens “Een verzoek indienen.”

Voeg in het pop-upvenster de goedkeurders toe en voeg een bericht toe. Optioneel kunt u een vervaldatum instellen, fiatteurs toestaan ​​het document te bewerken en het bestand vergrendelen voordat u het verzoek om goedkeuring verzendt.

Om de status van goedkeuringen te bekijken, keert u terug naar Bestand > Goedkeuringen en feedback en goedkeuringen in de zijbalk.

Neem bekijk onze volledige tutorial over documentgoedkeuringen in Google Documenten voor details over accounttypes, in afwachting van goedkeuringen en extra functies voor de tool.

Google heeft zijn productiviteits-apps in de loop van de tijd ontwikkeld om deze handige en handige samenwerkingen op te nemen hulpmiddelen. Profiteer er dus van voor uw volgende groepsdocument.

GERELATEERD: 7 Google Spreadsheets-functies om uw productiviteit te verhogen

LEES VOLGENDE < ul id="nextuplist">

  • › Wat is HTTP?
  • › Ik weet niet wie deze mensen zijn, en het is geweldig
  • › Aangepaste iPhone-achtergronden maken (geen app vereist)
  • › Hoe u uw hotspotnaam op iPhone en Android kunt wijzigen
  • › Verwijder dubbele foto's en video's op iPhone zonder app
  • › De VS lopen achter op het gebied van mobiele betalingen, maar we maken een inhaalslag