Un L'une des meilleures fonctionnalités des applications en ligne telles que Google Docs, Sheets et Slides est la possibilité de partager des documents. Que vous souhaitiez collaborer en temps réel ou simplement laisser les autres visualiser le document, c'est assez simple.
Cependant, le partage de votre document ne se limite pas à un simple clic sur un bouton. En fonction de ce que vous partagez et avec qui, vous devriez prendre un moment pour examiner les autorisations de partage. Les autres devraient-ils avoir la possibilité de modifier le document ? Voulez-vous qu'ils puissent ajouter des commentaires ? Ou le document doit-il être en lecture seule ? Voyons comment partager vos documents et les options d'autorisation.
Table des matières
Configurer le partage avec des personnes spécifiques
Ajuster les autorisations de partage
Partager le document
Configurer le partage avec un lien
Modifier les autorisations après le partage
Arrêter de partager un document
Configurer le partage avec des personnes spécifiques
Google garde les choses cohérentes en ce qui concerne le partage dans les trois applications. Vous pouvez donc suivre les mêmes étapes quelle que soit l'application que vous utilisez. Pour ce tutoriel, nous utiliserons Google Docs comme exemple.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur “Partager” en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur Fichier > Partagez à partir du menu.
Saisissez le nom de votre contact ou l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous allez partager. Vous pouvez entrer plus d'une personne si vous le souhaitez. Notez simplement que si vous partagez avec plusieurs personnes et ajustez les autorisations de partage à ce stade, vous ne pouvez pas définir les autorisations individuellement. Cependant, vous pouvez les modifier par personne après avoir partagé le document, que nous aborderons également ci-dessous.
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Ajuster les autorisations de partage
À droite, utilisez la liste déroulante pour choisir l'autorisation. Vous pouvez choisir Éditeur, Lecteur ou Commentateur.
- Éditeur : ils peuvent apporter des modifications, accepter ou rejeter des suggestions et partager le document avec d'autres.
- Lecteur : ils peuvent uniquement afficher le document. Ils ne peuvent pas apporter de modifications ni partager le document.
- Commentateur : ils peuvent uniquement ajouter des commentaires et faire des suggestions. Ils ne peuvent pas apporter de modifications ni partager le document.
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Les paramètres ci-dessus sont les paramètres d'autorisation par défaut, mais vous pouvez effectuer quelques ajustements si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de partage, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée en haut à droite.
Ici, vous pouvez interdire éditeurs de modifier les autorisations et le partage. Et vous pouvez désactiver la possibilité pour les téléspectateurs et les commentateurs de voir les actions de téléchargement, d'impression et de copie. Décochez les cases pour supprimer ces autorisations selon vos préférences.
Partager le document
Une fois que vous avez ajouté la ou les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager et défini les autorisations, vous pouvez éventuellement cocher la case Notifier les personnes et ajouter un message. Cela leur enverra un e-mail leur indiquant que vous avez partagé un document avec eux. Cliquez sur “Envoyer.”
Si vous ne souhaitez pas notifier ceux avec qui vous partagez ici, assurez-vous de décocher la case Notifier les personnes et cliquez sur “Partager.” Vous pouvez choisir de le faire si vous souhaitez les notifier vous-même avec votre propre lien vers le document.
Configurer le partage avec un lien
Si vous prévoyez de partager votre document avec de nombreuses personnes, vous avez la possibilité de saisir un lien vers le document au lieu. Et avec cette option, vous pouvez également définir des autorisations.
CONNEXION : Comment partager un fichier Google Docs, Sheets ou Slides en tant que page Web
Cliquez sur “Partager” puis cliquez dans la zone Obtenir le lien de la fenêtre Partage. Vous avez ensuite deux options dans la liste déroulante, Restricted et Tous les utilisateurs disposant du lien.
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Utilisez Restricteden conjonction avec l'ajout de personnes spécifiques dans la zone ci-dessus. Cela empêche toute personne autre que les personnes avec lesquelles vous partagez d'accéder au document s'il rencontre le lien.
Utilisez Tous les utilisateurs disposant du lien pour permettre à quiconque le possède d'accéder au document. Ensuite, à droite, choisissez Viewer, Commenter ou Editor. Cette autorisation s'appliquera à toute personne accédant au document à l'aide du lien.
Vous pouvez ensuite copier le lien à partager avec d'autres. Cliquez ensuite sur “Terminé.”
Modifier les autorisations après le partage
Que vous partager avec des personnes spécifiques ou simplement partager le lien, vous pouvez modifier les autorisations que vous avez initialement configurées. Cliquez sur “Partager” en haut à droite.
Pour certaines personnes, utilisez la partie supérieure de la fenêtre de partage. Sélectionnez la liste déroulante à côté de la personne pour laquelle vous souhaitez modifier l'autorisation et choisissez le nouveau paramètre. Cliquez sur “Enregistrer.”
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Pour toute personne ayant un lien, utilisez la partie inférieure de la fenêtre de partage. Sélectionnez la nouvelle autorisation dans la liste déroulante à droite. Cliquez sur “Terminé.”
Arrêter de partager un document
Si nécessaire, vous pouvez arrêter de partager un document tout aussi facilement. Encore une fois, cliquez sur “Partager.”
Pour des personnes spécifiques, ouvrez la liste déroulante à droite de la personne et sélectionnez “Supprimer.”
Pour toute personne disposant du lien, vous pouvez modifier le paramètre sur Restreint. Assurez-vous ensuite de supprimer de la liste de partage de la section ci-dessus toute personne à laquelle vous ne souhaitez pas avoir accès.
Google propose également d'autres moyens de collaborer avec des collègues. Vous pouvez utiliser des commentaires dans Google Sheets pour collaborer sur des feuilles de calcul, créer des documents et travailler ensemble directement dans Google Chat.
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