Nå som jeg er tilbake på skolen igjen etter en lang tid, er jeg også tilbake til å ha til å opprette ulike PowerPoint-presentasjoner og skrive rapporter opp i Ord. Det er mange funksjoner i Word som de fleste mennesker aldri bruke mindre de er på skolen.
En av disse funksjonene er innholdsfortegnelsen. Ordet har en flott funksjon som tillater deg å lage en flott innholdsfortegnelse automatisk hvis du vet hvilken type overskrifter til å bruke. Den gode tingen er at selv om du allerede har et Word-dokument med mye innhold, det er veldig enkelt å redigere det slik at du kan generere innholdsfortegnelsen automatisk.
I denne artikkelen, jeg kommer til å gå deg gjennom prosessen med å sette opp et Word-dokument med den riktige overskrifter og deretter snakke om hvordan å lage innholdsfortegnelse. Jeg er også tenkt å snakke om hvordan du kan tilpasse innholdsfortegnelse til din smak.
Oppsett og Vise Meldingshoder i Word
Det første du vil gjøre før du kan opprette en innholdsfortegnelse på, er å sette opp overskrifter. Som standard tillatt overskrifter du kan bruke er H1 (Overskrift 1), H2 (Overskrift 2) og H3 (Overskrift 3).
Du kan finne disse overskrifter i Stiler – boksen på hoved – Hjem – fanen på båndet. Disse er de eneste tre som du kan bruke for en standard INNHOLDSFORTEGNELSEN. Hvis du vil legge til en egendefinert INNHOLDSFORTEGNELSEN, kan du også bruke H4 (Overskrift 4), H5 (Overskrift 5), H6 (Overskrift 6), Undertittel, Tittel, og INNHOLDSFORTEGNELSEN Overskriften.
Når du går gjennom dokumentet for å legge til de forskjellige overskrifter, føl deg fri til å velge fra noen av de ovenfor nevnte overskrifter hvis bare H1, H2 og H3 føler for begrenset. Du trenger bare å sette inn et egendefinert TOC og endre noen innstillinger, som jeg vil også nevne.
Det er veldig enkelt å bruke overskrifter til tekst i Word. Klikker du bare på linje med teksten, og deretter klikker du på overskriften stilen du vil bruke.
Gå gjennom dokumentet og legge til så mange av disse overskrifter som du ønsker. Vær oppmerksom på at når du legge til topp, vil det være vanskelig å se for seg overskriftene, selv om du har avsnittsmerker synlig. For å raskt se alle meldingshoder i et Word-dokument, klikker du på Vis – fanen og deretter merke av i boksen under navigasjonsruten.
Når du gjør dette, en rute vises på venstre side av dokumentet, og du vil være i stand til å se de ulike overskrifter, sub-overskrifter, etc.
Klikk på et av elementene i listen vil ta deg til at overskriften i Word-dokumentet. Dette er en god måte å raskt se din vei struktur før du oppretter din endelige INNHOLDSFORTEGNELSEN.
Legge til en Innholdsfortegnelse i Word
Nå som vi har alle våre hoder oppsett riktig, la oss gå videre og sette inn en innholdsfortegnelse. Først vil vi starte med standard TOC oppsett i Word. Før du starter, kan det være en god idé å legge en blank side i begynnelsen av dokumentet.
For å gjøre det, gå til toppen av din nåværende første side og klikk deretter på Sett og Blank Side. Nå klikk på Referanser, Innholdsfortegnelse og plukke fra en av de Automatisk valg øverst.
En manuell tabell vil være bare filler tekst i form av en innholdsfortegnelse, men du må manuelt foreta alle endringer. Når du setter inn automatiske INNHOLDSFORTEGNELSER, bør du se noe slikt som dette:
Fantastisk! Nå har du en pent formatert INNHOLDSFORTEGNELSE i Word dokumentet! Når du har satt inn INNHOLDSFORTEGNELSEN, kan du fortsatt gjøre endringer i overskriftene i dokumentet, men endringene vil ikke automatisk bli reflektert i INNHOLDSFORTEGNELSEN.
For å oppdatere INNHOLDSFORTEGNELSEN, klikker du bare på innsiden av det og deretter klikke på Oppdater Tabell i toppen.
Det vil spørre deg om du ønsker å oppdatere bare siden tall eller hele tabellen. Hvis du har endret, satt inn eller slettet overskrifter, bør du velge hele tabellen. Hvis du nettopp har lagt til mer innhold til dokumentet, men har ikke lagt til eller fjernet alle overskriftene, kan du velge side bare tall.
Tilpasse Innholdsfortegnelse
Hvis du har brukt overskrifter andre enn H1, H2, H3, vil du merke at de ikke vises i INNHOLDSFORTEGNELSEN. For å bruke disse ekstra overskrifter, må du velge Tilpasset Innholdsfortegnelse hvis du vil sette inn INNHOLDSFORTEGNELSEN.
Dette vil få opp dialogboksen alternativer for TOC. Du kan endre grunnleggende innstillinger som for eksempel om du vil vise siden tall og enten til høyre rett inn tall eller ikke. Under General, kan du velge fra flere stiler, og du kan også velge å vise flere nivåer utover tre, som er den H3 overskriften.
Hvis du klikker på Alternativer, kan du velge ekstra elementer for å bygge INNHOLDSFORTEGNELSEN med. Hvis du blar ned, vil du være i stand til å velge Undertekst og TOC overskriften.
For å tilpasse utseendet og følelsen av innholdsfortegnelsen, må du klikke på Endre – knappen. Hvis du bare høyre-klikk på INNHOLDSFORTEGNELSEN og valgte Skrift eller Avsnitt, er det ikke format INNHOLDSFORTEGNELSEN. Når du klikker på Endre, vil du få opp en ny dialogboks der du kan redigere alle TOC-nivå. INNHOLDSFORTEGNELSE 1 er H1, TOC 2 er H2, etc.
Klikk på andre Endre – knappen og du vil være i stand til å endre formateringen for den aktuelle overskriften. Så hvis du vil, kan du gjøre alle H1 overskrifter fet og en annen skriftstørrelse.
Hvis du klikker på Format – knappen nederst, kan du tilpasse selv flere innstillinger som avsnitt, faner, border, ramme, nummerering etc. Her er min TOC med H1 så fet skrift og med en større skriftstørrelse.
Til slutt, hvis du trykker på CTRL-tasten, og deretter klikker du på noe i INNHOLDSFORTEGNELSEN, vil du bli ført til siden. Imidlertid, hvis du synes det er irriterende å måtte trykke på CTRL-tasten, kan du endre dette ved å gå til Fil – Alternativer og deretter klikke på Avansert.
Gå videre og fjern merket for Bruk CTRL + Klikk for å følge hyperkoblingen boksen. Nå kan du bare klikke på elementene i INNHOLDSFORTEGNELSEN som linker uten å holde nede CTRL-tasten. Dessverre er dette bare fungerer på din lokale kopi av Word. Når du sender det til noen, og hvis de ikke har den innstillingen endres, vil de ha til å CTRL + klikk. Det er på det når det kommer til innholdsfortegnelse i Word. Nyt!