Nicht jeder, den Sie zu einem Meeting einladen, ist möglicherweise ein erforderlicher Gast. Vielleicht möchten Sie jemandem die Wahl zur Teilnahme geben. Google Kalender bietet die Möglichkeit, Teilnehmer optional zu machen, aber das ist nicht offensichtlich.
Dies kann Ihr Vorgesetzter, ein Kollege, der möglicherweise nicht verfügbar ist, oder jemand anderes sein, der an der Besprechung interessiert ist. Durch die Kennzeichnung als fakultativ können sie selbst entscheiden, ob sie teilnehmen sollen oder wollen. Und Sie können Gäste beim Erstellen des Google Kalender-Ereignisses oder danach optional machen.
Teilnahme beim Erstellen eines Ereignisses optional machen
Besuchen Sie Google Kalender und melden Sie sich bei Bedarf an. Wenn Sie in Google Kalender klicken, um einen neuen Termin zu erstellen, wird ein kleines Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie alle Details einschließlich Ihrer Teilnehmer hinzufügen können. Aber Sie werden die optionale Funktion für Ihre Gäste nicht sofort erkennen.
Bewegen Sie den Cursor über den Namen oder die E-Mail-Adresse des Teilnehmers, nachdem Sie ihn hinzugefügt haben. Rechts sehen Sie ein graues Kontaktsymbol (Person). Klicken Sie auf dieses Symbol, um Ihren Gast als optional zu markieren.
Einmal Wenn Sie dies tun, erscheint das Symbol weiß und zeigt den optionalen Status an. Sie können erneut darauf klicken, um den Gast erforderlich zu machen.
Gäste nach dem Erstellen einer Veranstaltung optional machen
Wenn Sie die Veranstaltung bereits erstellt haben, können Sie einen Teilnehmer immer noch optional machen. Wählen Sie den Termin in Ihrem Google Kalender aus, um das kleine Detailfenster zu öffnen, und klicken Sie dann auf das Bleistiftsymbol, um ihn zu bearbeiten.
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Bewegen Sie auf dem Ereignisdetailbildschirm den Cursor über den Teilnehmer, den Sie im Abschnitt “Gäste” optional machen möchten. Klicken Sie rechts auf das graue Kontaktsymbol.
Klicken Sie auf “Speichern” oben, um Ihre Änderung zu übernehmen.
Das Symbol dreht sich weiß und zeigt Ihnen, dass die Person optional ist. Wenn Sie den Teilnehmer erneut erforderlich machen möchten, klicken Sie einfach auf dieses Symbol und klicken Sie auf “Speichern”
Was die Gäste sehen
Wenn Sie einen Teilnehmer für Ihre Veranstaltung optional machen, wird das Wort Optional unter seinem Namen angezeigt. Jeder in der Gästeliste ohne das Wort Optional ist erforderlich.
< p>Denken Sie daran, dass optionale Gäste immer noch einen neuen Termin für den Google Kalender-Termin vorschlagen können.
Wenn Sie eine Besprechung, Telefonkonferenz oder einen Videoanruf in Google Kalender einrichten und bestimmte Gäste, die teilnehmen möchten, aber nicht müssen, können Sie ganz einfach die optionale Funktion verwenden.
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