Hur man spårar ändringar i Google Docs

Google Docs är en del av Google-paketet med molnbaserade produktivitetsverktyg. Det gör det enkelt att samarbeta om dokument och dela dem med andra. Vi visar hur du spårar ändringar i Docs så att du kan se vad som skiljer sig i den senaste versionen.

Skillnaden med Words spårförändringar

I Microsoft Word sker dokumentsamarbete seriellt . En person aktiverar “Spåra ändringar”, arbetar på ett dokument, avslutar redigeringen och skickar dokumentet till nästa person för granskning. Den personen kan granska de spårade ändringarna och göra ändringar och därmed skapa flera versioner av samma dokument.

I Google Docs finns det inte flera versioner av ett dokument, bara en enda kopia i molnet, som kan redigeras samtidigt av flera användare.

Om du vill veta andra skillnader, kolla in Google Docs kontra Microsoft Word – Vilka är skillnaderna?

Kom ihåg att dela ditt dokument

Om du vill spåra ändringar i ett Google-dokument så att en annan person kan granska dem måste du dela dokumentet med den personen. & nbsp;

Så här delar du ett dokument med en annan person:

1. Välj knappen Dela längst upp till höger i Google Doc.

2. Skriv e-postadress < > av personen under Lägg till personer och grupper .

3. När du är klar med att lägga till listan över personer väljer du deras roll i < stark> rullgardinsmeny till höger .

< img src = "/wp-content/uploads/0e0d7750d967db0728f87ea75aec0b5f.jpg" />

4. Markera eller avmarkera rutan som meddelar dem att du har delat dokumentet.

5. Skriv en förklarande anmärkning om det behövs.

6. Välj Skicka

Kontrollera dokumentets revisionshistorik

Google Dokument registrerar dokumentets historik från det att det skapades. Så även om du har glömt eller inte visste hur du spårar ändringar i ditt Google Doc kan du alltid slå upp dem med hjälp av dokumentets revisionshistorik:

1. Öppna ditt Google Doc .
2. Välj fil> Versionshistorik> Se versionshistorik .

<>I den högra rutan ser du tid, datum och författare för varje revisionssession för det dokumentet. Du kan klicka på någon av dessa och se de ändringar som görs av varje redaktör.

4. Genom att klicka på de tre vertikala punkterna i alla automatiskt skapade versioner kan du välj att ge en viss version ett namn eller att göra en kopia som ett nytt separat Google-dokument.

5. Du kan också återställa dokumentet till vilken tidigare version som helst om någon gjorde destruktiva ändringar av text.

Använd förslagsläge

Förslagsläge är den närmaste funktionen för att spåra ändringar du hittar i Google Dokument. Det här är mest användbart när du har blivit inbjuden att redigera ett dokument skrivet av någon annan.

När du använder förslagsläge:

• Du ser ändringar gjorda i en annan färg. & nbsp;
• Du ser också dessa ändringar sammanfattas som kommentarer på höger sida av dokumentet. & Nbsp;
• Du och andra redaktörer kan utbyta chattmeddelanden över enskilda ändringar i dessa kommentarbubblor. & Nbsp;
• När du har kommit överens om en ändring, välj bara bocken för att acceptera den, alternativt välj X för att avvisa den.

Här är ett exempel på hur det ser ut:

Att slå på Förslagsläget är enkelt:

1. Välj rullgardinsmenyn med pennaikon .

2. Välj Föreslår eller klicka på den här gröna genvägsknappen när du svävar över en sida .

Markera texten du vill kommentera eller placera markören vid den punkt där du vill lämna en kommentar.

3. Välj Infoga> Kommentar eller använd den blå “+” genvägen som dyker upp till höger om sidan när du svävar över den.

4. Skriv din kommentar och välj sedan knappen Kommentar .

Kom ihåg att du kan tagga andra redigerare med @ -symbolen. Du kan också använda livechattfunktionen om andra författare råkar vara online samtidigt som du.

Ladda ner ditt dokument som en Word-fil

Du kan konvertera förslag till spårade ändringar genom att ladda ner ditt Google Doc som ett Word-dokument. När de öppnas i Word visas förslag som spårade ändringar, med alla kommentarer bevarade. Så här gör du det:

Välj Arkiv> Ladda ner>Microsoft Word .

Obs! Det nedladdade dokumentet är nu oberoende av Google Doc i molnet. Inga ändringar som gjorts i det dokumentet återspeglas i molnversionen. Om du vill dela redigeringarna av Word-dokumentet måste du ladda upp det som ett nytt Google Doc och dela det från grunden.

Vi rekommenderar inte att du redigerar i Word och Docs på detta sätt eftersom det kan vara tidskrävande, införa formateringsproblem och leda till förvirring. Ett bra alternativ är att använda Microsoft 365, som innehåller liknande molnbaserade funktioner och samarbete.

Förlorar aldrig spår igen

Nu kan du spåra och dela ändringar i Google Docs. Kom bara ihåg att dela den här artikeln med andra redaktörer som arbetar med ett dokument med dig eftersom de alla måste aktivera förslagsläget oberoende.