Todoist est l'un des services de tâches en ligne les plus fonctionnels qui vous permet d'être aussi productif que possible avec votre temps limité.
Bien que nous ayons déjà discuté de l'utilisation de Todoist avec l'obtention de choses Méthodologie Terminé (GTD), beaucoup de gens ne réalisent pas que Todoist vous permet de présenter vos listes à l'aide de tableaux Kanban.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment utiliser les tableaux Kanban dans Todoist, et comment cela peut encore améliorer votre gestion du temps et votre productivité.
Comment utiliser les tableaux Kanban dans Todoist
Si vous avez déjà utilisé Trello, vous savez à quel point l'approche des « listes » Kanban est utile. Il vous permet de présenter chaque phase d'un projet ou d'un processus dans des listes individuelles. Ensuite, vous pouvez faire glisser des éléments de ce flux de travail tout au long du processus au fur et à mesure que chaque tâche de l'élément est terminée.
Chaque projet dans Todoist utilise le format de mise en page que vous avez sélectionné lors de la première création du projet. Le format par défaut est le format de liste auquel vous êtes probablement habitué si vous utilisez Todoist depuis un certain temps.
Pour créer votre premier tableau Kanban, vous devrez créer un nouveau projet. À côté de Projets dans le menu de gauche, sélectionnez l'icône plus.
Dans Ajouter un projet boîte de dialogue, une fois que vous avez défini le nom et la couleur, changez simplement la Vue en Tableau. Sélectionnez Ajouter.
Cela créera le nouveau projet dans le menu de gauche. Mais maintenant, au lieu d'utiliser le format de liste, vous verrez que le projet est présenté en utilisant le format de tableau Kanban.
Au début, il ne ressemblera pas à un tableau, car vous aurez besoin pour le construire en définissant des « sections ».
Avant de commencer, il est important de réfléchir au flux de travail ou aux « étapes » de votre projet.
Comment disposer le tableau Kanban de votre projet
Réfléchissez à votre plan de projet. Ou, si vous avez créé ce nouveau tableau Kanban pour un projet à domicile, réfléchissez aux étapes que vous devrez suivre du début à la fin de votre projet.
Dans cet exemple, nous allons construire un conseil pour créer une nouvelle entreprise de site Web. En réfléchissant aux grandes étapes de ce projet, nous créerons des sections pour chacune de ces étapes.
- Préparation des comptes et des ressources pour la création du site Web
- L'ensemble du processus de conception du site Web
- Gestion des finances de l'entreprise et de la configuration de la boutique en ligne
- Préparation du marketing et de la publicité
- Lancement du site Web
Avec ces grandes étapes de votre projet à l'esprit, nommez chacune des sections quelque chose de descriptif.
Remplissez le champ de titre sous chaque section et sélectionnez Ajouter une section.
Continuez ainsi pour chaque étape ou domaine majeur de votre projet. Celles-ci n'ont pas besoin d'être les étapes réelles du projet. Mais ils doivent contenir tous les principaux domaines d'intérêt d'une manière logique qui vous semble logique.
Une fois que vous avez terminé, votre tableau Kanban vide dans Todoist devrait ressembler à ci-dessous.
Il est maintenant temps de remplir votre tableau avec les plus petits éléments de votre plan de projet. Considérez-les comme des sous-projets qui regroupent des jalons majeurs.
Pour ajouter ceci sous une section, sélectionnez simplement Ajoutez une tâche pour ajouter cette fiche de sous-projet.
Vous n'avez pas encore besoin d'ajouter de détails. Pour le moment, vous ne faites que décrire le projet et les principales étapes. Vous pourrez ajouter des éléments supplémentaires plus tard au fur et à mesure qu'ils apparaîtront. Vous pourrez également ajouter des sous-listes et des programmes plus tard pour chacun d'entre eux.
Sélectionnez simplement Ajouter une tâche lorsque vous avez fini de nommer chacun d'eux. Lorsque vous avez terminé, vous devriez avoir un tableau préliminaire contenant l'intégralité de votre plan de projet initial.
Une fois que vous avez tout de ces sous-projets mis en place, vous êtes prêt à vous plonger dans chacun d'eux et à les décomposer davantage en tâches plus spécifiques.
Travailler avec les cartes de tableau Todoist Kanban
Si vous sélectionnez chacune de ces fiches de sous-projet, vous verrez tout ce que vous pouvez configurer pour les planifier.
Plus important encore, vous pouvez les planifier en sous-tâches. Pour ce faire, sélectionnez Ajouter une sous-tâche.
Ecrivez la tâche dans le champ de description. Sélectionnez Planifier si vous êtes prêt à mettre la tâche sur votre calendrier, ou vous pouvez le laisser à planifier plus tard.
Sélectionnez l'icône de commentaire à droite de la tâche pour ajouter des commentaires ou des notes qui vous aideront une fois que vous aurez commencé à travailler sur cette tâche.
Une fois le paramétrage terminé la tâche, sélectionnez simplement Ajouter une tâche.
Une fois que vous avez terminé de configurer toutes les tâches, vous devriez avoir votre sous-projet assez bien planifié.
Sélectionnez le Commentaires pour ajouter des notes ou des commentaires liés aux tâches que vous souhaitez inclure. Ceux-ci s'appliquent à l'ensemble du sous-projet dans son ensemble et non à aucune des sous-tâches.
Si vous travaillez en équipe, l'onglet Activité est pratique car vous pouvez voir qui travaille sur quoi et quand.
Comme vous pouvez le voir, l'approche Todoist Kanban vous permet de planifier et d'organiser un projet entier en utilisant moins d'espace et dans un format plus logique.
Utiliser Kanban pour GTD
Une dernière chose à toucher on utilise la mise en page Kanban pour l'approche GTD de la gestion du temps.
L'utilisation des tableaux Todoist Kanban pour cela est conçue sur mesure pour les workflows GTD. En effet, idéalement dans GTD, vous aurez un projet mis en place pour les délais suivants :
- Objectifs
- Routines
- Long terme/En attente
- Le mois prochain
- Ce mois-ci
- La semaine prochaine
- Cette semaine
Vous pouvez configurer un tableau Kanban dans Todoist avec Cette semaine tout à gauche, puis tous les autres délais qui s'y rapportent. Cela ressemblerait à quelque chose comme ça.
Maintenant, ajoutez les tâches sous la bonne liste de périodes, en les déplaçant de droite à gauche à mesure qu'elles se rapprochent du moment vous allez les attribuer à vous-même.
Vous pouvez ensuite simplement attribuer une date d'échéance au fur et à mesure que vous les ajoutez dans Cette semaine, et ajouter cet élément à votre emploi du temps lors de la planification hebdomadaire .
Comme vous pouvez le voir, les tableaux Todoist Kanban sont utiles pour de nombreuses choses, et ils vous donnent une vue plus globale de l'ensemble de votre plan ou planning. Peu importe comment vous voulez l'utiliser, la planification du temps GTD ou la planification de projet, les tableaux Kanban valent la peine d'être essayés.