Come utilizzare la stampa unione in Word per creare lettere, etichette e buste

Come creare lettere stampa unione

Microsoft Word ha una procedura guidata che ti guida attraverso la creazione di lettere di stampa unione. La procedura guidata ti chiederà la lettera che desideri utilizzare e i destinatari della lettera lungo il percorso, quindi assicurati di avere un elenco di destinatari pronto da inserire. In caso contrario, non importa, puoi sempre aggiungere manualmente un elenco di destinatari.

1. Apri un documento Word e digita il tuo messaggio. Tralascia gli elementi personalizzati (ad esempio titolo, nome, città, ecc.). Per ora, puoi semplicemente lasciare uno spazio vuoto per dove vuoi inserire questi elementi, in questo modo:

2. Quando il modello è pronto, seleziona < strong>E-mail > Avvia stampa unione > Procedura guidata Stampa unione passo passo dalla barra multifunzione in alto.

3. Apparirà un nuovo riquadro lungo il bordo destro della finestra di MS Word. Questa è la procedura guidata che ti guiderà attraverso il processo. Come primo passo, dovrai selezionare il tipo di documento su cui stai lavorando. Seleziona Lettere e scegli Avanti: documento iniziale.

4. Dovrai scegliere il documento che desideri utilizzare per la stampa unione in seguito.
   Se hai già digitato del contenuto per la tua lettera, seleziona Utilizza il documento corrente.< br>Se desideri utilizzare un modello pronto per l'uso, seleziona Inizia da un modello. Quando hai scelto un documento di partenza, fai clic su Seleziona i destinatari. 

5. Il passaggio successivo è selezionare i destinatari. Supponendo che tu abbia un foglio Excel popolato con i dati del destinatario, puoi importare i dati selezionando l'opzione Utilizza un file esistente e selezionando Sfogliadalla sezione successiva. 

Vai al foglio contenente l'elenco dei destinatari utilizzando l'esploratore, seleziona il foglio e seleziona Apri. 

Quando selezioni il foglio, vedrai la Seleziona tabellafinestra. Seleziona la tabella o le tabelle pertinenti. Assicurati di selezionare la casella accanto al testo La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna se questo è vero per i tuoi dati e seleziona OK.

Avanti , vedrai l'elenco dei destinatari che Word utilizzerà nella tua unione. Se tutto sembra a posto, seleziona OK. 

Dopo aver aggiunto il foglio Excel, seleziona Avanti: scrivi la tua lettera.

6. Ora sei pronto per aggiungere segnaposto nella tua lettera . Porta il cursore nel punto in cui desideri aggiungere il segnaposto e seleziona Altri elementidal riquadro Stampa unione.

Il campo di unione In si aprirà la finestra di dialogo da cui puoi selezionare il segnaposto pertinente e selezionare Inserisci per aggiungerlo alla tua lettera.

7. Una volta inseriti tutti i campi di unione, seleziona Avanti: Anteprima delle lettere.

Questo ti mostrerà un'anteprima di tutte le lettere generate con la stampa unione. Puoi utilizzare i pulsanti freccia nel riquadro Stampa unione per cambiare l'anteprima delle lettere.

8. Seleziona Avanti: completa l'unione. Nel passaggio successivo, seleziona Stampa (se desideri stampare tutte le lettere) o Modifica singole lettere > Tutti (se hai intenzione di unire le lettere in un unico documento).

Come creare etichette per stampa unione

È sempre una buona idea compilare ordinatamente la tua mailing list in un foglio Excel in modo da non avere le vertigini quando hai bisogno dei dettagli della spedizione di qualcuno. Tuttavia, se desideri stampare le etichette, la compilazione del foglio Excel non la taglierà. Dovrai invece creare etichette di stampa unione su MS Word.

1. Se hai già un foglio Excel con i dettagli di spedizione, puoi saltare al passaggio successivo. In caso contrario, organizza la tua mailing list su un foglio Excel. Aggiungi alcune intestazioni (Nome, Cognome, Indirizzo, ecc.) e ordina la tua lista.
2. Passa a MS Word. Utilizzare la procedura guidata per la creazione di etichette. Apri un documento vuoto e seleziona Mailing > Seleziona Stampa unione > Procedura guidata stampa unione passo passo. 

3. Seleziona Etichette e poi Avanti: documento iniziale. 

4. Nella schermata successiva, seleziona Cambia layout documento. Quindi, seleziona Opzioni etichetta per impostare il numero del prodotto e il marchio dell'etichetta.

Una volta selezionato OK, vedrai il etichette delineate sul documento. In caso contrario, vai a Table Design > Confini e seleziona Visualizza griglia.

5. Torna alla scheda E-mail in MS Word e seleziona Seleziona Destinatari > Utilizza un elenco esistente. 

Vai al file Excel contenente il lista di posta. Seleziona il file e seleziona Apri.

6. Vedrai la tabella di selezione finestra. Se hai più fogli nella cartella di lavoro, qui vedrai più di un elemento. Seleziona quello che contiene la tua mailing list. Seleziona la casella accanto al testo La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna e seleziona OK. 

7. MS Word importa la mailing list. Seleziona Blocco indirizzi. Guarda l'anteprima a destra. 

Se non è come desideri, seleziona Corrispondenza campi. Assicurati che tutti i dettagli corrispondano a un'intestazione appropriata del tuo foglio di lavoro e seleziona OK.

Guarda di nuovo l'anteprima. Se sembra a posto, seleziona OK.

8. Ora vedrai <<AddressBlock>> nell'etichetta. Vai a E-mail > Aggiorna etichette per aggiungere <<AddressBlock>> a tutte le etichette.

9. Le etichette sono ora pronte per essere unite. Vai a E-mail > Termina & Unisci > Modifica singoli documenti. 

Verrà visualizzata una piccola finestra. Seleziona Tutte e poi OK.

10. Ora vedrai tutte le tue etichette unite.

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Come creare buste stampa unione

La creazione di buste per stampa unione è per lo più la stessa di quella per le etichette, ma con alcune modifiche. 

Di nuovo, fai clic su Email > Avvia stampa unione > Procedura guidata stampa unione passo passo, ma questa volta seleziona Buste, quindi seleziona Avanti: documento iniziale in basso.



1. Ti verrà chiesto di selezionare un documento di partenza. Seleziona Opzioni busta per selezionare le dimensioni della busta e la posizione dell'indirizzo di consegna/restituzione (fare riferimento al passaggio successivo) e seleziona Avanti: seleziona i destinatari.



2. Quando selezioni Opzioni busta, vedrai apparire una piccola finestra. Seleziona la dimensione della busta preferita e seleziona il carattere e la posizione per la consegna e l'indirizzo di restituzione.



3. Il passaggio successivo della procedura guidata è selezionare i destinatari. Seleziona Utilizza un elenco esistente(supponendo che tu abbia già un foglio Excel contenente i dati del destinatario) e seleziona Sfoglia per cercare il file. Seleziona il file pertinente e fai clic su Avanti: Disponi la busta. 



4. Nella schermata successiva , seleziona Blocco indirizzo, guarda l'anteprima per assicurarti che appaia come desideri e seleziona OK.



Ora vedrai <&lt AddressBlock>> appare sulla busta. 

5. Seleziona Avanti: Anteprima delle buste. Vedrai la stessa anteprima che hai visto nel passaggio precedente ma sul tuo documento. Puoi utilizzare i pulsanti freccia nel riquadro della procedura guidata per passare da una busta all'altra.



Ora le tue buste sono pronte per essere unite. Seleziona Avanti: completa l'unione.

6. Nella schermata seguente, vedrai un'opzione per Modifica singole buste. Selezionalo, seleziona Tutto per unire tutti i record e seleziona OK.



Ora vedrai tutte le buste unite in un documento singolo.



Stampa in blocco ed e-mail semplificate

L'utilizzo della stampa unione può farti risparmiare un sacco di tempo che altrimenti spenderesti per personalizzare lettere, etichette o buste. Tuttavia, non è tutto ciò che puoi fare con MS Word. Puoi anche creare biglietti di auguri, opuscoli e schede.

La stampa unione è in circolazione da un po', ma se stai cercando di rendere efficienti i tuoi processi, Microsoft Office 2019 ha introdotto alcune funzionalità interessanti che potresti voglio guardare.