Popularne komunikatory internetowe to nie tylko wygodny, szybki i stosunkowo poufny środek komunikacji. Jeszcze kilka lat temu przy rozpatrywaniu sprawy sędzia najprawdopodobniej odmówiłby zbadania treści czatów, ale ostatnio coraz częściej kluczowym dowodem staje się korespondencja – mówi Andrey Kuzmin, starszy wspólnik kancelarii Titov, Kuzmin and Partners. w kolumnie Forbes. p> Istnieje kilka nieporozumień związanych z korespondencją w komunikatorach WhatsApp, Telegram, Viber.
- W świadomości społecznej korespondencja w komunikatorze postrzegana jest jako substytut komunikacji ustnej. Ale tak nie jest. Komunikacja w komunikatorze składa się z pełnych wiadomości pisemnych.
- Korespondencja w komunikatorze nie jest wiążąca. W większości przypadków to prawda. Ale w korespondencji biznesowej coraz częściej jest odwrotnie: wiadomości mają znaczenie.
- Korespondencja jest całkowicie poufna i nikt nie będzie jej wiązał z konkretnymi osobami. Z każdym dniem jest coraz łatwiej. Ponadto każda osoba mająca do niej dostęp może ujawnić korespondencję. A jego potwierdzenie i rozpoznanie przez wszystkich uczestników jest opcjonalne.
Dlatego najczęściej problemy związane są z tym, że niektóre wiadomości są wysyłane nieświadomie, bez zrozumienia konsekwencji, jakie mogą nieść. Delegowanie różnych komunikatów pracownikom również pociąga za sobą konsekwencje. Ich niekontrolowana korespondencja z klientami lub kontrahentami może mieć skutek prawny.
Biznes korzysta z komunikatora w postaci dialogu, grupy, bota, rzadziej kanału. Czaty mogą być tworzone dla bieżącej korespondencji służbowej we wszelkiego rodzaju sprawach, dla konkretnego projektu lub umowy, w celu wsparcia użytkownika lub jako samodzielne narzędzie do świadczenia usług.
Z punktu widzenia prawa czat w komunikatorze mogą być traktowane jako wiadomości o znaczeniu prawnym, z którymi ustawa lub traktat wiąże określone konsekwencje. W sądzie takie rozmowy można uznać za dowód. W takim przypadku zwykle mają następujące wymagania:
- Umiejętność identyfikacji uczestników korespondencji. W przeważającej większości przypadków używa się do tego numerów telefonów;
- Numery należą do konkretnych osób. W tym celu odpowiednie są informacje ze stron, umów, dane rejestracyjne numerów lub obecność historii korespondencji w podobnych sprawach;
- Związek z przedmiotem sporu. Z korespondencji powinno jasno wynikać, że chodzi o sporną sprawę, umowę lub transakcję.
W rezultacie ta moneta ma dwie strony. W przypadku braku kontroli korespondencja może wiązać się ze stratami i dodatkowym ryzykiem. Ale jeśli firma reguluje korespondencję, uprości to, przyspieszy i zmniejszy koszty komunikacji i transakcji.
Gdy korespondencja ma znaczenie
- Koordynacja korespondencji w komunikatorach jako oficjalny środek komunikacji
Strony umowy mogą same określić, w jaki sposób przesyłają sobie nawzajem informacje, pisma i powiadomienia. Mogą również wybrać WhatsApp, Telegram, Viber do wymiany wszystkich lub niektórych określonych wiadomości (na przykład tylko do przesyłania wyników pracy w formie elektronicznej). Jednocześnie warto określić konkretne liczby lub grupy, które należy stosować w korespondencji.
Jeśli jednak w umowie nie ma takiej klauzuli, lub jest korespondencja e-mailowa lub pisemna, nie oznacza to, że sąd automatycznie uzna za nieważną korespondencję w komunikatorze. Coraz częściej pojawiają się orzeczenia, w których sąd stwierdza, że strony swoim zachowaniem zmieniły oficjalny kanał komunikacji na posłańca. Np. jeśli jedna strona wysłała coś drugiej, a druga odpowiedziała, udzieliła informacji zwrotnej lub przesłała dokumenty.
Dlatego, aby korespondencja w komunikatorze nie stała się przypadkiem oficjalna, należy dodatkowo ustalić zasady w firmie, o które pracownicy pytają i z kim można komunikować się w komunikatorze.
Nowa fala kontroli: jak chronić firmy przed grzywnami za naruszenie przestarzałych środków < /strong>
- Zawarcie umowy w komunikatorze
Głównym ryzykiem jest możliwość zawarcia umowy „przypadkowo” w korespondencji. Na przykład w praktyce zdarzają się przypadki, gdy na czacie dyskutowana jest praca, koszt, warunki. Albo następuje wymiana plików z listami prac. Następnie klient przelewa środki, ale nie podpisuje żadnych umów. W takich przypadkach sądy często uznają umowę za zawartą.
Z drugiej strony zawarcie umowy w komunikatorze może znacznie przyspieszyć procedury formalne w poszczególnych przedsiębiorstwach. Na przykład w świadczeniu usług, w których wszystkie procesy są wykonywane całkowicie zdalnie lub w handlu online za pośrednictwem sieci społecznościowych lub komunikatorów internetowych.
Aby zbudować proces zawierania umów w komunikatorze, należy zdefiniować formalne wiadomości, które wysyłane są do Klienta w celu jego identyfikacji, określenia warunków umowy oraz potwierdzenia faktu jej zawarcia. Chatbot może się do tego przydać.
- Zmiana i rozwiązanie umowy
Często zdarza się, że umowa zawierana jest w tradycyjnej formie pisemnej, ale strony zmieniają ją w procesie korespondencji. Głównym ryzykiem w tym przypadku jest przeoczenie wiadomości od kontrahenta, że żąda on zmiany lub rozwiązania umowy.
Np. w trakcie realizacji umowy wykonawca zażądał odroczenia, lub zasugerował odejście pod pewnymi względami od uzgodnionego wcześniej SIWZ. Często dochodzi do porozumienia o dodatkowej pracy, która nie była wliczona w początkowy koszt kontraktu. W takim przypadku zatwierdzenie w komunikatorze przez klienta lub jego upoważnionego pracownika może być następnie traktowane jako zmiana umowy. Może to pozbawić klienta prawa do późniejszego odwoływania się do pierwotnych warunków umowy.
Również w polu B2C konsumenci mogą zgłaszać chęć odstąpienia od umowy za pośrednictwem komunikatorów internetowych lub czatów. W takich przypadkach sądy często uznają odmowę za podstawę do pobrania pieniędzy od firmy.
Z drugiej strony, jeśli Twoja firma często wymaga różnych zgód i manewrów, to możliwość zmiany lub rozwiązania umowy za pośrednictwem komunikatora może być wygodnym narzędziem.
- Wysyłanie próśb i powiadomień
< p> Następujące komunikaty w komunikatorze mogą mieć znaczenie prawne:
- wniosek o dostawę towarów lub świadczenie usług;
- uznanie faktu odbioru towaru lub dokumentów;
- powiadomienie o gotowości towarów do wysyłki;
- przekazywanie kopii dokumentów towarzyszących lub transferowych;
- różne ogłoszenia o zamówieniu (o oględzinach lokalu, o zwrocie, o przekazaniu pojazdów).
Głównym ryzykiem jest tutaj brak kontroli nad takimi oficjalnymi zawiadomieniami. Sądy często uznają, że zawiadomienie lub wniosek miał miejsce, jeśli został wysłany za pośrednictwem komunikatora. Próby powoływania się na fakt, że wniosek powinien był zostać wysłany pocztą elektroniczną, mogą się nie powieść.
Z drugiej strony, jeśli Twoja firma ma trudności z wysyłaniem i zbieraniem różnych dokumentów potwierdzających, wówczas posłańcy mogą być dobre narzędzie ubezpieczeniowe. Być może nie zawsze całkowicie zastąpią papierowe dokumenty i e-maile, ale będą w stanie nadrobić swoje braki.
„Podziękuj za niedotrzymanie terminu”: dlaczego biznes coraz częściej podlega przepisom administracyjnych
-
Wykonanie umowy
W większym stopniu dotyczy to usług lub prac, które są świadczone etapami i których rezultat jest w całości lub w części przekazywany w formie elektronicznej. Na przykład do tworzenia lub projektowania oprogramowania, a także projektów badawczych. W ramach tych procesów często tworzone są czaty, podczas których grupy robocze uzgadniają bieżące problemy i komunikują wyniki. Taka korespondencja może potwierdzić fakt wykonania pracy, poszczególnych etapów lub fakt przekazania wyników. Zdarza się, że taka korespondencja całkowicie zastępuje akty.
Główne ryzyko polega na tym, że klient może stracić kontrolę nad przepływem wiadomości i nie zobaczyć pełnego obrazu. W efekcie może się okazać, że on sam na wszystko się zgodził, przesunął terminy, zmienił SIWZ lub otrzymał wszystkie wyniki i nie ma prawa do roszczeń (oczywiście jest to najbardziej ekstremalna opcja).
Z drugiej strony, jeśli korespondencja jest prawidłowo zorganizowana, kontrahent może bronić się przed nieuzasadnionymi roszczeniami, jeśli gusta klienta nagle się zmieniły lub nagle pojawiły się nowe wprowadzające, lub jeśli klient zaprzeczy otrzymywaniu wyników.
- < li> Stosunki pracy
W relacjach między pracownikiem a pracodawcą coraz większą rolę zaczynają odgrywać posłańcy. Ryzyko pracodawcy polega na tym, że wiadomości w komunikatorach mogą zawierać informacje różniące się od oficjalnych dokumentów. Również korespondencja jest często wykorzystywana w próbach potwierdzenia faktycznego stosunku pracy. Na przykład, gdy dana osoba z jakiegoś powodu nie jest zarejestrowana, ale regularnie otrzymuje zadania od firmy.
Z drugiej strony posłańcy mogą potwierdzić przekazanie określonych zadań pracownikowi lub kierunek próśb do niego. Link do możliwości korespondencji w umowie o pracę lub lokalnym akcie organizacji pomoże udowodnić te fakty.
- Rozwiązywanie sporów, usuwanie naruszeń
Jednym z najczęstszych zastosowań komunikatorów internetowych jest rozwiązywanie sporów. Czat pozwoli ci szybko naprawić błędy i przekazać je drugiej stronie. Może to dotyczyć braków w pracy lub towarach. Komunikaty mogą być poparte fotografią. Na przykład najemca lub wynajmujący może zgłaszać wady lokalu lub odstępstwa od umowy najmu.
Takie komunikaty wymagają bezwarunkowej odpowiedzi ze strony przedsiębiorcy i jednocześnie pozwalają na rejestrację przekazania naruszeń i przekazania roszczenia.
Jak prawnik z Charkowa zarabia 25 milionów rubli rocznie na automatyzacji pracy z freelancerami
Praktyczne rekomendacje
Nie powinieneś tak myśleć po prostu koresponduj i nie usuwaj czatów. Wprowadzenie komunikatorów do biznesu lub ubezpieczenia ryzyk przy ich stosowaniu wiąże się z pracami organizacyjnymi, ustaleniem standardów korespondencji oraz przygotowaniem bazy dokumentów, umów i regulaminów. Podsumowując konkretne praktyczne zalecenia, pierwszą rzeczą do zrobienia jest wykonanie następujących czynności:
- opisać, z jakich numerów można prowadzić korespondencję i czy ma to być numery służbowe;
- opisać, jakie sprawy można prowadzić, a dla których jest to surowo zabronione;
- utwórz formę powiadomień za pośrednictwem komunikatorów;
- kontrolować spójność i oficjalny status odbiorców korespondencji;
- dowiedz się, jak przechowywać i archiwizować korespondencję.
< li role = "presentation"> powiadamiaj osoby odpowiedzialne o otrzymaniu oficjalnych dokumentów lub istotnych oświadczeń za pośrednictwem komunikatorów;
Jeśli chcesz zawierać umowy przez komunikatory internetowe, musisz:
- przesłać na e-mail formularz oferty, umowy i inne dokumenty;
- przygotować łańcuch wiadomości, który będzie pośredniczył w zawarciu umowy.
Łańcuch wiadomości mogą wyglądać tak:
Wykonawca: Przesyłamy Ci uzgodnione zadanie techniczne, w którym wyszczególnione są prace, warunki i płatności. Proszę potwierdzić poprawność i wyrazić zgodę. [Załączony plik z warunkami odniesienia]
Klient: Tak, potwierdzam, że wszystko jest w porządku.
Wykonawca: Link zawiera standardowe warunki umowy-oferta. Załączam również fakturę do zapłaty. Aby zawrzeć umowę i rozpocząć pracę, wystarczy opłacić fakturę. [Link i faktura]
Klient: Faktura zapłacona, paragon w załączniku. [Rachunek]
Opinia redakcji może nie pokrywać się z punktem widzenia autora