Nu när jag är tillbaka i skolan igen efter en lång tid, är jag också tillbaka till att ha för att skapa olika PowerPoint-presentationer och skriva rapporter i Word. Det finns en hel del funktioner i Word som de flesta människor aldrig använda om de inte är i skolan.
En av dessa funktioner är innehållsförteckningen. Ordet har en bra funktion som tillåter dig att skapa en snygg innehållsförteckning automatiskt om du vet vilken typ av rubriker till användning. Det fantastiska är att även om du redan har ett Word-dokument med mycket innehåll, det är mycket lätt att redigera den så att du kan skapa innehållsförteckningen automatiskt.
I denna artikel kommer jag att gå igenom processen för att sätta upp ditt Word-dokument med rätt nummer och sedan tala om hur att skapa innehållsförteckningen. Jag kommer också att prata om hur du kan anpassa innehållsförteckningen till din smak.
Inställningar och Visa Rubriker i Word
Den första sak du vill göra innan du kan skapa en innehållsförteckning är att ställa dina rubriker. Som standard får rubriker du kan använda är: H1 (Nr 1), H2 (Nr 2) och H3 (Nr 3).
Du kan hitta dessa rubriker i Stilar rutan på de stora Hem – fliken i menyfliksområdet. Dessa är de enda tre som du kan använda för att få en standard TOC. Om du lägger till en anpassad INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN kan du också använda H4 (Nr 4), H5 (Nr 5), H6 (Nr 6), Textning, Titel, INNEHÅLLSFÖRTECKNING som Rubrik.
När du går igenom dina dokument för att lägga till de olika rubrikerna, känn dig fri att välja från någon av de ovan nämnda rubrikerna om endast en H1, H2 och H3 känner alltför begränsat. Du kommer bara att infoga en anpassad TOC och ändra ett par inställningar, som jag också kommer att nämna.
Det är väldigt lätt att applicera rubriker till text i Word. Klicka bara på texten och sedan klicka på den rubrik stil du vill använda.
Gå igenom dokumentet och lägga till så många av dessa rubriker som du skulle vilja. Observera att när du lägger till rubriker, det kommer vara svårt att se rubrikerna, även om du har stycketecken synliga. För att snabbt se alla rubriker i ett Word-dokument, klicka på Visa fliken och kryssa i rutan under Navigeringsfönstret.
När du gör detta, en ruta kommer att visas på vänster sida av dokumentet och du kommer att kunna se de olika rubriker, underrubriker, etc.
Om du klickar på någon av posterna i listan kommer du till en rubrik i Word-dokumentet. Detta är ett bra sätt att snabbt se din rubrik struktur innan du skapar din sista TOC.
Lägga till en Innehållsförteckning i Word
Nu när vi har alla våra rubriker setup ordentligt, låt oss gå vidare och infoga en innehållsförteckning. Först ska vi börja med standard TOC inställningar i Word. Innan du börjar kan det vara en bra idé att lägga till en tom sida i början av dokumentet.
För att göra det, gå toppen av din nuvarande första sidan och sedan klicka på Infoga och Tom Sida. Klicka nu på Referenser, Innehållsförteckning och plocka från en av de Automatiska val på toppen.
En manuell tabell kommer att vara bara filler text i form av en innehållsförteckning, men måste du manuellt göra alla de ändringar. När du infogar automatiska TOC, du bör se någonting som liknar det här:
Häftigt! Nu har du en snyggt formaterad TOC i ditt Word-dokument! När du har infogat TOC, du kan fortfarande göra ändringar till rubrikerna i dokumentet, men förändringarna kommer inte bli automatiskt återspeglas i INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN.
För att uppdatera INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN, klicka bara på insidan av den och sedan klicka på Uppdatera Tabell i toppen.
Den kommer att fråga dig om du vill uppdatera bara sidan nummer eller hela tabellen. Om du har ändras, läggas till eller tas bort rubriker, bör du välja hela tabellen. Om du bara lagt till mer innehåll till dina dokument, men har inte lagt till eller tagit bort några rubriker, och du kan välja sida endast siffror.
Anpassa Innehållsförteckning
Om du har använt andra rubriker än H1, H2 och H3, du kommer att märka att de inte visas i INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN. För att kunna använda dessa extra rubriker, du har att välja Anpassad Innehållsförteckning när du sätter i INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN.
Detta kommer att få upp dialogrutan alternativ för INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN. Du kan ändra vissa grundläggande inställningar som om du vill visa sidnummer och om att rätt anpassa nummer eller inte. Under Allmänt, kan du välja mellan flera olika stilar och du kan även välja att visa fler nivåer än tre, som är den som H3-rubrik.
Om du klickar på Alternativkan du välja extra objekt för att skapa INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN. Om du bläddrar ner, du kommer att kunna välja Textning och TOC rubrik.
För att anpassa utseendet och känslan av innehållsförteckningen, måste du klicka på Ändra – knappen. Om du helt enkelt högerklicka på INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN och välja Teckensnitt eller Punkt, det kommer inte att formatera TOC. När du klickar på Ändra, kommer du få en dialogruta där du kan redigera varje TOC nivå. INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 H1, TOC 2 H2, osv.
Klicka på den andra Ändra – knappen och du kommer att kunna ändra formateringen för en särskild rubrik. Så om du vill, kan du göra alla H1-rubriker, fetstil och en annan teckenstorlek.
Om du klickar på Format – knappen på botten, du kan anpassa ännu mer inställningar som punkt, flikar, gränsen, ram, numrering etc. Här är min TOC med H1 som fetstil och med större teckenstorlek.
Slutligen, om du trycker på CTRL-tangenten och sedan klicka på något i INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN, kommer du att föras till den sidan. Men om du tycker att det är irriterande att behöva trycka på CTRL-tangenten, kan du ändra detta genom att gå till File – Alternativ och sedan klicka på Avancerat.
Gå vidare och avmarkera Använd CTRL + Klicka för att följa en hyperlänk i rutan. Nu kan du bara klicka på länkarna i INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN som länkar utan att hålla ned CTRL-tangenten. Tyvärr fungerar detta bara på din lokala kopia av Word. När du e-posta den till någon och om de inte har den inställningen ändras, kommer de att CTRL + klicka på. Det är ungefär det när det kommer till innehållsförteckning i Word. Njut!