Hur man lägger till (eller tar bort) en digital signatur i Microsoft Office -filer

0
36
rafapress/Shutterstock.com

Kontorsdokument används ibland som juridiska dokument och kräver ofta en signatur. Eller ibland vill du lägga till en osynlig signatur för att skydda dokumentets integritet. Du kan göra antingen i vissa Office -appar.

Innehållsförteckning

Lägg till en synlig signatur i Word och Excel
& nbsp; & nbsp; Infoga en signaturrad
& nbsp; & nbsp; Signera ditt Word eller Excel -fil med din digitala signatur
Lägg till en osynlig signatur i Word, Excel och PowerPoint < br/>

Lägg till en synlig signatur i Word och Excel

Microsoft Word och Excel har båda en inbyggd funktion som låter dig infoga en signaturrad och signatur i dokumentet eller kalkylarket. Du kommer också att behöva en digital signatur för att infoga på signaturraden. Här är allt du behöver göra.

Infoga en signaturrad

Börja först och öppna Word -dokumentet eller Excel -kalkylbladet som du vill lägga till signaturraden till och placera sedan markören där du vill infoga den. Klicka sedan på “ Signaturrad, ” finns i “ Text ” gruppen i “ Infoga ” flik.

Signaturinställningsfönstret visas. Du måste fylla i dessa fält:

  • Föreslagen signatör – Namnet på personen som signerar dokumentet.
  • Föreslagen undertecknares titel – Undertecknarens titel.
  • Föreslagen undertecknares e -postadress – Signatörens e -postmeddelande.
  • Instruktioner till undertecknaren – Du kan lägga till alla speciella instruktioner som du vill att undertecknaren ska veta innan du signerar här.

Du måste också markera/avmarkera dessa alternativ:

< ul>

  • Tillåt signatören att lägga till kommentarer i Sign -dialogen – Signatören av dokumentet kan också lägga till syftet med sin signatur.
  • Visa signeringsdatum i Signature Line – När dokumentet är signerat visas datumet för när det undertecknades.
  • När du har fyllt i allt klickar du på “ OK ” knappen längst ner i fönstret.

    Signaturraden visas sedan.

    Annonsering

    Skicka filen till individen som behöver underteckna dokumentet. Eller, om du är den som signerar dokumentet, läs vidare.

    Skriv din Word- eller Excel -fil med din digitala signatur

    Om du inte redan har en digital signatur får du en uppmaning från Office som säger att du behöver en att signera till dokument när du dubbelklickar på signaturraden. Office kommer också att fråga om du vill få en från en Microsoft -partner i prompten.

    Om du väljer “ Ja, ” det tar dig till den officiella supportwebbplatsen, där det förklarar fördelarna med ett digitalt ID, tillsammans med ett par rekommenderade certifierade myndigheter som är kvalificerade att utfärda digitala certifikat. I dokumentationen finns GlobalSign och IdenTrust, men det finns många andra att välja mellan.

    Ett digitalt ID från en certifierad myndighet skiljer sig från en handskriven signatur eftersom det lägger till kod i dokumentet som visar att det var faktiskt du, inte någon som låtsades vara du, som signerade dokumentet.

    Obs! Du kan skapa ditt eget digitala certifikat genom att köra SELFCERT.EXE i installationsmappen för Office. Detta verifierar dock inte din identitet som en signatur från en certifierad myndighet, eftersom bedragare också kan skapa den här typen av certifikat med ditt namn. Som en säkerhetsform, om du använder ett digitalt certifikat som du skapade själv, läggs en varningsbanner till dokumentet.

    För att infoga denna digitala signatur, dubbelklicka på signaturraden. En popup-dialog visas. Klicka här “ Signera. ”

    < p> Dokumentet är nu signerat.

    Annonsering

    För att ta bort den signaturen, redigera bara dokumentet. När dokumentet har redigerats tas signaturen bort automatiskt. Detta för att skydda dokumentets äkthet och även för att skydda personen som undertecknade originaldokumentet.

    Om du vill infoga en ritad eller maskinskriven signatur är du fri att göra det också. Även om det inte bevisar signaturens äkthet, finns det flera webbplatser där du kan rita eller skriva en signatur och sedan ladda ner den som en bild. Därifrån skulle du helt enkelt infoga bilden i dokumentet med Infoga & gt; Bild och klicka sedan på och dra den till signaturraden.

    RELATED: Så här infogar du en bild eller ett annat objekt i Microsoft Office

    För att det ska fungera korrekt, klicka på ikonen Formatalternativ till höger om bilden och klicka sedan på “ Framför text ” alternativ för textinpackning.

    För att ta bort den här signaturen, välj bara signaturen genom att klicka på den med musen och tryck sedan på tangenten Delete.

    Lägg till en osynlig signatur i Word, Excel, och PowerPoint

    Du kan också lägga till en osynlig signatur i ditt dokument. Detta skyddar äktheten av innehållet i dokumentet. Och till skillnad från funktionen för att infoga en signaturrad kan du lägga till en osynlig signatur i dina PowerPoint -presentationer.

    För att göra detta måste du ha en digital signatur från en certifierad myndighet.

    Öppna först Word -dokumentet, Excel -kalkylbladet eller PowerPoint -presentationen som du vill lägga till den osynliga signaturen till och klicka sedan på “ File ” flik.

    Klicka sedan på “ Info &# 8221; i rutan till vänster.

    Annonsering

    Texten kommer att vara annorlunda för nästa steg beroende på vilken app du använder. Om du arbetar i Excel klickar du på “ Skydda arbetsboken. ” Om du använder PowerPoint klickar du på “ Skydda presentation. ” Eller, om du använder Word, klicka på “ Skydda dokument. ”

    Klicka nu på “ Lägg till en digital signatur ” i rullgardinsmenyn som visas.

    Därifrån måste du använda den digitala signaturen som du fick från den certifierade myndigheten. Om du redan har din digitala signatur behöver du bara klicka på “ Signera. ”

    När den är signerad kommer en banner att visas högst upp i dokumentet som säger att den innehåller en signatur.

    För att ta bort denna signatur behöver du bara redigera dokumentet. När dokumentet har redigerats blir signaturen ogiltig. Ett meddelande visas om att signaturen har tagits bort när du gör en redigering.

    Annons

    Detta skyddar både signatorn och innehållets integritet.

    Det är allt som behövs. Även om det inte nödvändigtvis är svårt att underteckna ett dokument, finns det ett par lager av giltighet här. För att ta bort alla tvivel om signaturens äkthet, skaffa din digitala signatur från en certifierad myndighet.

    RELATERAD: Vilka är de tre pelarna för cybersäkerhet?

    LÄS NÄSTA

    • & rsaquo; Så här återställer du Microsoft OneDrive i Windows 10 för att åtgärda synkroniseringsproblem
    • & rsaquo; Så här blockerar du irriterande iMessage -reaktioner på Android
    • & rsaquo; Ubuntu 21.10 kommer med ett anpassat GNOME 40 -skrivbord
    • & rsaquo; Så här använder du Board View i Microsoft Outlook Kalender
    • & rsaquo; How-To Geeks bästa tekniska gåvor för barn i åldern 3-6 år för semester 2021