Utilizzando Google Drive, puoi condividere documenti di Documenti, Fogli e Presentazioni con fino a 100 persone contemporaneamente con un solo collegamento. Ecco come farlo.
Come condividere cartelle, file e documenti su Google Drive
Con Google Drive, puoi condividere i file direttamente utilizzando un indirizzo email, oppure puoi semplicemente copiare il link di invito e condividerlo sul web. Il processo di condivisione è lo stesso sia che tu condivida un singolo documento o una cartella piena di file.
Ogni documento in Google Drive è privato per impostazione predefinita, ma quando visualizzi un documento Google (Documenti, Fogli o Presentazioni), vedrai un grande “Condividi” nell'angolo in alto a destra.
Puoi anche condividere qualsiasi file o cartella nell'interfaccia del browser di file di Google Drive facendo clic con il pulsante destro del mouse sul file e selezionando “Condividi” dal menu che appare.
Il menu di condivisione di Google si divide in due parti. Se desideri aggiungere qualcuno utilizzando il suo indirizzo email, utilizza il pulsante “Condividi con persone e gruppi” nella metà superiore.
Nella sezione “Aggiungi persone e gruppi” box, cerca e aggiungi una persona dalla tua rubrica (o usa semplicemente il suo indirizzo email).
Qui puoi aggiungere fino a 100 persone o contatti. Quindi, nel menu a discesa accanto a ogni persona che hai aggiunto, scegli il suo ruolo. Ecco cosa fanno queste opzioni:
- Editor: consente alla persona di visualizzare, commentare e modificare i contenuti del documento (utilizzare questa opzione per i collaboratori del documento).
- Commentatore: il la persona può visualizzare il contenuto e aggiungere commenti.
- Visualizzatore: la persona può solo visualizzare il contenuto. Non possono modificarlo o commentarlo.
Assicurati che il pulsante “Notifica persone” l'opzione è abilitata. In questo modo, riceveranno un'email sul documento quando lo condividi. Aggiungi una nota facoltativa se lo desideri, quindi fai clic sul pulsante “Invia” pulsante per inviare l'invito.
Se vuoi copiare un collegamento che puoi condividere con chiunque sul Web, individua il pulsante “Ottieni collegamento” sezione nel menu Condividi e fai clic su “Cambia in Chiunque abbia il collegamento.”
Quando il menu cambia, utilizza il menu a discesa per scegliere il livello di accesso per gli utenti con cui condividi il link. Per impostazione predefinita, l'utente con il collegamento potrà solo visualizzare il file, ma puoi modificare il suo stato in “Commentatore” o “Editor” anche.
Quindi, fai clic sul pulsante “Copia collegamento” (accanto alla casella del collegamento) per copiare il collegamento negli appunti, quindi fare clic sul pulsante “Fine” per tornare al file o al documento.
Tu ora puoi condividere il link con chiunque conosci su Internet.
Attenzione: fai attenzione a condividere il link. Chiunque abbia questo link sarà in grado di vedere (o modificare, a seconda delle impostazioni che hai scelto) i contenuti del documento.
Come interrompere la condivisione di cartelle, file e documenti su Google Drive
Le funzionalità di condivisione di documenti e file di Google sono fantastiche, ma ci saranno momenti in cui vorrai interrompere condividere il documento o la cartella o rimuovere l'accesso per un paio di utenti. Google Drive semplifica questo processo.
Per prima cosa, fai clic sul pulsante “Condividi” pulsante nella barra degli strumenti del documento. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file in Google Drive e seleziona “Condividi.”
Nella sezione superiore, vedrai tutti gli utenti che hanno accesso al documento e i loro ruoli. Fare clic sul pulsante “Ruoli” menu a discesa e seleziona “Rimuovi” pulsante per rimuovere l'utente. Non avranno più accesso al file o alla cartella.
Se stavi utilizzando la funzione di condivisione dei link e desideri disabilitarla, fai clic su “Condividi” nel documento e cerca nella finestra “Ottieni collegamento” sezione in basso. Fai clic sul pulsante “Chiunque abbia un collegamento” menu a discesa e passare al menu “Limitato” opzione.
Ora, solo gli utenti che sono stati aggiunti utilizzando email avrà accesso al file o alla cartella. Gli altri non saranno in grado di accedere ai dati.
Dopo aver apportato le modifiche, fai clic sul pulsante “Fine” pulsante.
Una volta rimossi tutti gli utenti e la condivisione dei link è stata disabilitata, il file o la cartella torneranno ad essere privati.
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