Quando crei Fogli Google che devono essere compilati da altre persone, un elenco a discesa può semplificare il processo di immissione dei dati.
Puoi estrarre gli elementi per il tuo elenco a discesa da un altro intervallo di celle oppure può inserirli direttamente. Scopri come fare entrambe le cose e come modificare un elenco a discesa esistente.
Crea elenchi a discesa manuali in Fogli Google
Il modo più veloce per creare un elenco a discesa di Fogli Google è elencando gli elementi all'interno delle impostazioni di convalida dei dati.
Per farlo:
1. Seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa. Seleziona Dati dal menu, quindi seleziona Convalida dati.
2. Accanto a Criteri, seleziona Elenco di elementi.
3. Nel campo accanto a questa selezione, digita gli elementi che desideri includere nell'elenco a discesa, separati da virgole.
4. Seleziona il pulsante Salva e vedrai che la cella che hai selezionato ora ha un elenco a discesa.
Opzioni di convalida dei dati
Ci sono alcune importanti impostazioni nella finestra di convalida dei dati da notare.
Se deselezionate Mostra elenco a discesa nella cella, la freccia a discesa non apparirà. Tuttavia, quando l'utente inizia a digitare, verranno visualizzati gli elementi dell'elenco.
Nel Nella sezione Dati non validi, se selezioni Mostra avviso, verrà visualizzato un indicatore di avviso rosso. Questo visualizza un messaggio che avverte l'utente che l'elemento digitato non corrisponde a nulla nell'elenco.
Se selezioni Rifiuta inputinvece, Fogli Google rifiuterà la voce e la sostituirà con il primo elemento dell'elenco a discesa.
Nella sezione Aspetto, se selezioni Mostra testo della guida di convalida e digita il testo nel campo sottostante, quel testo verrà visualizzato quando l'utente seleziona la cella a discesa.
Crea elenchi a discesa da un intervallo di Fogli Google
Un più dinamico il modo per creare elenchi a discesa di Fogli Google è utilizzare il contenuto di un intervallo di celle per riempire l'elenco.
Per farlo:
1. Innanzitutto, crea i tuoi elenchi di convalida in qualsiasi intervallo di celle. Questi non devono essere nello stesso foglio di calcolo. Puoi creare e selezionare questi elenchi anche in altre schede del foglio di calcolo.
2. Quindi, seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa. Seleziona Dati dal menu, quindi seleziona Convalida dei dati.
3. Questa volta, seleziona Elenco da un intervallo dall'elenco a discesa Criteri. Quindi, seleziona la piccola icona di selezione della griglia per aprire la finestra di selezione dell'intervallo.
4. Seleziona l'intervallo che desideri utilizzare come elenco e vedrai apparire il testo dell'intervallo nel campo Seleziona un intervallo di dati.
5. Seleziona OKper chiudere la finestra di selezione e tornare alla finestra di convalida. Configura il resto delle opzioni a discesa che desideri e quindi seleziona il pulsante Salva per terminare.
6. Ora vedrai i dati dell'intervallo apparire come elementi dell'elenco a discesa nella cella selezionata.
7. Continua lo stesso processo per tutte le altre colonne che desideri aggiungere come elenco a discesa dinamico.
L'utilizzo degli intervalli come origine dei dati è un ottimo modo per mantenere aggiornati i fogli di lavoro senza dover scorrere e aggiornare manualmente tutti gli elenchi a discesa che hai creato.
Fatti interessanti sugli elenchi a discesa di Fogli Google
Gli elenchi a discesa di Fogli Google collegati agli intervalli sono i più utili perché riducono drasticamente la manutenzione complessiva del foglio di lavoro.
Aggiorna più celle con una modifica dell'intervallo
Ciò è particolarmente vero se hai molte celle che disegnano dati da un singolo intervallo di elementi. Se desideri aggiornare o modificare questi elementi dell'elenco, dovrai solo apportare la modifica in un singolo intervallo.
Anche se ci sono centinaia di celle con quegli elementi dell'elenco, aggiornare l'intervallo una volta aggiorna istantaneamente tutte queste celle a discesa.
Copia di celle convalidate per risparmiare tempo
Puoi anche risparmiare tempo copiando le celle a discesa convalidate su qualsiasi altra cella. Ciò consente di risparmiare il tempo di dover ripetere il processo di passaggio attraverso le schermate di convalida.
La copia di celle convalidate è particolarmente utile per elenchi di selezione come giorni, mesi, ora e altri set di dati standard.
Rimuovi rapidamente la convalida delle celle
Supponiamo che tu non voglia che gli elementi dell'elenco siano inclusi in nessuna cella. Puoi rimuoverli rapidamente facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, selezionando Convalida, quindi selezionando Rimuovi convalida nella finestra Convalida dati.
Vedrai la freccia a discesa scomparire dalla cella e tutti gli elementi a discesa scomparire. La cella diventerà solo un'altra normale cella di un foglio di lavoro.
Utilizzo di elenchi a discesa doppi in Fogli Google
Un altro modo utile per utilizzare gli elenchi a discesa di Fogli Google è passare le informazioni tra i fogli. Puoi anche utilizzare questa tecnica per trasmettere informazioni tra le persone.
Ad esempio, se hai un foglio originale che contiene un elenco di attività completate da un team, puoi basare un secondo foglio di calcolo su tali attività completate.
Potresti o meno voler creare quel primo elenco basato sugli stessi elenchi a discesa dinamici descritti nell'ultima sezione.
In entrambi i casi, seleziona la cella del foglio a cui desideri inviare le attività completate come un altro elenco a discesa e apri la finestra di convalida come descritto nell'ultima sezione. Quando selezioni l'intervallo di dati, passa a questo foglio di calcolo dell'attività di origine e seleziona l'intera colonna di attività (comprese le celle vuote).
Ora, nel foglio di calcolo di destinazione, vedrai che i dati dalla colonna delle attività vengono inseriti. Ciò significa che il tuo secondo team può eseguire le proprie attività di progetto in base alle attività completate dal primo team.
Il primo team può continuare ad aggiungere attività appena completate al foglio di calcolo di origine originale.
Poiché hai incluso le celle vuote nell'intervallo di origine, queste nuove attività univoche verranno visualizzate nell'elenco a discesa del secondo team.
Tieni presente che solo le attività univoche appariranno nel secondo elenco a discesa. Non è il modo migliore per passare elementi di riga specifici dalla fonte, ma è un ottimo modo per un secondo team di vedere tutti gli elementi unici aggiunti a un foglio di calcolo da altre persone.
Come userai Elenchi a discesa di Fogli Google?
Come puoi vedere, Fogli Google offre molti modi per estrarre informazioni da altre celle per compilare elenchi a discesa. Oppure, se le tue esigenze di immissione dei dati sono abbastanza semplici, puoi limitarti a inserire manualmente gli elementi dell'elenco a discesa separati da virgole.
In ogni caso, dovresti essere in grado di inserire i dati per qualsiasi foglio di lavoro il più facile e semplice possibile.