So teilen Sie Dokumente in Google Docs, Sheets und Slides

0
67
Vladimka production/Shutterstock.com< /figure>

Eine der besten Funktionen von Online-Anwendungen wie Google Docs, Sheets und Slides ist die Möglichkeit, Dokumente freizugeben. Egal, ob Sie in Echtzeit zusammenarbeiten oder einfach anderen das Dokument anzeigen lassen möchten, es ist ganz einfach.

Das Teilen Ihres Dokuments ist jedoch mehr als nur ein Klick auf eine Schaltfläche. Je nachdem, was Sie teilen und mit wem Sie teilen, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um die Freigabeberechtigungen zu prüfen. Sollen andere das Dokument bearbeiten können? Möchten Sie, dass sie Kommentare hinzufügen können? Oder soll das Dokument schreibgeschützt sein? Sehen wir uns an, wie Sie Ihre Dokumente und die Berechtigungsoptionen freigeben.

Inhaltsverzeichnis

Freigabe für bestimmte Personen einrichten
  Freigabeberechtigungen anpassen
  Dokument freigeben
Freigabe mit Link einrichten
Berechtigungen nach Freigabe ändern
Beenden Sie die Freigabe eines Dokuments

Einrichten der Freigabe für bestimmte Personen

Google hält die Dinge konsistent, wenn es um die Freigabe in allen drei Anwendungen geht. Sie können also unabhängig davon, welche Anwendung Sie verwenden, dieselben Schritte ausführen. Für diese Anleitung verwenden wir Google Docs als Beispiel.

Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf “Teilen” oben rechts. Alternativ können Sie auf Datei > Über das Menü teilen.

Geben Sie den Namen Ihres Kontakts oder die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihre Daten teilen möchten. Sie können mehr als eine Person eingeben, wenn Sie möchten. Beachten Sie nur, dass Sie die Berechtigungen nicht einzeln festlegen können, wenn Sie mit mehr als einer Person teilen und die Freigabeberechtigungen zu diesem Zeitpunkt anpassen. Sie können sie jedoch pro Person ändern, nachdem Sie das Dokument freigegeben haben, worauf wir auch unten eingehen.

Anpassen der Freigabeberechtigungen

Verwenden Sie rechts das Dropdown-Feld, um die Berechtigung auszuwählen. Sie können Bearbeiter, Betrachter oder Kommentator auswählen.

  • Bearbeiter: Sie können Änderungen vornehmen, Vorschläge annehmen oder ablehnen und das Dokument mit anderen teilen.
  • Betrachter: Sie können das Dokument nur anzeigen. Sie können keine Änderungen vornehmen oder das Dokument teilen.
  • Kommentator: Sie können nur Kommentare hinzufügen und Vorschläge machen. Sie können keine Änderungen vornehmen oder das Dokument freigeben.

Die obigen Einstellungen sind standardmäßige Berechtigungseinstellungen, aber Sie können bei Bedarf einige Anpassungen vornehmen. Klicken Sie im Freigabefenster oben rechts auf das Zahnradsymbol.

Hier können Sie Editoren das Ändern von Berechtigungen und das Teilen untersagen. Und Sie können die Möglichkeit für Betrachter und Kommentatoren deaktivieren, die Download-, Druck- und Kopieraktionen anzuzeigen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um diese Berechtigungen nach Ihren Wünschen zu entfernen.

Teilen Sie das Dokument

Nachdem Sie die Person(en) hinzugefügt und die Berechtigungen festgelegt haben, können Sie optional das Kontrollkästchen Personen benachrichtigen aktivieren und eine Nachricht hinzufügen. Dadurch wird eine E-Mail an sie gesendet, in der sie darüber informiert werden, dass Sie ein Dokument für sie freigegeben haben. Klicken Sie auf “Senden.”

Wenn Sie die Personen, mit denen Sie hier teilen, nicht benachrichtigen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Personen benachrichtigen und klicken Sie auf “Teilen” Sie können dies tun, wenn Sie sie selbst mit Ihrem eigenen Link zum Dokument benachrichtigen möchten.

Freigabe mit einem Link einrichten

Wenn Sie Ihr Dokument mit vielen Personen teilen möchten, haben Sie die Möglichkeit , um stattdessen einen Link zum Dokument zu verwenden. Und mit dieser Option können Sie auch Berechtigungen festlegen.

VERWANDTE: So teilen Sie eine Google Docs-, Tabellen- oder Präsentationsdatei als Webseite

Klicken Sie auf “Teilen” und klicken Sie dann in den Bereich Link abrufen des Freigabefensters. Sie haben dann zwei Optionen im Dropdown-Feld, Eingeschränkt und Jeder mit dem Link.

Werbung

Verwenden Sie Eingeschränktin Verbindung mit dem Hinzufügen bestimmter Personen im obigen Bereich. Dadurch wird verhindert, dass andere Personen als die Personen, mit denen Sie teilen, auf das Dokument zugreifen, wenn sie auf den Link stoßen.

Verwenden Sie Jeder mit dem Link, damit jeder mit diesem Link auf das Dokument zugreifen kann. Wählen Sie dann rechts Viewer, Commenter oder Editor aus. Diese Berechtigung gilt für jeden, der über den Link auf das Dokument zugreift.

< p>Sie können dann den Link kopieren, um ihn mit anderen zu teilen. Klicken Sie dann auf “Fertig”

Berechtigungen nach dem Teilen ändern

Ob Sie mit bestimmten Personen teilen oder einfach nur den Link teilen, Sie können die Berechtigungen ändern, die Sie ursprünglich eingerichtet haben. Klicken Sie auf “Teilen” oben rechts.

Verwenden Sie für bestimmte Personen den oberen Teil des Freigabefensters. Wählen Sie das Dropdown-Feld neben der Person aus, für die Sie die Berechtigung ändern möchten, und wählen Sie die neue Einstellung aus. Klicken Sie auf “Speichern.”

Werbung

Für alle mit einem Link verwenden Sie den unteren Teil des Freigabefensters. Wählen Sie die neue Berechtigung im Dropdown-Feld rechts aus. Klicken Sie auf “Fertig.”

Beenden Sie die Freigabe eines Dokuments

Bei Bedarf können Sie die Freigabe eines Dokuments genauso einfach beenden. Klicken Sie erneut auf “Teilen.”

Öffnen Sie für bestimmte Personen das Dropdown-Feld rechts neben der Person und wählen Sie “Entfernen”

Für jeden mit dem Link können Sie die Einstellung in Eingeschränkt ändern . Stellen Sie dann sicher, dass Sie alle Personen aus der Freigabeliste im obigen Abschnitt entfernen, auf die Sie keinen Zugriff haben möchten.

Google bietet auch andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Kollegen. Sie können Kommentare in Google Tabellen verwenden, um gemeinsam an Tabellen zu arbeiten und Dokumente zu erstellen und direkt in Google Chat zusammenzuarbeiten.

WEITER LESEN

  • › Raspberry Pi ein- und ausschalten
  • › So löschen Sie einen Discord-Server
  • › So machen Sie Gäste für Google Kalender-Ereignisse optional
  • › So entfolgen Sie Personen auf Instagram
  • › So deaktivieren Sie die Gastsuche auf einem Chromebook