Het Opslaan van een Excel-Werkblad als een PDF

0
2722

Het opslaan van een Excel-werkblad als een PDF kan verwarrend zijn en het voltooide bestand vaak ziet er anders uit dan hoe we het willen worden gepresenteerd. Hier is het opslaan van een blad als een leesbare schoon PDF-bestand.

Excel-Bestanden als Pdf ‘ s

Er zijn vele scenario ‘ s wanneer u wilt opslaan in een Excel-document als een PDF-bestand in plaats van een werkblad. Bijvoorbeeld, als u wilt versturen uit alleen een bepaald gedeelte van een groter vel, of je wil het niet worden bewerkt. Echter, het omzetten van een Excel-bestand naar een PDF kan een beetje lastig.

We vaak denk niet dat van Excel spreadsheets, documenten met grenzen, pagina ‘ s en marges. Echter, als het gaat om het draaien van deze bestanden in PDF-documenten kunnen worden gelezen, afgedrukt of verspreid aan anderen, het is iets dat je moet zich bewust zijn van. Uw bestand moet leesbaar en begrijpelijk zijn, zonder willekeurige losse kolommen op andere pagina ‘ s of mobiele maten te klein is om te lezen.

Hier is hoe u uw spreadsheet in een toonbaar en afdrukbaar PDF-document.

De Pagina-instelling

Als u Office 2008 of later, ga naar het tabblad Pagina-Indeling. Hier ziet u verschillende opties gegroepeerd onder de Pagina-instelling sectie. Hier volgen de eerste drie:

  • Marges: Hoe groot is de witruimte tussen de rand van een document en de eerste cel
  • Geaardheid: Of u wilt dat uw voltooide bestand in landschap of portret
  • Grootte: van De pagina grootte van uw document

Deze werken grotendeels hetzelfde als in een Word-document, dus stel ze op basis van hoe u wilt dat uw afgewerkte PDF te zien. Neem er nota van dat de meeste Excel-spreadsheets beter leesbaar zijn in de afdrukstand liggend dan staand, tenzij u zeer weinig kolommen. De vellen die zijn opgeslagen in portret hebben de neiging om kolommen die er buiten vallen van de uiteindelijke afdruk gebied, die kan uw document erg moeilijk om te navigeren en te lezen.

Bovendien kunt u het toevoegen van een koptekst en voettekst op je uiteindelijke lay-out. Klik op de pijl in de rechterbenedenhoek van de Pagina Setup sectie, klik op het tabblad Koptekst/Voettekst. Kunt u een van de Office-s gegenereerd opties, of maak uw eigen met behulp van de “Aanpassen” – functie.

Je hebt ook de optie voor het wijzigen van de achtergrond van uw afdruk. Om dit te doen, klik op de knop Achtergrond in Pagina-instelling. U kunt een afbeelding selecteren uit uw laptop of uit de cloud, en dit beeld zal worden tegels over de gehele blad.

Het definiëren van een afdrukbereik en Montage

Vervolgens moet u bepalen welk deel zal worden omgezet in een PDF, evenals hoeveel rijen en kolommen op elke pagina.

De eerste manier om het gebied te bepalen is door het gebruik van de klik en sleep om te selecteren de cellen die u wilt in uw document. Daarna, ga dan naar de Pagina-instelling > afdrukgebied > afdrukbereik Instellen. Dit zal leiden tot een dunne grijze lijn rond het hele gebied dat zal worden afgedrukt. Wanneer u uw PDF, alles buiten dit gebied worden niet opgenomen. U kunt ook handmatig invoeren van de cellen door te klikken op de pijl in de linkerbenedenhoek en gaan Lakens > Print Area.

Vergelijkbaar met Microsoft Word, kunt u ook pagina-einden maken voor het segmenteren van de verschillende tabellen. Deze pagina-einden kunnen zowel horizontaal als verticaal. Ga naar de cel waar u een pagina-einde, klik op de “Pagina-Indeling” in het tabblad op het lint en selecteer Pagina-indeling > Pagina-Einden > Pagina-einde Invoegen. Dit zal leiden tot een breuk rechts boven en links van uw huidige cel.

Een ander belangrijk ding om te doen is om te definiëren van de Schalen en aanpassen optie. Aan de rechterkant van de Pagina-instelling, zie je drie opties: Breedte, Hoogte en omvang. De Breedte en Hoogte van opties kunt u instellen hoeveel pagina ‘ s de rijen of kolommen van de tabel wordt weergegeven in. Bijvoorbeeld, als je veel van rijen, maar slechts een paar kolommen, het instellen van de Breedte van een pagina is ideaal. Schaal, aan de andere kant, zal het bepalen van de totale veranderen van de grootte van uw gehele afdrukgebied.

Bladopties

De laatste menu je op moet letten is bladopties. Dit zijn de instellingen die van invloed zijn op de vormgeving van de uiteindelijke gedrukte blad. Om toegang te krijgen tot de volledige blad opties, klik op de pijl in de linkerbenedenhoek van het Vel Opties secties.

Hier is een overzicht van de verschillende aanpassingen die u kunt doen in dit menu:

  • Print Titels: U kunt bevriezen specifieke rijen en kolommen van het blad op zijn plaats, zodat deze worden weergegeven op elke pagina, zoals koppen en labels.
  • Rasterlijnen weergeven: hiermee kunt u instellen of om de rasterlijnen weergeven, die de lijnen tussen de cellen die worden weergegeven wanneer er geen grens geschilderd op hen.
  • Omschrijving: Dit kunt u doen koppen weergeven, die de vaste alfabetische volgorde (A, B, C) en numeriek (1, 2, 3) – labels op de x-as en y-as van Excel spreadsheets.
  • Reacties, Opmerkingen en Fouten: Dit geeft de ingebouwde opmerkingen, notities en foutmeldingen in het uiteindelijke document.
  • Print Order: hiermee kunt u instellen of het nu om een document gaat eerst omlaag of naar rechts gaan als eerste.

In dit menu kunt u gaan naar het scherm Afdrukvoorbeeld, waarin u kunt een glimp te krijgen van het uiteindelijke document. U kunt ook gaan naar het scherm met de sneltoets Ctrl+P.

GERELATEERD: het Afdrukken van een Werkblad met Opmerkingen in Excel

Het opslaan of Printen als PDF

Met uw document niet correct geformatteerd en klaar om te gaan, er zijn twee manieren waarop u kunt een PDF maken.

Het bestand opslaan als een PDF-bestand in Excel opent u het dialoogvenster Opslaan Als en selecteer PDF in het “Opslaan als type” dropdown menu. Als alternatief kunt u gaan Exporteren > Exporteren naar XPS/PDF. Vanaf hier heb je een paar opties. U kunt zelf bepalen of het bestand optimaliseren voor de Standaard of Minimum, die bepalend zijn voor de uiteindelijke kwaliteit en de bestandsgrootte van het document. U kunt vervolgens klikt u op “Opties” om het gebied te selecteren om te publiceren:

  • De selectie: De huidige cellen die u hebt geselecteerd
  • Actieve Bladen: Het blad dat u nu in
  • Hele Mappen: Alle werkmappen in het huidige bestand dat u aan het werk bent
  • Tabel: Een tabel gedefinieerd die u hebt gemaakt via Microsoft Excel

U kunt ook kiezen om te negeren van het afdrukgebied u hebt ingesteld op volledig.

U kunt ook het bestand afdrukken als PDF. Microsoft heeft een ingebouwde PDF-printer met de naam Microsoft Afdrukken naar PDF, die u kunt selecteren in de printer dropdown menu. Als u een ander PDF-drive, zoals Adobe PDF, Foxit-of PDF-Xchange, kunt u gebruik maken van één van deze als goed. Voordat u op “Afdrukken”, kijk dan in uw afdrukvoorbeeld om te controleren of alles er goed uitziet.

GERELATEERD: Hoe naar PDF Afdrukken in Windows: 4 Tips en Trucs

LEES VERDER

  • “Hoe Deel Wi-Fi-Wachtwoorden Van Android op Een Smartphone
  • “De Beste Retro Pasen Eieren in Windows en Microsoft Office
  • “Grammarly versus Microsoft Editor: Welke Moet Je Gebruiken?
  • “Hoe om te Kijken Als een Aardappel in een Microsoft-Teams Video Conference
  • “Het Inschakelen van Donkere Modus op Facebook Desktop