Fot. Getty Images
Прокрастинация — to problem nie poszczególnych pracowników i całej firmy. Aby pokonać to zjawisko można управленческими metodami
Refleksja, lenistwo, odkładanie “na potem”, ” burzy mózgów przed kończące się — to wszystko przejawy прокрастинации, psychologicznego zjawiska, w którym człowiek zastępuje wykonanie ważnych spraw czymś z zewnątrz. Wycieczka do lekarza zamiana spotkaniem z przyjaciółmi, a czas na przygotowanie ważnego projektu przeznacza się na portalach społecznościowych. Wynik: problemy psychologiczne, rozstroju zdrowia, zwolnienia.
Ale nie we wszystkich dziedzinach życia, a tym bardziej w biznesie, прокрастинация — kwestia samokontroli i dyscypliny. Trzeba stworzyć środowisko pracy, zapewnić komfort psychiczny pracowników i podejmować właściwe decyzji zarządzających. Wtedy pracownicy w godzinach pracy nie będzie rozproszony, zniweczyć plany i popełniać błędy.
Utworzyć układ współrzędnych
Chaotyczne działania, brak przejrzystości i “strażacy” decyzji w ostatniej chwili — podstawowe przesłanki прокрастинации.
Przyzwyczajenie do tego zawarta jest w nas ze szkoły, gdzie motywacja do uczenia się — poczucia winy i strachu, a proces nauczania zbudowany w авральному zasadzie. W pierwszym kwartale uczniowie “bujanie” się po wakacjach, druga ćwierć odbywa się w oczekiwaniu świąt bożego narodzenia, podstawowe stres obciążenie przypada na trzeci kwartał, po której wszyscy wpadają w “tryb gotowości” lata.
Podobna sytuacja dzieje się podczas studiów i później łatwo przenosi się na miejsce pracy. Poczucie winy pracowników przed władzą staje się elementem roboczej dyscypliny. To nie przyczynia się do rozkwitu firmy.
Sprawny układ współrzędnych — struktura, w której jest odpowiedzialny za każdy proces, pracownicy wiedzą, jakimi zasobami dysponują i jakie obowiązki za nimi zabezpieczone. Przy tym wszystkie kluczowe decyzje podejmuje jedna osoba. Takie podejście dobrze zadziała w przedsiębiorstwie, gdzie ciągle powstają nowe obiekty — otwieranie oddziałów, sklepów detalicznych, budowa. Jeśli wizę stawia jeden człowiek, on sam może wziąć pod uwagę wszystkie nowe obiekty, wykonane prace i zmniejszyć ryzyko wystąpienia nieporozumień.
Zdefiniować priorytety
Niezrozumienie znaczenia niektórych zadań w porównaniu z innymi, nieumiejętność ustalać priorytety — jeszcze jeden powód, dla прокрастинации. Niezgodność priorytetów w pracy — najczęstszą przyczyną wewnętrznych konfliktów w zespole. Sami pracownicy starają się nie zawieść kolegów i przewodnik. U innych jest główną motywacją wyłącznie materialna, np. oczekiwanie nagrody. Ktoś działa na zasadzie “żołnierz śpi — usługa idzie”, a ktoś, wręcz przeciwnie, boi się zwolnienia. W rezultacie, każdy zajmuje się tym, że bardziej opłaca się do niego osobiście, ale niekoniecznie pokrywa się z interesem firmy.
Opieka dobrego lidera na każdym poziomie — tworzenie i promowanie firmowej polityki opartej na wspólnych wartościach, zrozumiałych dla każdego pracownika. W nim można sprawdzać ważność zadań o dowolnej złożoności — od bieżącej pracy działu do ogólnej strategii rozwoju firmy.
Umiejętnie stawiać zadania i cele
Często zbyt skomplikowane lub niejasne zadania powodują прокрастинацию i psychiczne wypalenie pracowników. Dla kierownika ważne jest, aby najpierw ocenić potencjał i poziom merytoryczny każdego wykonawcy. A następnie jasno określić, co dokładnie i jak należy robić.
Początkujący na adaptację w firmie wymaga zwykle około pół roku. W tym czasie zadania dla niego powinny być maksymalnie proste i zrozumiałe, a horyzont planowania ogranicza się do jednego dnia. Doświadczeni pracownicy radzą sobie z bardziej złożonymi zadaniami i mogą sami planować swój czas pracy na tydzień do przodu. Przygotowane menedżerowie są w stanie poradzić sobie nie tylko z konkretnymi zadaniami, przed nimi można postawić i cele strategiczne. Działalność kierowników różnego szczebla planowane w zależności od trudności na miesiąc, kwartał lub rok.
Ważne jest, aby umieścić punkty kontrolne na wszystkich etapach pracy i monitorować stopień realizacji. Wtedy możliwe okresy stagnacji i прокрастинации czas są podświetlone, i można zdążyć na nich zareagować.
Przeglądu kompetencji kierownictwa
Każdy błąd, a tym bardziej zwolnienie pracownika ma swoje przyczyny i historię. Z tych powodów konieczne jest określenie, jak najszybciej i uniknąć negatywny rozwój sytuacji.
Filozofia nowoczesnego biznesu opiera się nie na pionowej hierarchii, a na poziomych strukturach i kształtowaniu liniowego interakcji. W słowach Icchaka Адизеса, jeśli wcześniej lider był raczej palcem wskazującym palcem na dłoni, to teraz stał się najważniejszym, kciukiem, który zbiera wszystkie inne, i bez którego ręka jest w ogóle bezużyteczny.
Szef firmy z indeksu i egzaminatora zamienia się w coacha i pedagoga, który nie karze, a rozwija talenty swoich pracowników.
Nie mniej ważna jest atmosfera zaufania i otwartości w zespole, a także kultura jako system wartości, filozofia i ogólna wizja rozwoju firmy. Jeśli firma wykazuje troskę i szacunek do swoich pracowników, odpowiadają tym samym.
Nawiązać rytm i informacje zwrotne
Firmy, jak orkiestrze potrzebny jest rytm, który określa szybkość ruchu całego biznesu. Taką ритмику kierownik tworzy z pomocą firmowych rytuałów. To mogą być cotygodniowe планерки, spotkania, konferencje wideo lub inne rodzaje sprzężenia zwrotnego. Sprzężenie zwrotne — jest to regularne, systematyczne i stałość, a планерки i spotkania — punkty, gdzie rozwiązywane są wszystkie palące pytania robocze.
Kolejną przyczyną lenistwa w miejscu pracy jest informacyjny próżni. W rezultacie zespół nie rozumie procesów zachodzących w firmie. Dla pokonania tej bariery firma musi tworzyć wewnątrz siebie spójną przestrzeń informacyjna. To może być wspólna firmowe czat, kalendarz, kanban-deska, lub dowolny inny z setek nowoczesnych technik cyfrowych informacyjnego interakcji. Pracownicy lepiej rozumieją swoje zadania i mogą ocenić wkład.
Taka praktyka jest przyjęta w IT w firmach, gdzie jest duża ilość pracowników pracuje zdalnie. W klasycznych firmach “cyfrowy” podejście pozwala przyspieszyć pracę zespołów i zaoszczędzić czas na wprowadzenie nowych produktów. Na przykład, w nowym biurze Banku Agile Home przestrzeń zorganizowana jest tak, że zespoły z różnych jednostek, pracujących nad pewnymi produktami, znajdują się niedaleko od siebie.
W każdej firmie jest szczery quitters, a za modnymi terminami psychologicznymi czasami ukrywa się elementarna niekompetencji. To już kwestia doboru kadr. Udany współczesny biznes opiera się na zasadzie żywego organizmu. On nie podlega prawom mechanicznym i manipulacji, a ze zdrowym rozsądkiem i ludzkich relacji. Jest to główny czynnik, który pozwala uniknąć прокрастинации wśród personelu.
redakcja poleca
Kierownik-прокрастинатор: jak nie doprowadzić siebie i firmę w otchłań wstrzymanych zadań
Ojcowie i dzieci. Jak zarządzać ludźmi w 2019 roku