Hur man använder rullgardinslistor för Google Sheets

0
271

När du skapar Google Kalkylark som andra behöver fylla i kan en rullgardinslista förenkla datainmatningsprocessen.

Du kan dra objekt för rullgardinsmenyn från ett annat cellområde, eller du kan ange dem direkt. Lär dig hur du gör båda, samt hur du ändrar en befintlig rullgardinslista.

Skapa manuella rullgardinslistor i Google Sheets

Det snabbaste sättet att skapa en rullgardinslista för Google Sheets är genom att lista objekten i datavalideringsinställningarna.

För att göra detta:

1. Välj cellen där du vill skapa en listruta. Välj Data från menyn och välj sedan Datavalidering .

Välj Lista över objekt bredvid Kriterier. & Nbsp;

3. I fältet bredvid det här valet skriver du in de objekt du vill inkludera i listrutan, åtskilda med komma.

4. Välj knappen Spara så ser du att cellen du har valt nu har en rullgardinslista.

Datavalideringsalternativ

Det finns några viktiga inställningar i datavalideringsfönstret att notera.

Om du avmarkerar Visa rullgardinslista i cell , rullgardinspilen visas inte. Men när användaren börjar skriva kommer listobjekten att visas.

I Om du väljer Visa varning visas i avsnittet ogiltiga data en röd varningsindikator. Detta visar ett meddelande som varnar användaren om att det skrivna objektet inte matchar något i listan.

Om du väljer Avvisa ingång istället kommer Google Sheets att avvisa posten och ersätta den med det första objektet i rullgardinslistan istället.

Om du väljer Visa valideringshjälpstext i avsnittet Utseende . och skriv in text i fältet under den, den texten visas när användaren väljer rullgardinscellen.

Skapa rullgardinslistor från ett Google Sheets-intervall

En mer dynamisk sätt att skapa rullgardinslistor för Google Sheets är att använda innehållet i en rad celler för att fylla listan.

För att göra detta:

1. Skapa först dina valideringslistor i valfritt cellområde. Dessa behöver inte finnas i samma kalkylark. Du kan också skapa och välja dessa listor i andra kalkylbladflikar.

2. Välj sedan cellen där du vill skapa en listruta. Välj Data på menyn och välj sedan Datavalidering .

3. Den här gången väljer du Lista från ett intervall från rullgardinsmenyn Kriterier. Välj sedan den lilla rutan för val av rutnät för att öppna fönstret för val av intervall.

4. Välj det intervall du vill använda som din lista, så ser du områdesteksten i fältet Välj ett dataintervall .

5. Välj OK för att stänga urvalsfönstret och återgå till valideringsfönstret. Konfigurera resten av rullgardinsalternativen som du vill ha och välj sedan knappen Spara för att avsluta.

6. Nu ser du räckviddsdata som rullgardinsmenyerna i cellen du valde.

. Fortsätt samma process för alla andra kolumner som du vill lägga till som en dynamisk rullgardinslista.

Att använda intervall som källa för dina data är ett utmärkt sätt att hålla dina kalkylblad uppdaterade utan att manuellt måste gå igenom och uppdatera alla rullgardinslistor du har skapat.

Intressanta fakta om rullgardinslistor för Google Sheets

Google Sheets rullgardinslistor kopplade till intervall är de mest användbara eftersom de dramatiskt minskar det totala underhållet av ditt kalkylark.

Uppdatera flera celler med en områdesändring

Detta gäller särskilt om du har många celler som ritar data från ett enda objekt. Om du vill uppdatera eller ändra listobjekten behöver du bara göra ändringen i ett enda intervall.

Även om det finns hundratals celler med dessa listposter, uppdateras uppdatera alla dessa rullgardinsceller direkt.

Kopiera validerade celler för att spara tid

Du kan också spara tid genom att kopiera validerade rullgardinsceller till andra celler. Detta sparar tid att behöva gå igenom processen att gå igenom valideringsskärmarna igen.

Kopiering av validerade celler är särskilt användbart för urvalslistor som dagar, månader, tid och andra standarddatauppsättningar.

Ta bort cellvalidering snabbt

Antag att du inte vill att listobjekten ska inkluderas i någon cell. Du kan snabbt ta bort dem genom att högerklicka på cellen, välja Validering och sedan välja Ta bort validering i datavalideringsfönstret.

Användning av dubbla rullgardinslistor i Google Sheets

Ett användbart sätt att använda Google Sheets rullgardinslistor är att skicka information mellan ark. Du kan också använda den här tekniken för att vidarebefordra information mellan människor.

Om du till exempel har ett originalark som innehåller en lista över uppgifter som ett team har slutfört kan du basera ett andra kalkylblad på de slutförda uppgifterna.

Du kanske eller kanske inte vill skapa den första listan baserat på samma dynamiska rullgardinslistor som beskrivs i det sista avsnittet.

Hur som helst väljer du cellen på arket som du vill skicka de slutförda uppgifterna till som en annan rullgardinslista och öppnar valideringsfönstret som beskrivs i det sista avsnittet. När du väljer dataområdet växlar du till det här källuppgiftskalkylbladet och väljer hela kolumnen med uppgifter (inklusive tomma celler).

Nu i målkalkylbladet ser du att uppgifterna från kolumnen uppgifter dras in. Detta innebär att ditt andra team kan utföra sina egna projektuppgifter baserat på slutförda uppgifter från första laget.

Eftersom du inkluderade de tomma cellerna i källområdet, kommer de nya unika uppgifterna att visas i det andra lagets rullgardinslista. & Nbsp;

Tänk på att endast den unika rullgardinsmenyn visas. Det är inte det bästa sättet att skicka specifika radobjekt från källan, men det är ett utmärkt sätt för ett andra team att se alla unika objekt som läggs till i ett kalkylblad av andra.

Hur kommer du att använda Google Sheets dropdown-listor?

Som du kan se erbjuder Google Sheets många sätt att hämta information från andra celler för att fylla i rullgardinslistor. Eller, om dina datainmatningsbehov är ganska enkla, kan du hålla dig till att manuellt ange i rullgardinsmenyn separerade med kommatecken. & Nbsp;

Hur som helst borde du kunna göra datainmatning för något av dina kalkylark så enkelt och enkelt som möjligt.