Come rendere gli ospiti facoltativi per gli eventi di Google Calendar

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Non tutti coloro che inviti a una riunione potrebbero essere invitati. Potrebbe esserci qualcuno a cui vuoi dare la possibilità di partecipare. Google Calendar offre la possibilità di rendere i partecipanti facoltativi, ma non è ovvio.

Potrebbe essere il tuo supervisore, un collega che potrebbe non essere disponibile o qualcun altro interessato alla riunione. Contrassegnandoli come facoltativi, possono decidere da soli se devono o vogliono partecipare. E puoi rendere facoltativi gli ospiti nel momento in cui crei l'evento di Google Calendar o in seguito.

Rendi facoltativa la partecipazione durante la creazione di un evento

Visita Google Calendar e accedi se necessario. Quando fai clic per creare un nuovo evento in Google Calendar, viene visualizzata una piccola finestra pop-up per aggiungere tutti i dettagli, inclusi i partecipanti. Ma non individuerai immediatamente la funzione opzionale per i tuoi ospiti.

Passa il cursore sul nome o sull'indirizzo e-mail del partecipante dopo averlo aggiunto. A destra, vedrai un'icona di contatto grigia (persona). Fai clic su quell'icona per contrassegnare il tuo ospite come facoltativo.

Una volta fatto ciò, l'icona apparirà bianca indicando lo stato opzionale. Puoi fare di nuovo clic per rendere l'ospite richiesto.

Rendi gli ospiti facoltativi dopo aver creato un evento

Se hai già creato l'evento, puoi comunque rendere facoltativo un partecipante. Seleziona l'evento sul tuo Google Calendar per aprire la piccola finestra dei dettagli, quindi fai clic sull'icona a forma di matita per modificarlo.

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Nella schermata dei dettagli dell'evento, posiziona il cursore sul partecipante che desideri rendere facoltativo nella sezione Ospiti. A destra, fai clic sull'icona grigia del contatto.

Fai clic su “Salva” in alto per applicare la modifica.

L'icona si trasforma bianco e ti mostra che la persona è facoltativa. Se desideri rendere nuovamente necessario il partecipante, fai clic su quell'icona e premi “Salva.”

Cosa vedono gli ospiti

Quando rendi un partecipante facoltativo per il tuo evento, la parola Facoltativo appare sotto il suo nome. È richiesto chiunque nell'elenco degli ospiti senza la parola Optional.

< p>Tieni presente che gli invitati facoltativi possono comunque proporre un nuovo orario per l'evento di Google Calendar.

Se stai organizzando una riunione, una teleconferenza o una videochiamata in Google Calendar e sei certo gli ospiti che potrebbero voler partecipare ma non sono tenuti a farlo, puoi facilmente utilizzare la funzione opzionale.

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