Hur man skapar en rullgardinslista i Excel

0
48

Att använda en rullgardinslista i Excel kan avsevärt minska den tid det kan ta att mata in data i ett kalkylark. Tack och lov är det väldigt enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel.

Det finns några metoder för att göra detta, från enkelt till avancerat. Du lär dig alla sätt att göra det i den här artikeln.

Skapa en rullgardinslista i Excel: Enkel metod

Det enklaste sättet att skapa en rullgardinslista i Excel är att ange listan manuellt. Detta är perfekt för situationer där du bara behöver en rullgardinslista i en enda cell och du inte behöver uppdatera den ofta.

Till exempel om du skickar en fil till en person där du vill att de ska fyll i några fält, och ett fält har en enkel lista med val, den här metoden är perfekt.

För att skapa en rullgardinslista med den enkla metoden:

1. Välj cellen eller cellerna där du vill skapa din lista.

2. Välj Data från menyn och välj Datavalidering på menyfliksområdet.

3. Detta öppnar ett datavalideringsfönster. Välj rullgardinsmenyn under Tillåt och välj Lista .

4. Detta låter dig skriva de objekt du vill ha i din lista manuellt. Skriv bara varje artikel i fältet Källa med varje objekt åtskilt med komma.

5. Välj OK . Nu ser du att den markerade cellen har en nedrullningspil bredvid den. När du väljer den här pilen ser du alla objekt du skrev ut i listan.

Även om detta är den snabbaste metoden för att skapa en rullgardinslista i Excel, är den också den svåraste att underhålla. För att ändra listan måste du gå tillbaka till valideringsinställningarna och uppdatera källfältet. & Nbsp;

Om du skapar en hel del av den här typen av rullgardinslistor i Excel kan det ta mycket arbete att ändra dessa. Det är därför det är viktigt att endast använda den här metoden för enstaka celler och för listor som du inte förväntar dig att ändra. & Nbsp;

Skapa en rullgardinslista i Excel: Använda ett intervall

Om du vill ha en mer flexibel lösning kan du dra objekt till din lista från en rad andra celler i Excel.

För att göra detta:

1. Först lista alla objekt du vill ha i din lista i valfri cellkolumn. Du kan ange dessa i det aktuella kalkylarket eller på vilket annat ark som helst.

2. Upprepa processen ovan för att välja cellen och starta datavalideringsfönstret. Ställ in fältet Tillåt till Lista . Den här gången väljer du uppåtpilen till höger om det här fältet istället för att skriva något i källfältet. Detta är alternativet för val av intervall som låter dig välja det fält där du vill hämta dina listobjekt från.

3. Du kommer att se datavalideringsfönstret kollapsa så att du kan se hela arket. Dra muspekaren ner hela cellområdet som innehåller alla listobjekten du vill inkludera. När du är klar väljer du nedåtpilen till höger om markeringsfältet. Detta utvidgar datavalideringsfönstret igen.

4. Du ser att det valda intervallet nu visas i fältet Källa. Välj bara OK för att acceptera dessa inställningar. & Nbsp;

5. När du väljer rullgardinspilen till höger om cellen som du har konfigurerat som en rullgardinslista ser du alla artiklar som ingår i det intervall du just valt.

2. I det lilla urvalsfönstret väljer du Skift ner cellerna och välj OK . Detta kommer att flytta ner alla celler i intervallet med en och infoga en tom cell där du har valt.

3. Skriv det nya objektet du vill lägga till i den tomma cellen du just skapat.

Nu när du väljer nedåtpilen till höger om rullgardinsmenyn som du skapade, ser du det nya objektet du just lagt till i intervallet.

Detta är ett enkelt sätt att lägga till nya objekt i rullgardinsmenyn, men det kräver några extra steg. Det är verkligen inte någonstans så enkelt som att bara lägga till ett nytt objekt i slutet av ditt sortiment. & Nbsp;

Om du vill göra det behöver du bara ändra hur du har konfigurerat datavalidering till ditt intervall. Du kan lära dig hur du gör det i nästa avsnitt.

Dynamiskt lägga till objekt i din lista

För ett mer bekvämt sätt att lägga till objekt i din rullgardinslista bara genom att skriva det nya objektet i slutet av det konfigurerade intervallet måste du använda OFFSET-funktionen.

Med rullgardinsmenyn vald välj Data från menyn och Data Validation från menyfliksområdet.

I fönstret Data Validation ändrar du källan till följande:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Ändra $ E $ 1 och $ E: $ E i formeln för att använda bokstaven i kolumnen där du har angett din lista med objekt. Välj OK för att bekräfta denna nya datavalideringskonfiguration.

Så här fungerar formeln:

  • 0-argumenten i OFFSET-funktionen säger att den inte ska använda någon förskjutning i kolumner eller rader.
  • Utgången från COUNTA-funktionen berättar för OFFSET-funktionen höjden på intervallet.
  • COUNTA-funktionen räknar antalet celler som inte är tomma i kolumnen som innehåller ditt intervall.

Nu när du lägger till ett nytt värde i den kolumnen ökar höjdparametern för OFFSET-funktionen med en och OFFSET-funktionen returnerar hela intervallet, uppdaterat för att inkludera din nya post.

För att se detta i praktiken, lägg bara till en ny post i ditt sortiment. Välj rullgardinspilen till höger om din rullgardinscell så visas din nya post i rullgardinsmenyn.

Kom ihåg att du kanske behöver använda rullningen din lista med objekt är lång.

Ta bort en rullgardinslista i Excel

Slutligen, om du någonsin vill ta bort rullgardinsalternativet från någon av de celler där du har ställt in detta, välj bara den cellen och öppna fönstret Datavalidering igen.

Ändra Tillåt rullgardinsmeny till Valfritt värde och välj OK . & nbsp;

När du ändrar denna inställning, kommer du att se att den här inställningen kommer att tillbaka till det normala.

Skapa rullgardinslistor i Excel

Det är enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel, och du har många alternativ att välja mellan. Den metod du väljer beror bara på hur många celler du planerar att aktivera med en lista med objekt och hur flexibel du vill att listan med objekt ska vara. Om du planerar att ändra listobjekten ofta, använd definitivt den dynamiska metoden.