AllInfo

Hoe Snel e-Mails In Taken

admin
Afrika Studio/Shutterstock

Als u gebruikmaakt van OHIO (Slechts Eenmaal) om triage uw e-mail, wilt u waarschijnlijk een deel van uw e-mails in taken. Hier is hoe het te doen dat snel en efficiënt, zodat u verder kunt met de afhandeling van uw andere e-mails.

Snel en Makkelijk

Uw inbox is niet een to-do lijst; het is een inbox. Het is verleidelijk om te laten e-mails in uw inbox, omdat het makkelijker is, maar dan taken die u nodig hebt om te bereiken zijn begraven in de inkomende vloed van e-mail.

Hier is de reden waarom mensen in de problemen komen. Het handmatige proces voor het draaien van een mail een taak vaak gaat iets als dit:

  1. Open uw voorkeur to-do list manager.
  2. Maak een nieuwe taak.
  3. Kopieer en plak de relevante onderdelen van de e-mail in de nieuwe taak.
  4. Stel de gegevens, zoals prioriteit, vanwege de datum, kleur code, en alles wat je gebruik.
  5. Sla de nieuwe taak.
  6. Archiveer of verwijder de e-mail.

Dat is zes stappen, alleen maar om iets toe te voegen aan een to-do lijst. Geen wonder dat je uiteindelijk met e-mails verrommeling uw postvak in. Wat als je zou kunnen knippen die zes stappen neer op vier? Of drie?

Goed, je kunt! En we gaan je laten zien hoe.

GERELATEERD: Vergeet Inbox Zero: Gebruik OHIO Triage van Uw e-Mails in Plaats

Sommige E-Mailclients Beter Zijn voor de Taak de Schepping Dan Anderen

Er zijn veel klanten die beschikbaar zijn voor het beheren van uw e-mail en, zoals je zou verwachten, sommige zijn beter dan anderen voor het maken van taken.

Voor web-clients, Gmail doet het werk goed. De Taken applicatie is gebouwd, en het is gemakkelijk om te schakelen van een mail een taak. Er is zelfs een sneltoets voor het maken van een taak rechtstreeks vanuit een e-mail—geen muis nodig. Als u niet wilt dat een desktop client, Gmail is waarschijnlijk uw beste weddenschap.

Voor Windows desktop clients, Outlook wint handen naar beneden. Thunderbird heeft een ingebouwde task management functies, en ze zijn niet slecht, maar Outlook is veel gelikter en kunt u een verbinding tot talloze apps van derden. Als je niet kunt Outlook gebruiken om een bepaalde reden, Thunderbird is een goed alternatief. Als u al gebruik maken van een third-party to-do list manager, hoewel, Thunderbird niet de mosterd.

Op een Mac, de foto is een beetje minder positief. Apple Mail is de taak van het management slecht in vergelijking met Gmail en Outlook. Als u wilt om taken te beheren op een desktop-client, uw beste optie is waarschijnlijk Thunderbird voor de Mac. Of u kunt e-mail verzenden naar uw derde-partij-do list manager en beheer ze er.

Als het gaat om mobiele apps, Gmail en Outlook werken vrij veel het zelfde. Noch heeft de taak creation tools van het web of client-versies, maar ze zowel automatisch uitvoeren via de add-ins voor apps van derden. Dus, als u het beheren van uw taken in Trello en installeert u de add-in voor het Gmail of Outlook-client, wordt het automatisch beschikbaar wanneer u de bijbehorende mobiele app, als goed. Bovendien, wanneer u het installeren van een add-in voor Outlook, installeert deze automatisch op de desktop client, en de mobiele en web apps.

Hetzelfde als op een Mac, mensen die een iPhone heeft en u wilt gebruik maken van Apple Mail zijn niet van plan om veel van de mobiele app. U kunt gebruik maken van Gmail of Outlook-clients, maar ze zijn niet veel als u wilt synchroniseren met de taken van uw telefoon naar uw Mac.

Omdat Gmail en Outlook zijn het neusje van dit bijzondere gewas, wij richten ons op mensen. Of heb je een favoriete klant die handelt taak creatie echt goed, laat het ons weten in de comments, en we zullen een kijkje nemen.

Taken Aanmaken Van Gmail

Google biedt een applicatie genaamd Taken, die is geïntegreerd in Gmail. Het is een eenvoudige to-do list manager met vrij minimale opties, maar er is een mobiele app waarmee je een paar meer opties voor aanpassingen. Als je iets nodig hebt eenvoudig dat werkt nauw met uw Gmail-inbox, Taken en is een solide keuze. Het omzetten van een e-mail naar een taak is super-eenvoudig: Met de e-mail geopend, klikt u op de “Meer” knop in de taakbalk en selecteer “Toevoegen aan Taken.”

Als je een snelkoppeling persoon, Shift+T doet hetzelfde. De Taken app geopend in de zijbalk met uw nieuwe taak.

Als u nodig hebt voor het bewerken van de taak om toe te voegen een vervaldatum aanvullende informatie, of subtaken, klikt u op het pictogram Bewerken.

Er is geen noodzaak om de veranderingen op te slaan, want het is automatisch gedaan. Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop Archiveren in uw Postvak in (of gebruik de sneltoets “e”) te verplaatsen van de e-mail om uw Archief.

Dat is drie simpele stappen:

  1. Klik op de “Toevoegen aan Taken” – optie (of gebruik de Shift+T-snelkoppeling).
  2. De vervaldatum instellen, meer details, of subtaken.
  3. Archief (of verwijderen) van de e-mail.

Als een bonus, kunt u de Chrome om uw Taken wanneer u een nieuw tabblad opent. Er is een iOS-en Android-app voor Taken. Het is net zo gemakkelijk om een taak te maken in de mobiele app als het is in de web app. Klik op de drie puntjes op de top van de e-mail en selecteer “Toevoegen aan Taken.”

Dit doet meteen een nieuwe taak.

Als Google Taken niet hebben alles wat je nodig hebt, of als je al bekend bent met de ander te werken, is er waarschijnlijk een Gmail-add-in voor het. Op dit moment zijn er add-ins voor de populaire to-do apps, zoals Elk.doen, Asana, Jira, Evernote, Todoist, en Trello, en anderen (hoewel, niet Microsoft of Apple Herinneringen).

We hebben eerder onder het installeren van Gmail add-ins in het algemeen, en de Trello toevoegen-in het bijzonder. Verschillende add-ins geven u verschillende opties voor, maar alle to-do lijst add-ins in het algemeen kunt u het toevoegen van een taak rechtstreeks vanuit een geselecteerde e-mail. To-do lijst add-ins zijn ook beschikbaar als web-en mobiele apps die automatisch synchroniseren met elkaar. En net zoals bij Taken, kunt u toegang tot uw add-ins als je in de Gmail app.

Taken Aanmaken In Outlook

Outlook heeft een ingebouwde app genaamd Taken, die is ook beschikbaar als een web app in Office 365. Dingen een beetje meer gecompliceerd, omdat hier terug in 2015 Microsoft kocht Wunderlist, de populaire to-do-manager. Het heeft de laatste vier jaar om te zetten in een nieuwe Office 365 web-app genaamd (misschien een beetje unimaginatively) Microsoft Te Doen. Het is uiteindelijk gaat om het vervangen van de ingebouwde Taken functionaliteit in Outlook.

GERELATEERD: Wat Apps Komen Met Office 365?

Echter, nu is Taken nog de Outlook te werken, en er is niet een bepaalde datum of versie van Outlook wanneer dit zal veranderen. We zijn alleen het noemen van dit want als je O365, zult u merken dat alle taken die u op toevoegen aan Outlook-Taken worden ook weergegeven in Microsoft-Te-Doen. Te Doen nog niet alle gegevens wilt weergeven die u kunt toevoegen aan een Taak, maar op een gegeven moment zal het.

Voor nu, Microsoft Taken is de ingebouwde Outlook task manager, dus we focussen op dat.

Met behulp van de Desktop Client van Outlook

Dit is waar Microsoft traditioneel uitblinkt, en ze niet laat je hier naar beneden, of. Er zijn meerdere methoden voor het maken van een taak van een e-mail om tegemoet te komen aan alle smaken. U kunt:

  1. Slepen en neerzetten van een e-mail naar het deelvenster.
  2. Verplaatsen of kopiëren van de e-mail in de map Taken van de rechts-klik context menu.
  3. Gebruik een Snelle Stap om een taak te maken.

We gaan focussen op het gebruik van een Snelle Stap, want dit biedt het meeste waar voor ons geld, en u kunt het toewijzen van een sneltoets aan een Snelle Stap voor een goede maatregel.

Als je nog nooit hebt gebruikt Outlook-Taken voor, bekijk dan onze gids voor de Doe-venster, zodat u kunt zien uw taken naast uw e-mailadres.

Als je eenmaal hebt geopend Op de ruit, gaan we maken een Snelle Stap dat markeer de email als gelezen, wordt een taak, en verplaatst de e-mail om uw archief. We gaan ook naar het toevoegen van een sneltoets op het toetsenbord, dus je hoeft nooit uw muis te gebruiken om een taak te maken uit een e-mail.

Snelle Stappen kunt u meerdere acties definiëren voor een enkele klik op de knop (of sneltoets). Ze zijn eenvoudig te maken en nog eenvoudiger in gebruik, maar als je nog niet de leeftijd voor, we hebben een definitieve gids op hen. Zodra u hebt gelezen dat de gids, maak je een nieuwe Snelle Stap, en voeg de volgende acties:

  1. Een taak maken met de tekst van het bericht.
  2. Markeren als gelezen.
  3. Verplaats naar map (en selecteer uw Archief map als de map te verplaatsen).

Kies een sneltoets voor het en geef het een naam (als “het is een taak Maken en Archief”), en klik vervolgens op “Opslaan.” Het is nu zichtbaar in het Home > Snelle Stappen sectie.

Wanneer u nu wilt u een e-mail naar een taak, klikt u op de Quick Step (of gebruik de keyboard shortcut), en het creëert een nieuwe taak. Het neemt de titel in de onderwerpregel van de e-mail, en de body van de e-mail wordt de inhoud.

Bewerk de details die u wilt (er zijn er veel meer mogelijkheden in Outlook-Taken, dan zijn er in Gmail Taken) in en klik op “Opslaan & Sluiten.”

In tegenstelling tot Gmail, moet u het opslaan van de nieuwe taak, maar, eveneens in tegenstelling tot Gmail, de Quick Step voor het archiveren van de e-mail voor u.

Dat zijn dus de drie eenvoudige stappen voor Outlook:

  1. Klik op de Quick-Step (of gebruik de sneltoets die u hebt toegewezen).
  2. Stel eventuele opties of details zoals je ziet past.
  3. Klik Op “Opslaan & Sluiten.”

Met behulp van de Outlook Web App

Op dit punt, je zou kunnen worden verwacht ons om u te tonen hoe te maken van een taak met behulp van de Outlook web app (Outlook.com). We gaan niet omdat er geen standaard manier is om een e-mail naar een taak in de Outlook web app. U kunt vlag een e-mail, wat betekent dat het zal verschijnen in de lijst met Taken, maar dat is het.

Dit is een verrassende toezicht van Microsoft. We kunnen het niet helpen, maar het gevoel dat het op een bepaald punt, zal er een omschakeling naar Microsoft Te Doen, die zal bestaan uit een strakke Outlook > Te-Doen-integratie.

De dingen zijn een beetje beter als het gaat om third-party app-integratie, hoewel. Op dit moment zijn er add-ins voor de populaire to-do apps, zoals Asana, Jira, Evernote, en Trello, evenals anderen (hoewel niet Gmail Taken of Apple Herinneringen). Verschillende add-ins geven u verschillende opties voor, maar, zoals bij Gmail, alle to-do lijst add-ins in het algemeen kunt u het toevoegen van een taak rechtstreeks vanuit een geselecteerde e-mail, en hebben zowel het web en mobiele apps automatisch te synchroniseren.

Met behulp van de Outlook Mobile App

Net als de Outlook web app, er is geen standaard manier van het converteren van een e-mail naar een taak in de Outlook mobile app, maar er is een Microsoft-To-Do app beschikbaar voor zowel iOS en Android. Het tracks e-mails die u hebt gemarkeerd in de Outlook-apps, maar dat is niet echt hetzelfde als taak de integratie. Als u wilt converteren naar Outlook e-mails in Outlook-Taken, moet u echt gebruik maken van de Outlook-client.

Als u gebruikmaakt van een derde partij, de to-do list manager, kunt u toegang tot uw add-ins wanneer je in het Outlook mobile app.

Taken aanmaken van Apple Mail

Als u gebruikmaakt van Apple Mail, uw enige echte opties zijn voor het doorsturen van uw e-mail om een app van derden (zoals Een.doen of Todoist) en je taken te beheren, of slepen en neerzetten van e-mails in de Herinneringen. Dus voor Apple, het handmatig proces is:

  1. Open uw voorkeur to-do list manager.
  2. Het doorsturen van de e-mail om een third-party app of drop het in de Herinneringen.
  3. Stel de gegevens, zoals prioriteit, vanwege de datum, kleur code, en alles wat je gebruik.
  4. Sla de nieuwe taak.
  5. Archiveer of verwijder de e-mail.

Er is niet veel dat je kan doen om dat proces, omdat Apple nog niet gekoppeld Mail en Herinneringen zeer strak. Het bedrijf maakt ook niet veel toe-integratie met apps van derden. Zolang dit niet verandert (en we betwijfelen dat zal gebeuren op korte termijn), uw beste optie is om uw e-mail aan een derde partij, to-do list manager.

Als u liever voor het verwerken van uw e-mails slechts één keer taak creatie moet zo snel en eenvoudig mogelijk. Anders kan uw inbox blijft een to-do lijst.

Met hun to-do lijst managers en derde-party add-ins, Gmail en Outlook geeft u de tools die u nodig hebt voor het maken van taken van e-mails snel, gemakkelijk en efficiënt.

LEES VERDER

Exit mobile version