U kunt gebruik maken van Microsoft Excel voor het organiseren van een mailinglijst netjes. Echter, wanneer je klaar om te printen van etiketten, u moet afdruk samenvoegen gebruiken om ze te maken in Word vanuit uw Excel-lijst. Hier is hoe.
Stap Één: Maak uw Mailing Lijst
Als u al een mailing lijst in Excel, dan kunt u gerust overslaan deze test. Als u nog niet gemaakt de lijst nog niet, ondanks Excel is het ontbreken van de mailing label-functie, die we nog raden u gebruik maken van Excel omdat het beter is voor het organiseren en onderhouden van gegevens dan het gebruik van een Word-tabel.
Het eerste ding dat u hoeft te doen is het aanmaken van een kolom-header betreffende de gegevens die in elke kolom. Plaats deze headers in de eerste rij van elke kolom.
Die headers u opnemen, is afhankelijk van de informatie die u wilt gebruiken in de etiketten. Titels zijn altijd leuk, maar het is belangrijk dat u weet welke titel een persoon gaat door voor het maken van labels. Ook als uw lijst is voor bedrijven en in niet tot individuele personen, kunt u het weglaten van de “voornaam” en “achternaam” kop en gewoon gaan met “Naam Bedrijf” in plaats van. Om goed illustreren de stappen, zullen we gaan met een persoonlijke mailing lijst in dit voorbeeld. Onze lijst bevat de volgende koppen:
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- Stad
- Staat
- ZIP Code
Dit is de standaard informatie vindt u op etiketten. U kunt zelfs het invoegen van afbeeldingen in de adresetiketten als je wilt, maar die stap zou later komen in Word.
GERELATEERD: het Maken en Afdrukken van Etiketten in Word
Zodra u klaar bent met het maken van de kop, ga je gang en de gegevens invoeren. Zodra u klaar bent, wordt uw lijst moet er als volgt uitzien:
Ga je gang en opslaan in je lijst en laat het hoofd naar Microsoft Word.
Stap Twee: Etiketten in Word
Open een leeg Word-document. Ga dan naar de “Mailings” tab en selecteer de optie “afdruk Samenvoegen Starten.”
In het drop-down menu dat verschijnt, selecteert u “Etiketten.”
Het “Label Opties” venster zal verschijnen. Hier kunt u uw label merk en product en het aantal. Als je eenmaal klaar bent, klikt u op “OK”.
Uw label contouren zal nu worden weergegeven in Word.
Opmerking: Als uw label schetst niet worden weergegeven, gaat u naar Design > Randen en selecteer “Rasterlijnen.”
Stap Drie: het Aansluiten van uw Werkblad in Word-Etiketten
Voordat u de overdracht van de gegevens vanuit Excel naar uw etiketten in Word, moet u verbinding maken met de twee. Weer terug in het “Verzendlijsten” tabblad in het Word-document, selecteert u de “adressen Selecteren” optie.
Een drop-down menu zal verschijnen. Selecteer “een Bestaande Lijst Gebruiken.”
Windows Verkenner wordt weergegeven. Gebruik voor het zoeken en selecteren van uw mailing lijst bestand. Met het bestand hebt geselecteerd, klikt u op ‘Openen’.
De “Tabel Selecteren” venster zal verschijnen. Als u meerdere werkbladen in uw werkmap, ze zullen hier verschijnen. Selecteer de één met uw lijst. Controleer voor het inschakelen van de “Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” optie als het niet al in en klik op “OK”.
Je labels zijn nu verbonden met uw werkblad.
Stap Vier: Toevoegen Mail Merge-Velden aan de Labels
Nu is het tijd voor het toevoegen van uw e-mail samenvoegvelden in Word-etiketten. Selecteer het eerste label, ga naar de “Mailings” tab, en klik op “Block.”
In het “Adres Invoegen Block” venster dat verschijnt, klikt u op de “Velden vergelijken” knop.
De “Velden vergelijken” venster zal verschijnen. In de “voor-Adres Blokkeren” groep, zorg ervoor dat de instelling overeenkomt met de kolom in uw werkmap. Bijvoorbeeld “voornaam” moet overeenkomen met “de Eerste Naam, en zo verder. Als je eenmaal hebt bevestigd dat alles goed is ingesteld, klikt u op “OK”.
Terug in het “Adres Invoegen Block” venster, bekijk het afdrukvoorbeeld om te controleren of alles ziet er goed uit en klik vervolgens op “OK”.
<<Adresblok>> verschijnt nu in uw eerste label.
Ga terug naar het “Verzendlijsten” tabblad en klik vervolgens op “Update Labels.”
Eenmaal geselecteerd, wordt <<Adresblok>> moet voorkomen in elk etiket.
Nu, u bent nu klaar om de samenvoegbewerking uitvoeren.
Stap Vijf: het Uitvoeren van de e-Mail Samenvoegen
Nu om te kijken naar de magie gebeuren. Op het “Verzendlijsten” tab, klik op “Voltooien En Samenvoegen.”
Uit het drop-down menu dat verschijnt, selecteert u “Afzonderlijke Documenten Bewerken.”
De “Samenvoegen naar Nieuw Document” venster zal verschijnen. Selecteer “All” en klik vervolgens op “OK”.
Uw lijst van Excel zal nu worden samengevoegd met de etiketten in Word.
Alles wat je nu hoeft te doen is afdrukken van labels en het sturen van uw e-mail!