Om du ska vara borta från kontoret för en stund, vare sig för en semester eller affärsresa, kan du automatiskt låta folk vet att du inte kommer läsa eller svara på e-post under tiden du använder ett office-svar.
Apple Mail har inte en inbyggd funktion för out of office svar, men du kan ställa in en eller flera regler för att automatiskt skicka ut egna svar på inkommande e-post. Här kommer vi att visa dig hur man ställer upp en regel för att automatiskt skicka ett svar till alla e-postmeddelanden du har fått i ett visst konto som ett exempel.
Till att börja med öppna Apple Mail och gå till e-Post > Inställningar.
Om dialogrutan Inställningar, klicka på “Regler” i verktygsfältet överst.
Klicka på “Lägg till Regel” – knappen på skärmen Rules.
Ange ett namn för regeln i “Beskrivning” – rutan. Välj “Alla” i nästa rullgardinsmeny och välj “Konto” i menyn nedan. Det finns många förhållanden i den rullgardinsmeny som du kan använda, till exempel att kontrollera om avsändaren finns i dina kontakter eller inte, eller kontrollera att fältet har en särskild e-postmeddelande.
Väljer du det konto som du vill skicka automatiska svar från rullgardinsmenyn till höger. Alla e-post som kommer in på det konto som vi väljer ut kommer att besvaras med ett automatiskt svar.
Enligt Utföra följande åtgärder, välj “Svara med Meddelande” från rullgardinsmenyn.
Klicka sedan på “Reply message text” – knappen.
Skriv in meddelandet i rutan som du vill skicka automatiska svar på inkommande e-postmeddelanden och klicka på “OK” – knappen.
Klicka på “OK” – knappen på Regler stänga dialogrutan.
En dialogruta visas där du tillfrågas om du vill köra den nya regeln på befintliga meddelanden i din brevlåda. Klicka på “Don’ t Apply” – knappen. Om du klickar på “Apply” – knappen för den automatiska svar skickas till alla meddelanden som redan finns i inkorgen, och du inte vill göra det. Så, se till att du klickar på “Don’ t Apply” – knappen.
Regeln läggs till listan fält i den Aktiva kolumnen är markerad, vilket tyder på att den regeln är aktiv. Om du inte kommer att vara utanför kontoret riktigt ännu, avmarkera rutan bredvid den nya regeln som du just har skapat. När du är redo för ditt automatiska svar ska skickas ut, kan du komma tillbaka till detta fönster och kolla upp det.
Stäng dialogrutan Inställningar genom att klicka på “X”-knappen i det övre vänstra hörnet.
Så länge regeln är aktiva, alla e-post som har tagits emot i vår HTG-E-postkonto är besvarade med anpassade budskap som vi satt upp. Varje avsändare kommer att få automatiska svar varje gång de skickar en e-post.
OBS: Du måste lämna Apple Mail är öppna på din Mac för att regeln ska köras. Om du stänger Apple Mail, automatiska svar skickas inte ut, men de kommer att vara när du öppnar Apple-Post igen och ta emot e-postmeddelanden i din inkorg för kontot som är valt i regeln. Det innebär att om du stänger Apple-Post med den regel som aktiv innan du lämnar när du kommer tillbaka och öppna Apple Mail, all e-post som du tar emot i din inkorg kommer automatiskt att bli besvarade vid den punkten.
Du fortfarande ta emot alla e-postmeddelanden som skickas till dig och var och en kommer att ha ett svar ikonen till vänster om ämnet linje, vilket indikerar ett automatiskt svar som har skickats ut för att budskapet.
Eftersom du inte kan ange ett datumintervall för en regel, måste du stänga av den regel manuellt när du inte vill köra den längre. Så, se till att du avmarkerar kryssrutan för den regeln när du kommer tillbaka från din semester eller affärsresa.