Comment ajouter (ou supprimer) une signature numérique dans les fichiers Microsoft Office

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rafapress/Shutterstock.com

Documents Office sont parfois utilisés comme documents juridiques et nécessitent souvent une signature. Ou, parfois, vous souhaiterez peut-être ajouter une signature invisible pour protéger l'intégrité du document. Vous pouvez faire l'un ou l'autre dans certaines applications Office.

Table des matières

Ajouter une signature visible dans Word et Excel
  Insérez une ligne de signature
  Signez votre fichier Word ou Excel avec votre signature numérique
Ajoutez une signature invisible dans Word, Excel et PowerPoint< br/>

Ajouter une signature visible dans Word et Excel

Microsoft Word et Excel ont tous deux une fonctionnalité intégrée qui vous permet d'insérer une ligne de signature et une signature dans le document ou la feuille de calcul. Vous aurez également besoin d'une signature numérique à insérer sur la ligne de signature. Voici tout ce que vous devez faire.

Insérer une ligne de signature

Tout d'abord, ouvrez le document Word ou la feuille de calcul Excel dans laquelle vous souhaitez ajouter la ligne de signature, puis placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez l'insérer. Ensuite, cliquez sur “Ligne de signature,” trouvé dans le “Texte” groupe du groupe “Insérer” onglet.

La fenêtre Configuration de la signature apparaît. Vous devrez remplir ces champs :

  • Signataire suggéré – Le nom de la personne qui signe le document.
  • Titre du signataire suggéré – Le titre du signataire.
  • Adresse e-mail du signataire suggéré – L'e-mail du signataire.
  • Instructions au signataire – Vous pouvez ajouter ici toutes les instructions spéciales que vous souhaitez que le signataire sache avant de signer.

Vous devrez également cocher/décocher ces options :

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  • Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue de signature – Le signataire du document peut également ajouter l'objet de sa signature.
  • Afficher la date de signature dans la ligne de signature – Une fois le document signé, la date de signature apparaîtra.
  • Une fois que vous avez tout rempli, cliquez sur le bouton “OK” en bas de la fenêtre.

    La ligne de signature apparaît alors.

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    Envoyez le fichier à la personne qui doit signer le document. Ou, si c'est vous qui signez le document, lisez la suite.

    Signez votre fichier Word ou Excel avec votre signature numérique

    Si vous n'avez pas encore de signature numérique, vous recevrez une invite d'Office vous indiquant que vous en aurez besoin pour signer au document chaque fois que vous double-cliquez sur la ligne de signature. Office vous demandera également si vous souhaitez en obtenir un auprès d'un partenaire Microsoft dans l'invite.

    Si vous sélectionnez “Oui,” il vous amènera au site d'assistance officiel, où il explique les avantages d'une identification numérique, ainsi que quelques autorités certifiées recommandées qui sont qualifiées pour émettre des certificats numériques. Dans la documentation se trouvent GlobalSign et IdenTrust, mais il y en a beaucoup d'autres parmi lesquels choisir.

    Une identification numérique d'une autorité certifiée est différente d'une signature manuscrite car elle ajoute du code au document qui montre qu'il c'est vous, et non quelqu'un qui prétend être vous, qui avez signé le document.

    Remarque : Vous pouvez créer votre propre certificat numérique en exécutant SELFCERT.EXE dans le dossier d'installation d'Office. Cependant, cela ne vérifie pas votre identité comme le ferait une signature d'une autorité certifiée, car les fraudeurs peuvent également créer ce type de certificat en utilisant votre nom. Par mesure de sécurité, si vous utilisez un certificat numérique que vous avez créé vous-même, une bannière d'avertissement sera ajoutée au document.

    Pour insérer cette signature numérique, double-cliquez sur la ligne de signature. Une boîte de dialogue contextuelle apparaîtra. Ici, cliquez sur “Signer.”

    Le document est maintenant signé .

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    Pour supprimer cette signature, modifiez simplement le document. Une fois le document édité, la signature est automatiquement supprimée. Ceci afin de protéger l'authenticité du document et également de protéger la personne qui a signé le document original.

    Si vous souhaitez insérer une signature dessinée ou dactylographiée, vous êtes également libre de le faire. Bien que cela ne prouve pas l'authenticité de la signature, il existe plusieurs sites qui vous permettent de dessiner ou de taper une signature, puis de la télécharger sous forme d'image. À partir de là, vous insérez simplement l'image dans le document avec Insérer > Image, puis cliquez et faites-la glisser jusqu'à la ligne de signature.

    CONNEXES : Comment insérer une image ou un autre objet dans Microsoft Office

    Pour que cela fonctionne correctement, assurez-vous de cliquer sur l'icône Options de format à droite de l'image, puis sur le bouton “Devant le texte” option d'emballage de texte.

    Pour supprimer cette signature, il suffit de sélectionner la signature en cliquant dessus avec votre souris puis d'appuyer sur la touche Suppr.

    Ajouter une signature invisible dans Word, Excel, et PowerPoint

    Vous pouvez également ajouter une signature invisible à votre document. Cela protège l'authenticité du contenu du document. Et contrairement à la fonctionnalité d'insertion d'une ligne de signature, vous pouvez ajouter une signature invisible à vos présentations PowerPoint.

    Pour ce faire, vous devez disposer d'une signature numérique d'une autorité certifiée.

    Tout d'abord, ouvrez le document Word, la feuille de calcul Excel ou la présentation PowerPoint auquel vous souhaitez ajouter la signature invisible, puis cliquez sur le bouton “Fichier” onglet.

    Ensuite, cliquez sur “Info” dans le volet de gauche.

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    Le texte sera différent pour l'étape suivante en fonction de l'application que vous utilisez. Si vous travaillez dans Excel, cliquez sur “Protéger le classeur.” Si vous utilisez PowerPoint, cliquez sur “Protéger la présentation.” Ou, si vous utilisez Word, cliquez sur “Protéger le document.”

    Maintenant, cliquez sur “Ajouter une signature numérique” dans le menu déroulant qui apparaît.

    À partir de là, vous devrez utiliser la signature numérique que vous avez acquise auprès de l'autorité certifiée. Si vous avez déjà votre signature numérique, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur “Signer.”

    Une fois signé, une bannière apparaîtra en haut du document indiquant qu'il contient une signature.

    Pour supprimer cette signature, il vous suffit de modifier le document. Une fois le document modifié, la signature devient invalide. Un message apparaîtra pour vous informer que la signature a été supprimée une fois que vous avez effectué une modification.

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    Cela protège à la fois le signataire et l'intégrité du contenu.

    C'est tout ce qu'il y a à faire. Bien que signer un document ne soit pas nécessairement difficile, il existe ici quelques niveaux de validité. Pour lever tout doute sur l'authenticité de la signature, obtenez votre signature numérique auprès d'une autorité certifiée.

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