So fügen Sie eine digitale Signatur in Microsoft Office-Dateien hinzu (oder entfernen)

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rafapress/Shutterstock.com

Office-Dokumente werden manchmal als Rechtsdokumente verwendet und erfordern oft eine Unterschrift. Manchmal möchten Sie auch eine unsichtbare Signatur hinzufügen, um die Integrität des Dokuments zu schützen. In bestimmten Office-Apps ist beides möglich.

Inhaltsverzeichnis

Sichtbare Signatur hinzufügen in Word und Excel
  Signaturzeile einfügen
  Signieren Sie Ihre Word- oder Excel-Datei mit Ihrer digitalen Signatur
Hinzufügen einer unsichtbaren Signatur in Word, Excel und PowerPoint< br/>

Hinzufügen einer sichtbaren Signatur in Word und Excel

Microsoft Word und Excel verfügen beide über eine integrierte Funktion, mit der Sie eine Signaturzeile und Signatur in das Dokument oder die Tabelle einfügen können. Sie benötigen außerdem eine digitale Signatur zum Einfügen in die Signaturzeile. Hier ist alles, was Sie tun müssen.

Eine Signaturzeile einfügen

Öffnen Sie zunächst das Word-Dokument oder die Excel-Tabelle, zu der Sie die Signaturzeile hinzufügen möchten, und platzieren Sie dann den Cursor an der Stelle, an der Sie sie einfügen möchten. Klicken Sie anschließend auf “Signaturzeile,” im “Text” Gruppe der “Einfügen” tab.

Das Fenster Signature Setup wird angezeigt. Sie müssen diese Felder ausfüllen:

  • Vorgeschlagener Unterzeichner – Der Name der Person, die das Dokument unterschreibt.
  • Titel des vorgeschlagenen Unterzeichners – Der Titel des Unterzeichners.
  • Vorgeschlagene E-Mail-Adresse des Unterzeichners – Die E-Mail des Unterzeichners.
  • Anweisungen für den Unterzeichner – Sie können hier spezielle Anweisungen hinzufügen, die Sie dem Unterzeichner mitteilen möchten, bevor Sie hier unterschreiben.

Sie müssen auch diese Optionen aktivieren/deaktivieren:

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  • Erlauben Sie dem Unterzeichner, Kommentare im Dialogfeld “Unterzeichnen” hinzuzufügen – Der Unterzeichner des Dokuments kann auch den Zweck seiner Unterschrift hinzufügen.
  • Unterschriftsdatum in Unterschriftszeile anzeigen – Sobald das Dokument unterschrieben ist, wird das Datum der Unterzeichnung angezeigt.
  • Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf “OK” unten im Fenster.

    Die Signaturzeile erscheint dann.

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    Datei senden an die Person, die das Dokument unterschreiben muss. Wenn Sie das Dokument unterschreiben, lesen Sie weiter.

    Signieren Sie Ihre Word- oder Excel-Datei mit Ihrer digitalen Signatur

    Wenn Sie noch keine digitale Signatur haben, erhalten Sie von Office eine Aufforderung, dass Sie eine benötigen , um das Dokument zu unterschreiben, wenn Sie auf die Unterschriftszeile doppelklicken. Office fragt in der Eingabeaufforderung auch, ob Sie eines von einem Microsoft-Partner erhalten möchten.

    Wenn Sie “Ja,” Es führt Sie zur offiziellen Support-Site, auf der die Vorteile einer digitalen ID erläutert werden, zusammen mit einigen empfohlenen zertifizierten Behörden, die für die Ausstellung digitaler Zertifikate qualifiziert sind. In der Dokumentation sind GlobalSign und IdenTrust aufgeführt, aber es stehen noch viele andere zur Auswahl.

    Eine digitale ID von einer zertifizierten Stelle unterscheidet sich von einer handschriftlichen Signatur, da sie dem Dokument einen Code hinzufügt, der zeigt, dass sie waren tatsächlich Sie, nicht jemand, der vorgab, Sie zu sein, der das Dokument unterzeichnet hat.

    Hinweis: Sie können Ihr eigenes digitales Zertifikat erstellen, indem Sie SELFCERT.EXE im Office-Installationsordner ausführen. Dies verifiziert Ihre Identität jedoch nicht wie eine Unterschrift einer zertifizierten Stelle, da Betrüger diese Art von Zertifikat auch mit Ihrem Namen erstellen können. Wenn Sie ein selbst erstelltes digitales Zertifikat verwenden, wird aus Sicherheitsgründen ein Warnbanner zum Dokument hinzugefügt.

    Um diese digitale Signatur einzufügen, doppelklicken Sie auf die Signaturzeile. Ein Popup-Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie hier auf “Signieren”

    < p>Das Dokument ist jetzt signiert.

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    Um diese Signatur zu entfernen, bearbeiten Sie einfach das Dokument. Nach der Bearbeitung des Dokuments wird die Signatur automatisch entfernt. Dies dient zum Schutz der Authentizität des Dokuments und auch zum Schutz der Person, die das Originaldokument unterzeichnet hat.

    Wenn Sie eine gezeichnete oder getippte Unterschrift einfügen möchten, können Sie dies ebenfalls tun. Obwohl es nicht die Echtheit der Unterschrift beweist, gibt es mehrere Websites, auf denen Sie eine Unterschrift zeichnen oder eingeben und sie dann als Bild herunterladen können. Von dort aus fügen Sie das Bild einfach mit Einfügen > Bild, klicken Sie darauf und ziehen Sie es in die Signaturzeile.

    VERWANDTE: So fügen Sie ein Bild oder ein anderes Objekt in Microsoft Office ein

    Damit es richtig funktioniert, klicken Sie auf das Symbol für Formatoptionen rechts neben dem Bild und dann auf “Vor dem Text” Textumbruchoption.

    Um diese Signatur zu entfernen, wählen Sie einfach die Signatur aus, indem Sie sie mit der Maus anklicken, und drücken Sie dann die Entf-Taste.

    Hinzufügen einer unsichtbaren Signatur in Word, Excel, und PowerPoint

    Sie können Ihrem Dokument auch eine unsichtbare Signatur hinzufügen. Dies schützt die Authentizität des Inhalts innerhalb des Dokuments. Und im Gegensatz zur Funktion zum Einfügen einer Unterschriftszeile können Sie Ihren PowerPoint-Präsentationen eine unsichtbare Unterschrift hinzufügen.

    Dazu benötigen Sie eine digitale Unterschrift einer zertifizierten Stelle.

    Öffnen Sie zuerst das Word-Dokument, die Excel-Tabelle oder die PowerPoint-Präsentation, der Sie die unsichtbare Signatur hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Datei” Tab.

    Klicken Sie als Nächstes auf “Info&# 8221; im linken Bereich.

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    Der Text wird im nächsten Schritt unterschiedlich sein, je nachdem, welche App Sie verwenden. Wenn Sie in Excel arbeiten, klicken Sie auf “Arbeitsmappe schützen.” Wenn Sie PowerPoint verwenden, klicken Sie auf “Präsentation schützen.” Wenn Sie Word verwenden, klicken Sie auf “Dokument schützen.”

    Klicken Sie nun auf “Digitale Signatur hinzufügen” im angezeigten Dropdown-Menü.

    Von dort aus müssen Sie die digitale Signatur verwenden, die Sie von der zertifizierten Stelle erhalten haben. Wenn Sie bereits über Ihre digitale Signatur verfügen, müssen Sie jetzt nur noch auf “Signieren”

    Nach der Unterzeichnung erscheint oben im Dokument ein Banner, das besagt, dass es eine Unterschrift enthält.

    Um diese Signatur zu entfernen, müssen Sie nur das Dokument bearbeiten. Sobald das Dokument bearbeitet wurde, wird die Signatur ungültig. Sobald Sie eine Bearbeitung vornehmen, wird eine Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die Signatur entfernt wurde.

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    Dies schützt sowohl den Unterzeichner als auch die Integrität des Inhalts.

    Das ist alles. Obwohl das Unterschreiben eines Dokuments nicht unbedingt schwierig ist, gibt es hier mehrere Gültigkeitsebenen. Um alle Zweifel an der Echtheit der Signatur auszuräumen, holen Sie sich Ihre digitale Signatur von einer zertifizierten Stelle.

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